Payrolling is een constructie waarbij het formele werkgeverschap wordt overgenomen door een payrollbedrijf. Jij doet zelf de werving en selectie van de payrollmedewerker, maar de payrollorganisatie wordt de juridische werkgever en regelt zaken als de loonadministratie en het afdragen van premies. Werkgevers kiezen vaak voor payrolling omdat het administratief werk uit handen neemt of omdat het meer flexibiliteit geeft in de personeelsplanning.
Payrolling is wettelijk geregeld in de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), het Burgerlijk Wetboek en de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi). Deze wetten bepalen wanneer er precies sprake is van payrolling en welke regels daarbij horen.
Er is sprake van payrolling als aan deze twee criteria wordt voldaan:
De payrollorganisatie stelt medewerkers ter beschikking aan de opdrachtgever, maar voert geen allocatieve activiteiten uit. Dat zijn activiteiten die vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen, zoals werving, selectie en bemiddeling. Dat doet de opdrachtgever zelf. Ook werkt de payrollmedewerker voor de duur van de opdracht exclusief voor die opdrachtgever.
De payrollorganisatie is de juridische werkgever. Dat betekent dat deze verantwoordelijk is voor de arbeidsovereenkomst, de loonadministratie en de risico’s en kosten bij bijvoorbeeld ziekte of arbeidsongeschiktheid.
De ketenregeling (in principe maximaal drie tijdelijke contracten in drie jaar, tenzij cao-afspraken anders bepalen) en de algemene regels over transparante arbeidsvoorwaarden en gelijke behandeling zijn ook van toepassing op payrollmedewerkers. Op dit moment mag in een cao worden afgesproken dat de ketenregeling voor bepaalde functies of situaties anders werkt, bijvoorbeeld een langere maximale duur of meer contracten.
Let op: door de Wet meer zekerheid flexwerkers verandert dit per 1 januari 2028. De onderbrekingstermijn tussen tijdelijke contracten gaat dan van zes maanden naar drie jaar (36 maanden), ook voor payrollmedewerkers. Een cao mag straks niet meer afwijken van de maximale duur van de ketenregeling, alleen het aantal contracten blijft nog wel bespreekbaar via de cao.
> vind meer informatie over payrolling op abu.nl
> lees hier meer over de ketenregeling
> vind meer informatie over payrolling op abu.nl
Payrolling en uitzenden worden in de praktijk nog weleens door elkaar gehaald. Toch werkt het juridisch anders. Bij uitzenden heeft een uitzendbureau een zogenaamde allocatiefunctie. Dat betekent dat zij actief vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen. Ze werven, selecteren en bemiddelen dus voor een opdrachtgever die een uitzendkracht wil inzetten.
Bij payrolling gebeurt dat niet. Jij als opdrachtgever werft en selecteert de medewerker zelf en de payrollorganisatie neemt alleen het formele werkgeverschap over. Ook werkt de payrollmedewerker altijd exclusief voor jouw organisatie voor de duur van de opdracht.
Bij payrolling heeft een medewerker een payrollcontract. Dat is in de basis een gewone arbeidsovereenkomst, maar het contract staat op naam van de payrollorganisatie. Jij, als opdrachtgever, spreekt dus wél zelf met de payrollmedewerker af wat hij gaat doen, hoeveel uur hij werkt en wat het loon is, maar de formele werkgever blijft de payroll organisatie.
In een payrollcontract staan onder andere:
Payrollers hebben dezelfde rechtspositie en primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als medewerkers die in dienst zijn bij de opdrachtgever. Hieronder vallen ook zaken als verlof, kinderopvang en scholingsfondsen.
Ook is de ketenregeling van toepassing: in principe maximaal drie tijdelijke contracten in drie jaar, met daarbovenop de onderbrekingstermijn die per 1 januari 2028 verandert van zes maanden naar drie jaar door de Wet meer zekerheid flexwerkers.
Daarnaast heeft de payrollmedewerker recht op een pensioenregeling. Er zijn twee mogelijkheden:
De eigen payrollpensioenregeling moet minimaal aan de wettelijke eisen voldoen.
Dat is het geval als een payrollorganisatie geen allocatiefunctie vervult (en jij dus zelf de werving en selectie doet) én de medewerker exclusief voor jouw organisatie werkt.
Een payrollmedewerker moet kunnen deelnemen aan jouw pensioenregeling, of aan een andere payrollpensioenregeling van de payrollorganisatie.
De payrollorganisatie is juridisch werkgever en betaalt het loon door. Wel blijf jij verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding op de werkvloer.
Bij uitzenden werft en selecteert de uitzendorganisatie de medewerker en kan deze uitzendkracht in principe bij verschillende opdrachtgevers inzetten. Bij payrolling werf en selecteer jij de medewerker zelf en werkt deze payrollmedewerker exclusief voor jouw organisatie, omdat de payrollorganisatie geen allocatiefunctie heeft.
> lees de uitleg over het verschil tussen payrolling en uitzenden
Vaak omdat administratieve taken worden overgenomen, of omdat het helpt om flexibeler te plannen. De wet bepaalt wel dat payrollmedewerkers recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als jouw eigen mensen.
