Je medewerkers moeten ieder jaar de vakantiedagen kunnen opnemen waar ze minimaal recht op hebben. In veel gevallen kunnen zij zelf bepalen wanneer ze dat doen, weliswaar in goed overleg met jou, hun werkgever. Alleen als de vakantieperiodes voor jouw organisatie al (collectief) zijn vastgelegd, moeten je medewerkers zich daaraan houden. Over de manier waarop je medewerkers hun vakantie aanvragen, moet je samen afspraken maken en die vastleggen.
Gaat een medewerker uit dienst, dan gelden bepaalde regels voor het opnemen van de resterende vakantiedagen.
Op deze pagina
- vakantiedagen aanvragen
- vakantie opnemen
- bezwaar maken
- vervallen van vakantiedagen
- vakantiedagen opnemen bij einde arbeidsovereenkomst
vakantiedagen aanvragen
Medewerkers moeten hun vakantie officieel aanvragen bij jij, als hun werkgever, of hun leidinggevende. In de meeste organisaties zijn afspraken over het aanvragen en opnemen van vakantie vastgelegd in een vakantieregeling of personeelshandboek. Veel bedrijven kiezen ervoor een vakantieaanvraag via e-mail of een digitaal HRM-systeem te doen. Zorg er in elk geval voor dat de aanvraag gemakkelijk terug te vinden is om eventuele misverstanden te voorkomen.
Als werkgever moet je tijdig reageren op de vakantieaanvraag, zodat je medewerkers voldoende tijd hebben om hun vakantie te regelen.
vakantiedagen opnemen
Als een medewerker vakantiedagen of -uren wil opnemen moet hij dit vooraf aanvragen bij zijn werkgever. De werkgever moet vervolgens het begin en einde van de vakantie vaststellen in overeenstemming met de wensen van de medewerker. Hierop gelden twee uitzonderingen:
-
als de vakantiewens van de medewerker buiten de (vastgestelde) collectieve vakantie van de organisatie valt (zoals de bouwvakantie en de schoolvakanties) of als hierover afspraken in de arbeidsovereenkomst staan
-
als de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering. In dat geval moet de medewerker akkoord gaan met een andere vakantieperiode.
In de bouw en het onderwijs komt het bijvoorbeeld voor dat medewerkers een groot deel van de vakantiedagen verplicht tijdens een vooraf bepaalde periode (de collectieve vakantie) moeten opnemen. De resterende dagen kunnen zij als snipperdagen opnemen of gebruiken voor een kortere vakantie in een andere periode van het jaar.
opnemen vakantie in uren
Vakantie wordt in principe opgenomen in hele dagen. Het is ook mogelijk om vakantiedagen in uren op te nemen. Dit geldt alleen voor de vakantiedagen die iemand over heeft na aftrek van een minimum van twee weken aaneengesloten vakantie of tweemaal een vakantie van een week.
vakantiedagen afkopen
Medewerkers die over een langere tijd weinig vakantiedagen opnemen, kunnen de bovenwettelijke dagen in bepaalde gevallen afkopen. In dat geval wordt de ‘vrije tijd’ omgezet in geld.
bezwaar maken
Als werkgever mag je alleen bezwaar maken tegen een vakantieaanvraag van je medewerker in de volgende drie situaties:
-
als de vakantie van je medewerker grote problemen oplevert voor je bedrijf (bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’)
-
als er sprake is van een collectieve vakantieperiode, zoals in de bouw en in het onderwijs
-
als je medewerker niet voldoende vakantiedagen heeft voor de aangevraagde periode.
Je moet je bezwaar (schriftelijk) kenbaar maken binnen twee weken na ontvangst van de vakantieaanvraag. Doe je dit niet, dan is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de medewerker.
Als je bezwaar maakt omdat de vakantie van een medewerker grote problemen voor de bedrijfsvoering oplevert, dan moet je die medewerker (als hij voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd) wel de mogelijkheid geven in ieder geval eenmaal per jaar minimaal twee weken achter elkaar of tweemaal per jaar een week vakantie op te nemen.
vervallen van vakantiedagen
Vakantiedagen zijn niet onbeperkt geldig. Medewerkers moeten hun vakantiedagen binnen een bepaalde periode opnemen, anders vervallen ze. Wettelijke vakantiedagen hebben een kortere geldigheidsduur dan bovenwettelijke vakantiedagen.
- Wettelijke vakantiedagen verlopen een halfjaar na het kalenderjaar waarin je medewerker ze heeft opgebouwd. Op 1 juli van ieder jaar vervallen dus de wettelijke vakantiedagen van het jaar ervoor.
- Vakantiedagen die op basis van de cao of een andere afspraak tussen werkgevers en werknemers zijn toegekend (de bovenwettelijke vakantiedagen) blijven vijf jaar geldig na het kalenderjaar waarin je medewerker ze heeft opgebouwd.
Dus: de wettelijke vakantiedagen van 2023 zijn geldig tot 1 juli 2024, en de bovenwettelijke vakantiedagen van 2023 zijn geldig tot 1 januari 2029. In de arbeidsovereenkomst of cao kan een ruimere vervaltermijn zijn afgesproken.
Is een medewerker redelijkerwijs niet in staat geweest om alle wettelijke vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld omdat hij langdurig ziek is? Dan geldt niet de vervaltermijn van een half jaar na het jaar van opbouw, maar de verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw.
Let op: je moet als werkgever je medewerkers herhaaldelijk en tijdig informeren over het vervallen van hun vakantiedagen, zodat zij actie kunnen ondernemen en hun vakantie kunnen opnemen. Doe je dit niet, dan vervallen of verjaren de vakantiedagen niet.
opnemen vakantiedagen bij einde arbeidsovereenkomst
Gaat een medewerker uit dienst, dan kan hij in goed overleg met jou zijn resterende vakantiedagen opnemen voor zijn laatste werkdag. Maar als je geen vervanging kunt regelen, mag je als werkgever van de vertrekkende medewerker verlangen dat hij tot het einde van de arbeidsovereenkomst blijft werken. Je moet daar dus wel zwaarwegende argumenten voor hebben.
Andersom geldt hetzelfde: als werkgever kun je een medewerker bij het einde van de arbeidsovereenkomst niet verplichten om zijn resterende vakantiedagen op te nemen. Er wordt dan namelijk niet aan de voorwaarde voldaan dat de vakantie tijdig moet zijn vastgesteld.
Als je vertrekkende medewerker zijn vakantiedagen niet heeft kunnen opnemen voordat zijn arbeidsovereenkomst afloopt, moet je deze dagen na afloop van het dienstverband uitbetalen. Als werkgever ben je dan verplicht een verklaring te geven over het aantal uitbetaalde dagen. Je oud-medewerker kan vervolgens met die verklaring bij zijn nieuwe werkgever onbetaald vakantie opnemen. De nieuwe werkgever is verplicht om de vrije dagen toe te staan.
