Als werkgever kun je je medewerkers, naast hun loon, ook vergoedingen of verstrekkingen geven. De werkkostenregeling (WKR) bepaalt dat dit onbelast mag als het is aangewezen als eindheffingsloon en het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen maar niet hoger is dan de vrije ruimte. Sommige vergoedingen mag je je medewerker geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte, zoals vergoedingen voor reiskosten, het ter beschikking stellen van een telefoon of het betalen van iemands opleidingskosten. Dit zijn zogenoemde gerichte vrijstellingen.

Op deze pagina

vergoedingen en verstrekkingen

Als werkgever kun je bepaalde kosten die je medewerkers voor hun werk maken aan hen terugbetalen (vergoeden) of hulpmiddelen/zaken ter beschikking stellen die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen (verstrekken). Je mag deze vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij geven, als het totaalbedrag daarvan maar niet boven een bepaald percentage van de fiscale loonsom (van alle medewerkers samen) uitkomt (de vrije ruimte). Ook moeten de vergoedingen en verstrekkingen voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium: de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen niet in belangrijke mate groter zijn dan in de regel gebruikelijk is.

Sommige vergoedingen en verstrekkingen kun je belastingvrij geven: daarvoor bestaan gerichte vrijstellingen. 

vrije ruimte

In 2021 mag je tot een bedrag van 3% voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon onbelast aanwijzen als eindheffingsloon. Boven de € 400.000 geldt een maximum van 1,18% van de loonsom. Dit is de vrije ruimte. Bij een totale loonsom van bijvoorbeeld € 1.600.000 is de vrije ruimte dus € 400.000 x 3% + € 1.200.000 x 1,18% = € 26.160. 

Over de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, hoeven geen loonheffingen te worden ingehouden/afgedragen. Je moet als werkgever in de gaten houden dat je de vrije ruimte niet overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Je bent over dit bedrag geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw verschuldigd.

Er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die je niet in de vrije ruimte hoeft te stoppen. Daarnaast bestaan er een aantal vergoedingen en verstrekkingen die je niet in de vrije ruimte mág stoppen, zoals onder andere de ter beschikking gestelde auto (hiervoor gelden speciale regels), boetes, misdrijven wapens en agressieve dieren.

coronacrisis: verhoging vrije ruimte in 2020 en 2021

In verband met de coronacrisis is de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever net zoals in 2020 ook in 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt een percentage van 1,18. Deze verhoging geeft werkgevers die daar de ruimte voor hebben mogelijkheden om hun medewerkers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld met een bloemetje of een cadeaubon. De extra verruiming kan ook worden gebruikt voor extra faciliteiten op de thuiswerkplek van je medewerker, voor zover deze niet gericht vrijgesteld zijn.

gerichte vrijstellingen

Sommige vergoedingen mag je je medewerker geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dat betekent dat je bepaalde zaken onbelast mag vergoeden of verstrekken, zolang er aan de bijbehorende voorwaarden is voldaan en ze de normbedragen niet te boven gaan. Dat zijn de gerichte vrijstellingen.

 Het gaat bijvoorbeeld om de volgende kosten:

  • abonnementen voor openbaar vervoer

  • werkelijk gemaakte kosten voor OV, taxi, vliegtuig en schip

  • reiskosten tot maximaal € 0,19 per kilometer

  • kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking

  • maaltijden als gevolg van bijvoorbeeld overwerk, koopavonden en dienstreizen

  • kosten van cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke

  • kosten van outplacement

  • studie- en opleidingskosten

  • extraterritoriale kosten (hieronder valt ook de 30%-regeling)

  • verhuiskosten tot maximaal € 7.750

  • noodzakelijke gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke

  • bepaalde (arbo)voorzieningen

  • korting op producten uit het eigen bedrijf (20%, met een maximum van € 500 per werknemer)

  • de vergoeding voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

De gerichte vrijstelling voor studie en opleiding geldt vanaf 1 januari 2021 ook voor vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers van wie afscheid is of wordt genomen. Bijvoorbeeld wanneer je - als onderdeel van een sociaal plan - aan de (ex-)medewerker scholingskosten wil vergoeden. Door de verruiming kan de medewerker die een scholingsbudget heeft en dit ook nog mag gebruiken nadat het einde van het dienstverband met dat scholingsbudget belastingvrij scholing volgen. Meer informatie staat in de handreiking ‘Scholingskosten in de loonheffingen’.

Je mag je medewerker voor gerichte vrijstellingen ook een vaste (kosten)vergoeding geven, die niet ten laste komt van de vrije ruimte. Voor een nieuwe vaste (kosten)vergoeding moet je - ter onderbouwing - eerst een kostenonderzoek doen naar de werkelijke kosten. 

Zo’n vaste (onbelaste) vergoeding mag je ook geven voor intermediaire kosten: dat zijn vergoedingen voor bedragen die je medewerker meestal in jouw opdracht en voor zijn rekening voorschiet. In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst staat een aantal voorbeelden van intermediaire kosten (paragraaf 4.12.2).

(vaste) reiskostenvergoeding bij thuiswerken

De regeling waarmee je de vaste reiskostenvergoeding onbelast mag uitbetalen als je medewerkers dit recht al hadden vóór 13 maart 2020, is verlengd tot 1 juli 2021 (dit was 1 april 2021). Ook als je medewerkers vanwege het coronavirus vaker vanuit huis werken en daardoor geen (of veel minder) reiskosten maken, kun je dus de bestaande vaste reiskostenvergoeding onbelast vergoeden. 

gebruikelijkheidstoets

De WKR kent een gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je hebt aangewezen als eindheffingsloon niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden . Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, kan niet worden aangewezen als eindheffingsloon en wordt dus gezien als loon van de medewerker. De Belastingdienst voert tot op heden het beleid dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk zijn. Dit wil niet automatisch zeggen dat het aanwijzen van hogere bedragen per definitie niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De bewijslast voor onenigheid over de gebruikelijkheidstoets ligt bij de Belastingdienst.

nihilwaarderingen

Er zijn ook soorten vergoedingen en verstrekkingen die altijd onbelast zijn, omdat ze gewoon bij het werk horen. Deze voorzieningen zijn op nihil (nul) gewaardeerd, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. 

Het gaat om de volgende voorzieningen:

  • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon

  • personeelsactiviteiten als deze op de werkplek worden gehouden 

  • de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis  

  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd

  • ter beschikking gestelde werkkleding

  • het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt 

  • een ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

  • de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking.

Voor deze voorzieningen gelden bijzondere regels, die zijn na te lezen in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst (paragraaf 22.2).