Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je medewerkers, een jaaropgaaf (of jaaropgave) te geven. Hierop staat een totaaloverzicht van wat je medewerker dat jaar bij jou heeft verdiend. Je medewerker kan de jaaropgaaf gebruiken voor zijn aangifte inkomstenbelasting.
Op deze pagina
- wat staat er op de jaaropgaaf?
- wanneer geef je de jaaropgaaf?
- wat is de verplichte bewaartermijn van een jaaropgaaf?
Meestal ontvangen werknemers hun jaaropgaaf in januari of februari, maar als iemand in de loop van het jaar uit dienst gaat, mag de werkgever de jaaropgaaf ook op dat moment geven - bijvoorbeeld bij de eindafrekening.
wat staat er op de jaaropgaaf?
Op de jaaropgaaf moeten in ieder geval de volgende gegevens staan:
-
het (kalender)jaar waarover de medewerker het loon heeft ontvangen
-
naam en adresgegevens van de werkgever en de werknemer
-
het burgerservicenummer (BSN) van de medewerker
-
het fiscaal loon dat de medewerker in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen: dat is het totale brutoloon over dat jaar, voordat de loonbelasting/premie volksverzekeringen daarop zijn ingehouden (kolom 14 van de loonstaat)
-
het totaalbedrag aan loonbelasting/premie volksverzekeringen dat is ingehouden (kolom 15 van de loonstaat)
-
het totaalbedrag van de verrekende arbeidskorting (kolom 18 van de loonstaat)
-
de bijdrage Zvw die is ingehouden op het nettoloon van de medewerker (kolom 16 van de loonstaat)
-
het totaalbedrag van de premies werknemersverzekeringen
Voor iedere medewerker moet je een loonstaat invullen. Op de loonstaat vermeld je gegevens die van belang zijn voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen.
vormvrij
De jaaropgaaf is vormvrij. Dat betekent dat je hiervoor bijvoorbeeld je eigen formulieren kunt gebruiken. Maar ook de jaaropgaaf zoals die door jouw aangifte- of administratiesoftware wordt samengesteld. Ook cumulatieve loongegevens op de loonstrook kunnen als jaaropgaaf dienen. Voor je medewerkers moet het dan wel duidelijk zijn dat de informatie op de digitale salarisspecificatie of op de laatste salarisstrook van het jaar hun jaaropgaaf is.
Je kunt ook een model jaaropgaaf downloaden. In ieder geval moeten bovenstaande gegevens terugkomen op de jaaropgaaf.
wanneer geef je de jaaropgaaf?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om de jaaropgave binnen een redelijke termijn aan je werknemers te verstrekken. Meestal gebeurt dit aan het begin van het jaar, wanneer je de loongegevens van het vorige kalenderjaar hebt verwerkt en afgesloten. Als iemand in de loop van het jaar uit dienst gaat, kun je de jaaropgave al eerder verstrekken, bijvoorbeeld bij de eindafrekening.
wat is de verplichte bewaartermijn van een jaaropgaaf?
Een werkgever moet de jaaropgaaf ten minste zeven jaar bewaren, omdat de Belastingdienst over deze periode gegevens kan opvragen en eventuele aanslagen kan opleggen.
tip: in hoofdstuk 15 van het Handboek Loonheffingen (pdf) staat meer informatie over de gegevens die op de jaaropgaaf moeten staan.
