Een integrale aanpak van ziekteverzuim is dé sleutel om de verzuimcijfers in je bedrijf omlaag te krijgen. Preventie, begeleiding van je zieke medewerker en re-integratie moeten goed op elkaar aansluiten, met de focus op preventie. Het ziekteverzuimbeleid moet voor iedereen in de organisatie duidelijk en zichtbaar zijn. 

Op deze pagina

een doeltreffende aanpak van ziekteverzuim

Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit ten minste de volgende onderdelen:

  • verzuimpreventie: het nemen van maatregelen om ziekteverzuim te voorkomen

  • verzuimprotocol: het vastleggen van afspraken over het omgaan met ziekteverzuim

  • verzuimtraining: het trainen van medewerkers die zieke werknemers begeleiden

  • verzuimregistratie en -analyse: het vastleggen en beoordelen van verzuim om te bepalen welke acties nodig zijn

  • verzuimbegeleiding: het aanwijzen van casemanagers die arbeidsongeschikte medewerkers begeleiden naar re-integratie

  • regels bij conflicten: voorwaarden voor bijvoorbeeld het vragen van een second opinion of het opschorten van loon

Ziekteverzuimbeleid en arbobeleid liggen dicht bij elkaar. Beide zijn bedoeld om uitval door ziekte en/of arbeidsomstandigheden te voorkomen of in elk geval zo kort mogelijk te laten duren. Het ziekteverzuimbeleid moet passen binnen het totale bedrijfs- en personeelsbeleid van de organisatie. Daarom is in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) vastgelegd dat de (vertegenwoordiging van de) werknemers met het ziekteverzuimbeleid moet instemmen.

verzuimpreventie

Preventieve maatregelen - om ziekteverzuim te voorkomen - kunnen gericht zijn op individuele medewerkers of gelden voor specifieke afdelingen of het hele bedrijf.

preventie van ziekteverzuim bij de individuele werknemer

Direct leidinggevenden spelen een sleutelrol bij de preventie van ziekteverzuim van individuele medewerkers. Zij moeten zo snel mogelijk met de medewerker in gesprek gaan zodra zij de indruk krijgen dat er klachten zijn, van welke aard dan ook. Het gaat daarbij niet altijd om lichamelijke klachten. Stress, onbalans tussen werk en privéwerkdruk, conflicten, intolerantie en onzekerheid over de toekomst kunnen ook tot verzuim leiden. Als blijkt dat er problemen zijn, kunnen ze samen kijken naar oplossingen. Bijvoorbeeld door het werk (tijdelijk) anders in te richten of te zorgen voor extra begeleiding of scholing.

Openheid over klachten mag geen taboe zijn. Tijdige signalering, een cultuur waarin mensen mogen aangeven wat ze bezighoudt en serieuze aandacht voor het welzijn van medewerkers zijn belangrijke factoren voor een succesvolle preventie van ziekteverzuim.

preventiemaatregelen voor verzuim op bedrijfs- of afdelingsniveau

Verzuimpreventie op bedrijfs- of afdelingsniveau moet de oorzaken van het verzuim aanpakken. Als werkgever kun je die oorzaken onderzoeken met hulp van bijvoorbeeld:

Ook kun je mogelijke risicofactoren opnemen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Als je in kaart hebt gebracht welke verzuimoorzaken en/of arbeidsrisico’s in je organisatie voorkomen, kun je beleid opstellen en preventieve maatregelen nemen om die risico’s te minimaliseren.

verzuimprotocol

In het verzuimprotocol van het ziekteverzuimbeleid staat welke procedures binnen de organisatie gelden en wat de verplichtingen over en weer zijn tijdens ziekte. Onderwerpen die aan bod komen, zijn ziekmeldenverzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie en de verrekening van vakantiedagen. De werkgever moet het verzuimprotocol actief binnen het bedrijf communiceren. Bovendien moeten de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging het protocol goedkeuren.

verzuimtraining

De werkgever en de leidinggevende moeten leren de signalen te herkennen waarop zij direct actie moeten ondernemen. Ook is het van belang dat zij de wettelijke speelruimte kennen, weten welke vragen ze de zieke medewerker wel en niet mogen stellen en hoe ze iemand het beste kunnen begeleiden bij re-integratie.

De arbodienst kan je helpen met (advies over) het geven van de training.

verzuimregistratie en verzuimanalyse

Door periodiek cijfers te analyseren, worden verzuimpatronen duidelijk. Het verzuimvolume wordt aangegeven met een percentage. Een hoog verzuimpercentage kan het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of van veel frequent verzuim. Deze informatie geeft inzicht in de werking van het verzuimbeleid.

De werkgever kan de verzuimregistratie zelf doen, maar ook uitbesteden aan de arbodienst. Voor verzuimregistratie zijn diverse softwarepakketten beschikbaar. De keuze van de registratiemethode hangt samen met de omvang van het bedrijf.

verzuimbegeleiding

Het is belangrijk dat werkgever/leidinggevende/collega’s en de zieke medewerker regelmatig contact hebben. Enerzijds zorgt dat ervoor dat de medewerker zich niet geïsoleerd gaat voelen en eventuele oorzaken van de arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld stress, arbeidsomstandigheden) gemakkelijker kan bespreken. Anderzijds voorziet regelmatig contact de werkgever ook van informatie om de terugkeer van de medewerker op het werk mogelijk te maken. Een goede verzuimbegeleiding is dus in het belang van beide partijen.

Bij langdurig verzuim kan de werkgever een casemanager aanwijzen of een arbodienst inschakelen voor de begeleiding van de medewerker. In kleine bedrijven doet de werkgever dit vaak zelf. De werkgever is bij de verzuimbegeleiding verplicht samen te werken met een gecertificeerde bedrijfsarts (in elk geval voor het maken van de probleemanalyse en het re-integratieverslag). Dit kan een bedrijfsarts van een arbodienst zijn of een zelfstandig gevestigde bedrijfsarts.

regels bij conflicten

Arbeidsconflicten blijken regelmatig een reden voor ziekteverzuim te zijn. Maar het is ook mogelijk dat juist het verzuim of de re-integratie tot een conflict leidt. Daarom is het belangrijk dat het ziekteverzuimbeleid voorziet in regels die aangeven wat werkgever en werknemer moeten doen als zij een second opinion of deskundigenoordeel willen of willen weten wanneer sancties, zoals het opschorten van loon, kunnen toepassen.

Als partijen er samen niet uitkomen, kan de hulp worden ingeroepen van een conflictbemiddelaar zoals een mediator. Een mediator is neutraal en bewaakt het proces om te komen tot een acceptabele oplossing voor beide partijen.

 

Op Checkjewerkstress.nl kunnen werknemers zelf nagaan hoe het gesteld is met hun stressniveau op het werk.