Als werkgever ben je verplicht een actueel personeelsdossier bij te houden voor al je medewerkers. Hierin bewaar je de persoonlijke gegevens en informatie over het functioneren en de positie van je medewerkers. Sommige gegevens, zoals de beloning, ben je wettelijk verplicht te administreren. Andere gegevens zijn misschien in de toekomst nodig, bijvoorbeeld om arbeidsconflicten te voorkomen of juridisch te kunnen onderbouwen. Ook voorkom je zo boetes en naheffingen bij controles van de Belastingdienst.
Op deze pagina
- wat staat er in het personeelsdossier?
- wat mag je niet opnemen in het personeelsdossier?
- wat is de bewaartermijn van een personeelsdossier?
- wie mag het personeelsdossier inzien?
wat staat er in het personeelsdossier?
In een personeelsdossier staat in de regel informatie over:
- de persoonlijke gegevens van de medewerker
- de positie van de medewerker (contract en arbeidsvoorwaarden)
- het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker
- (ziekte)verzuimgegevens van de medewerker
- overige zaken, zoals correspondentie met/over de medewerker.
Er zijn strenge regels voor wat je wel en niet mag opnemen in het personeelsdossier.
persoonlijke gegevens van de medewerker
-
gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
-
een verklaring ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’
-
een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) en (indien verplicht) de werk- en/of verblijfsvergunning en/of formulier A1/certificate of coverage (sociale zekerheidsverklaring)
-
bankrekeningnummer
-
datum van indiensttreding
-
telefoonnummer
-
kopieën van diploma’s en getuigschriften
-
Verklaring omtrent het Gedrag (indien van toepassing)
-
sollicitatiebrief en het cv
de positie van de medewerker
-
getekende arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen op deze overeenkomst
-
aanstellingsbrief
-
vakantie– en verlofregeling plus overzicht verlofsaldo
-
eventuele documentatie waaruit blijkt dat de werknemer heeft ingestemd met het personeelshandboek (indien van toepassing)
-
eventuele documentatie over verstrekte eigendommen van de werkgever zoals laptop, telefoon, bedrijfskleding (indien van toepassing)
het functioneren van de medewerker
-
(eventueel) uitslag van de aanstellingskeuring
-
functieomschrijving
-
verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
-
afspraken over loopbaanontwikkeling en (gevolgde) opleidingen/cursussen
-
correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
-
eventuele waarschuwingen of berispingen
-
persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende
het verzuim van de medewerker
-
informatie over functionele beperkingen
wat mag je niet opnemen in het personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer (BSN) en salarisinformatie. Er gelden daarom strenge regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. De hoofdregel is dat de informatie die je opneemt nodig is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van de belasting en premies. Daarnaast ben je verplicht om de gegevens die je wel opneemt, goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen.
Je mag geen informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, religie en vakbondslidmaatschap in het personeelsdossier opnemen. Ook mag het dossier geen medische gegevens bevatten. Wel mag je in het kader van re-integratie en verzuimbegeleiding informatie opnemen over de functionele beperkingen van een medewerker en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer, zoals een aangepaste stoel.
wat is de bewaartermijn van een personeelsdossier?
In de wetgeving over privacy – de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – zelf zijn geen bewaartermijnen vastgelegd. Het uitgangspunt is dat de werkgever persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt zijn. Als redelijke bewaartermijn wordt meestal maximaal twee jaar aangehouden. Let wel: nadat de werknemer uit dienst is getreden. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet de werkgever ze direct verwijderen.
Andere wettelijke regels kunnen wel een bewaartermijn vereisen. Zo moet je als werkgever volgens de Wet op de Loonbelasting een kopie van het identiteitsbewijs bewaren – tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd. Dit geldt ook voor het formulier ‘opgaaf gegevens voor de loonheffingen’. Voor de loonadministratie geldt zelfs een een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
Voor de volgende gegevens geldt dat je deze in principe moet bewaren tot twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd:
-
de arbeidsovereenkomst en eventuele wijzigingen daarvan
-
correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag
-
afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad
-
verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
-
gegevens en correspondentie in verband met ziekte.
Voor administratieve verzuimgegevens (zoals de datum van ziekmelding, de verwachte duur van het verzuim en de datum van herstel) geldt geen wettelijke bewaartermijn. Een redelijke bewaartermijn is maximaal twee jaar nadat de medewerker uit dienst is gegaan. Als richtlijn geldt bovendien dat de werkgever deze gegevens moet verwijderen zodra ze niet meer noodzakelijk zijn.
tip:
De Autoriteit Persoonsgegevens geeft uitgebreide informatie over wat wel en niet mag als het gaat om het bewaren van personeelsgegevens.
wie mag het personeelsdossier inzien?
De medewerker heeft verschillende rechten wat betreft zijn persoonsgegevens. Zo mag hij zijn dossier altijd inzien. Wil hij inzage, dan is het verstandig dat degene die het dossier beheert daarbij aanwezig is. Zo voorkom je dat de medewerker iets wijzigt of verwijdert.
