Als werkgever wil je graag dat je medewerkers zich in jouw organisatie veilig en thuis voelen. Sterker nog: je bent, volgens de Arbowet, ook wettelijk verplicht om te zorgen dat ze dat zijn. Toch kan grensoverschrijdend en intimiderend gedrag op de werkvloer voorkomen. Wat kun je daar als werkgever tegen doen? En wat zijn je wettelijke verplichtingen dan precies? Moet je - ook als je een kleine werkgever bent - bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon aanstellen?
Deze checklist geeft je de antwoorden op die vragen.
op deze pagina
- grensoverschrijdend gedrag: wat is dat?
- wat staat erover in de (Arbo)wet?
- een gedragscode voor (on)gewenste omgangsvormen opstellen
- een vertrouwenspersoon aanstellen
- een klachtenprocedure opstellen
- geef zelf het goede voorbeeld
- meer weten?
grensoverschrijdend gedrag: wat is dat?
Onder grensoverschrijdend gedrag verstaan we alle ongewenste omgangsvormen: dat is gedrag waarbij iemand over de grenzen van een ander heen gaat. Daaronder vallen pesten, agressie en geweld, discriminatie, werkdruk en seksuele intimidatie. Dit zijn allemaal vormen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), een vorm van overbelasting die lichamelijke, mentale en emotionele schade kan veroorzaken bij de mensen die het overkomt.
wat staat erover in de (Arbo)wet?
Op grond van de Arbowet en het Burgerlijk Wetboek ben je als werkgever verplicht om je medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
Je bent wettelijk verplicht om in je arbeidsomstandighedenbeleid op te nemen hoe je onder meer seksuele intimidatie voorkomt en bestrijdt. In de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) moet je vastleggen met welke risico’s op PSA - waaronder seksuele intimidatie - je medewerkers te maken kunnen krijgen. In het plan van aanpak van de RI&E neem je de maatregelen op die deze risico's tegengaan. Besteed daarbij ook aandacht aan de werkomgeving en de inrichting van de werkplek. Bijvoorbeeld door te zorgen voor goede verlichting en werkplekken die gemakkelijk toegankelijk zijn en niet geïsoleerd zijn qua ligging.
Ook moet je je medewerkers goed voorlichten over de risico’s en de maatregelen die je hebt getroffen, en zie je toe op de naleving van de instructies en voorschriften door je medewerkers.
De arbodeskundige kan je helpen bij het opstellen van dit beleid.
Met de Zelfinspectietool werkdruk en ongewenst gedrag van de Nederlandse Arbeidsinspectie check je of je organisatie voldoet aan de wettelijke eisen.
Naast het inventariseren van de risico's in je organisatie kun je:
-
een gedragscode voor (on)gewenste omgangsvormen opstellen
-
een vertrouwenspersoon aanstellen
-
een klachtenprocedure instellen
-
extra onderzoek doen als dat nodig is
-
opvang, begeleiding en nazorg verzorgen voor de slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag.
Op het Arboportaal staan nog meer voorbeelden van maatregelen die je kunt nemen.
een gedragscode voor (on)gewenste omgangsvormen opstellen
Een gedragscode helpt om ongewenste omgangsvormen op de
werkvloer herkenbaar en zichtbaar te maken, en daardoor beter te voorkomen en te bestrijden. In de gedragscode staan regels voor en afspraken over hoe mensen in jouw organisatie met elkaar en met zaken als pesten, agressie, geweld en seksuele intimidatie moeten omgaan. In de code kun je sancties opnemen die staan op ongewenst gedrag, zoals een berisping, een negatieve aantekening in de beoordeling en van overplaatsing tot schorsing of ontslag. Daarmee laat je duidelijk zien dat grensoverschrijdend gedrag in jouw organisatie niet wordt getolereerd en consequenties heeft. Ook kun je in de gedragsregels opnemen dat je medewerkers hun klacht door een (externe) klachtencommissie kunnen laten onderzoeken en hoe ze dat kunnen doen.
een vertrouwenspersoon aanstellen
Als onderdeel van je beleid om psychosociale belasting te voorkomen, kun je een vertrouwenspersoon aanstellen. Een vertrouwenspersoon is de contactpersoon waarbij je medewerkers terecht kunnen als ze vragen of klachten hebben over ongewenst gedrag. Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en handvatten voor een mogelijke oplossing, zodat de psychosociale belasting weggenomen wordt. Een vertrouwenspersoon kan nog meer taken hebben. Zo kan hij de medewerker die te maken krijgt met ongewenst gedrag:
- opvangen, begeleiden en adviseren
- doorverwijzen naar een hulpverlener
- ondersteunen bij het indienen een klacht en de behandeling daarvan
- nazorg verlenen.
Een vertrouwenspersoon kan intern of extern zijn. Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, let er dan op dat het iemand is die het bedrijf, de cultuur en je medewerkers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. Bovendien moet hij of zij eerst een opleiding vertrouwenspersoon of cursus vertrouwenspersoon volgen. Een externe vertrouwenspersoon past vaak beter bij kleine werkgevers. Deze kun je inhuren via je arbodienstverlener of brancheorganisatie. Ook kun je zelf een externe vertrouwenspersoon zoeken op de site van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen.
Als werkgever moet je alle medewerkers op de hoogte stellen dat er een vertrouwenspersoon is, hoe ze deze kunnen bereiken en wat de beschikbaarheid is.
let op!
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon in je organisatie is niet wettelijk verplicht. Wel is er een voorstel tot wijziging van de Arbowet in behandeling bij de Eerste Kamer die zegt dat iedere werknemer een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon zou moeten krijgen. Dat zou betekenen dat ieder bedrijf verplicht een vertrouwenspersoon moet regelen, hoe klein dat bedrijf ook is. Daarnaast wil het wetsvoorstel de positie van de vertrouwenspersoon in de organisatie versterken door hem meer taken en bescherming te geven. Zo mag een vertrouwenspersoon niet worden ontslagen vanwege zijn positie binnen het bedrijf. De concrete ingangsdatum van de initiatiefwet is nog niet bekend.
een klachtenprocedure opstellen
Als je een klachtenprocedure hebt, zullen je medewerkers sneller geneigd zijn hun eventuele klachten over ongewenst gedrag te melden. Omdat er een procedure is, kunnen ze ervan uitgaan dat ze hun klachten in vertrouwen kunnen melden, en dat deze ook worden opgelost.
In een klachtenprocedure staat:
-
in welke situaties je medewerkers een klacht kunnen indienen
-
hoe je medewerkers een klacht kunnen indienen
-
wat er vervolgens met een klacht gebeurt.
In eerste instantie bespreekt de medewerker zijn melding of klacht met de vertrouwenspersoon of - als deze er niet is - met iemand van HR. Deze vertrouwenspersoon helpt en adviseert de melder bij de stappen die hij of zij kan ondernemen. Het ongewenste gedrag kan ook van dusdanige ernst zijn dat het noodzakelijk is om een officiële klacht in te dienen.
Er moet iemand binnen de organisatie zijn aangewezen om in eerste instantie een klacht in behandeling te nemen. Een klachtencommissie kan daar onderdeel van zijn, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Je bent als werkgever niet verplicht om een klachtencommissie in te stellen, maar het kan wel helpen. Deze commissie onderzoekt formele klachten door de direct betrokkenen en eventuele getuigen te horen (hoor en wederhoor) en bepaalt of de klachten gegrond zijn. Een klachtencommissie is adviserend, en brengt advies uit aan het management/de directie. Op basis daarvan kun je als werkgever maatregelen nemen.
Je kunt ook een klachtencommissie extern inhuren. Dit kan een oplossing zijn als het niet lukt om tot een oplossing te komen. Een externe commissie kan een onafhankelijk onderzoek goed borgen.
Organisaties met meer dan vijftig medewerkers moeten een klokkenluidersregeling hebben. Ook daar kunnen meldingen van grensoverschrijdend gedrag worden gedaan.
geef zelf het goede voorbeeld
Zorg voor een bedrijfscultuur waarin duidelijk is dat seksuele intimidatie niet wordt geaccepteerd en waarin je medewerkers de ruimte voelen om ongewenst gedrag bij hun leidinggevende, HR, vertrouwenspersoon of de directie te bespreken. Geef zelf het goede voorbeeld en zorg ervoor dat ook je managers en leidinggevenden voorbeeldgedrag vertonen. Bespreek met hen welke wettelijke verplichtingen je als werkgever hebt en maak samen een prioriteit van een veilig werkklimaat. Blijf ook op de hoogte van wat er speelt op de werkvloer. Doe geruchten niet meteen af als roddels, bied een luisterend oor en let goed op signalen. Als een medewerker ander gedrag gaat vertonen, bijvoorbeeld door zich terug te trekken of sociale situaties te vermijden, ga dan in gesprek en probeer te achterhalen wat daarvan de reden is.
Kom altijd in actie bij een klacht en zorg ervoor dat deze zorgvuldig wordt onderzocht door een deskundige en onafhankelijke onderzoeker. Informeer de klager en beklaagde over de uitkomsten van het onderzoek en vergeet niet om nazorg te verlenen aan de klager.
meer weten?
-
Op het Arboportaal lees je meer over psychosociale arbeidsbelasting.
-
In de Handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen van Arboportaal vind je handvatten voor het opstellen of verbeteren van een gedragscode voor (on)gewenste omgangsvormen.
-
De Handreiking Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer van de Regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld geeft informatie, tips en adviezen bij het omgaan met meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag.
-
De Wegwijzer Seksuele Intimidatie van TNO geeft je handvatten om seksuele intimidatie op het werk aan te pakken.
-
Het College voor de Rechten van de Mens heeft een tipsheet (pdf) gemaakt voor werkgevers en HR-professionals met adviezen om seksuele intimidatie op het werk te voorkomen en klachten zorgvuldig af te handelen.
Op KvK.nl staat alles over de vertrouwenspersoon, zoals het aanstellen ervan, de eisen die aan een vertrouwenspersoon worden gesteld en wat de kosten zijn.
