Als de arbeidsovereenkomst met je medewerker eindigt, moet je een aantal stappen zetten om het dienstverband goed af te ronden. Zo moet je ervoor zorgen dat je je medewerker de vergoedingen betaalt waar hij naast het loon nog recht op heeft: de eindafrekening. Ook kun je hem een getuigschrift geven.

Op deze pagina

administratieve afronding

Voor het einde van de arbeidsovereenkomst bepaal je, in overleg met je medewerker, wat de laatste werkdag is, hoe het werk het beste kan worden overgedragen, welke zaken je medewerker moet inleveren (telefoon, computer, auto en/of andere zaken) en eventueel hoe/wanneer het daadwerkelijke afscheid plaatsvindt. 

Je moet het ontslag van je medewerker doorgeven aan de Belastingdienst en eventueel aan het pensioenfonds. 

Als je medewerker ziek is op het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigt, moet je het ontslag melden aan UWV via een ‘ziek-uit-dienstmelding’.

de eindafrekening

De werkgever moet voor een laatste financiële afrekening (de eindafrekening) zorgen waarin hij aan de werknemer uitbetaalt waar deze nog recht op heeft. Het gaat hier om het betalen van loon en eventuele andere vergoedingen, na inhouding van de loonheffing en premies werknemersverzekeringen.

De eindafrekening kan onder meer de volgende zaken bevatten:

  • (pro rata) uitbetaling van het loon

  • resterende vakantierechten: de uitbetaling van opgebouwde maar nog niet genoten vakantiedagen en vakantiebijslag

  • (pro rata) uitbetaling van een dertiende maand, tantième of vaste eindejaarsuitkering

  • (pro rata) uitbetaling van een bonus, provisie of andere variabele beloning

  • transitievergoeding of andere ontslagvergoeding

  • pensioenaanspraak

  • lopende spaarregelingen

  • openstaande onkostendeclaraties

  • afrekening in verband met openstaande studiekosten

  • verrekening van voorschotten en/of te veel betaalde vergoedingen

In principe moet de eindafrekening met de laatste salarisbetaling worden meegenomen.

het getuigschrift

Voor de werknemer kan een getuigschrift heel nuttig zijn, bijvoorbeeld bij het solliciteren naar een andere baan. Als de werknemer hierom vraagt, is de werkgever verplicht bij het einde van de arbeidsovereenkomst een getuigschrift uit te reiken.

Volgens de wet kan de werkgever volstaan met de vermelding van de volgende gegevens:

  • de werkzaamheden die de werknemer heeft verricht

  • de arbeidsduur (per dag/week)

  • het begin en het einde van het dienstverband

Over de wijze waarop de werknemer zijn werk verricht heeft en de wijze en reden van de beëindiging van het dienstverband kan/mag de werkgever alleen iets vermelden als de werknemer hierom gevraagd heeft. De werkgever moet het getuigschrift ondertekenen.

bewaarplicht personeelsgegevens

Na het einde van een dienstverband moet de werkgever bepaalde gegevens van zijn werknemer bewaren, waarbij het uitgangspunt is dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Afhankelijk van de informatie gelden er diverse bewaartermijnen. In sommige gevallen is de bewaartermijn wettelijk bepaald.