Je medewerkers moeten ieder jaar de vakantiedagen kunnen opnemen waar ze minimaal recht op hebben. In veel gevallen kunnen ze zelf bepalen wanneer zij dat doen, weliswaar in goed overleg met hun werkgever. Alleen als de vakantieperiodes voor jouw organisatie al zijn vastgelegd, moeten je medewerkers zich daaraan houden.

Gaat een medewerker uit dienst, dan gelden bepaalde regels voor het opnemen van de resterende vakantiedagen.

Op deze pagina

vakantiedagen opnemen

Als een medewerker vakantiedagen of -uren wil opnemen moet hij dit vooraf aanvragen bij zijn werkgever. De werkgever moet vervolgens het begin en einde van de vakantie vaststellen in overeenstemming met de wensen van de medewerker. Hierop gelden twee uitzonderingen:

  • als de vakantiewens van de medewerker buiten de (vastgestelde) collectieve vakantie van de organisatie valt (zoals de bouwvakantie en de schoolvakanties) of als hierover afspraken in de arbeidsovereenkomst staan

  • als de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering. In dat geval moet de medewerker akkoord gaan met een andere vakantieperiode.

In de bouw en het onderwijs komt het bijvoorbeeld voor dat medewerkers een groot deel van de vakantiedagen verplicht tijdens een vooraf bepaalde periode moeten opnemen. De resterende dagen kunnen zij als snipperdagen opnemen of gebruiken voor een kortere vakantie in een andere periode van het jaar.

Als de werkgever zijn bezwaren in principe niet binnen twee weken na ontvangst van de vakantiewensen (schriftelijk) kenbaar heeft gemaakt, is de vakantie vastgesteld. Voor extra vakantiedagen die boven op het wettelijke minimum komen, kan eventueel een andere termijn gelden. Maar dat moet dan wel van tevoren schriftelijk zijn vastgelegd.

problemen bedrijfsvoering

Het is mogelijk dat de vakantie van een medewerker grote problemen voor de bedrijfsvoering oplevert. In dat geval moet je als werkgever die medewerker (als hij voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd) de mogelijkheid geven in ieder geval eenmaal per jaar minimaal twee weken achter elkaar of tweemaal een week vakantie op te nemen.

opname vakantie in uren

Vakantie wordt in principe opgenomen in hele dagen. Het is ook mogelijk om vakantiedagen in uren op te nemen. Dit geldt alleen voor de vakantiedagen die iemand over heeft na aftrek van een minimum van twee weken aaneengesloten vakantie of tweemaal een vakantie van een week.

Medewerkers die over een langere tijd weinig vakantiedagen opnemen, kunnen de bovenwettelijke dagen in bepaalde gevallen afkopen. In dat geval wordt de ‘vrije tijd’ omgezet in geld. 

op vakantie bij ziekte

Een medewerker die ziek is, mag op vakantie, op voorwaarde dat zijn herstel of re-integratie er niet door belemmerd wordt. Hij moet hetzelfde aantal vakantie-uren opnemen als wanneer hij niet ziek zou zijn geweest. Dat geldt ook als hij gedeeltelijk werkt. 

ziek tijdens vakantie

Wie ziek wordt tijdens zijn vakantie, doet er verstandig aan om zich zo snel mogelijk ziek te melden bij zijn werkgever. Deze dagen gelden als ziektedagen, maar kunnen - als de medewerker ermee instemt - als vakantiedagen worden aangemerkt. Om een eventuele discussie te voorkomen is het aan te raden om de medewerker een verklaring te laten overleggen van een (huis)arts of ziekenhuis op zijn vakantiebestemming.

vervallen van vakantiedagen

Medewerker moeten hun wettelijke (minimumaantal) vakantiedagen opnemen binnen zes maanden na het opbouwjaar. Daarna komen deze dagen te vervallen. Ongebruikte vakantiedagen uit 2021 vervallen dus op 1 juli 2022. 

In de volgende gevallen vervallen de niet-opgenomen vakantiedagen pas na vijf jaar:

  • als de medewerker niet in staat was de vakantiedagen op tijd op te nemen - bijvoorbeeld omdat hij daarvoor te ziek was of omdat de werkgever het de medewerker onmogelijk maakte om (genoeg) vakantie op te nemen 

  • als de medewerker bovenwettelijke vakantiedagen heeft.

einde van de arbeidsovereenkomst

Bij het einde van de arbeidsovereenkomst kan de medewerker zijn vakantiedagen in goed overleg met de werkgever meestal nog opnemen voordat hij vertrekt. Als werkgever mag je van de vertrekkende medewerker verlangen dat hij tot het einde van de arbeidsovereenkomst blijft werken. Daar moeten dan wel zwaarwegende argumenten voor zijn, bijvoorbeeld als er geen vervanging te regelen is.

Andersom geldt hetzelfde: als werkgever kun je een medewerker bij het einde van de arbeidsovereenkomst niet verplichten om zijn resterende vakantiedagen op te nemen. Er wordt dan namelijk niet aan de voorwaarde voldaan dat de vakantie ‘tijdig moet zijn vastgesteld’, zodat de medewerker voldoende tijd heeft om zijn vakantie te regelen.

uitbetaling

Wie zijn vakantiedagen niet heeft kunnen opnemen voordat zijn arbeidsovereenkomst afloopt, krijgt deze na afloop door de werkgever uitbetaald. Als werkgever ben je dan verplicht een verklaring te geven over het aantal uitbetaalde dagen. De medewerker kan vervolgens met die verklaring bij zijn volgende werkgever onbetaald vakantie opnemen. De nieuwe werkgever is verplicht om de vrije dagen toe te staan.