veelgestelde vragen rondom hybride werken.

Hybride werken betekent dat een werknemer deels op de werklocatie en deels thuis werkt.

in de instructies zou je het volgende kunnen opnemen

• wees voorzichtig met het downloaden van updates, nieuwe applicaties etc. Overleg bij twijfel met je leidinggevende en/of met de helpdesk van de opdrachtgever (voeg contactgegevens toe)
• gebruik de door ons verschafte apparatuur alleen voor je werk tenzij privégebruik uitdrukkelijk is toegestaan
• gebruik alleen de door ons beschikbaar gestelde laptop en door ons toegestane software en online diensten voor je werkzaamheden
• gebruik, indien beschikbaar, altijd een extra beveiligingscode via SMS of een speciale app (Authenticator app)
• wees altijd voorzichtig met wacht- en inlogcodes en schrijf deze nooit ergens op
• maak alleen gebruik van een met een wachtwoord beveiligd wifi netwerk

Zorg dat de instructies voor je medewerkers en flexwerkers goed vastgelegd worden zodat ze deze altijd kunnen nalezen.

de belangrijkste instructies voor veilig omgaan met privacygevoelige informatie zijn

• informeer bij je leidinggevende wat de regels zijn voor het werken met privacygevoelige informatie en zorg dat deze altijd worden opgevolgd
• werk in een beveiligde omgeving. Zorg dus voor goede beveiliging van je eigen netwerk en/of wifi
• bescherm privacygevoelige informatie. Zorg dat deze niet zichtbaar zijn voor anderen, bijvoorbeeld huisgenoten. Loop je even weg van je werkplek, lock dan je scherm. Ben je klaar met werken, sluit je computer/laptop af
• download altijd de software updates die je van ons krijgt
• wees ook voorzichtig met het delen van privacygevoelige informatie tijdens videochat gesprekken. Neem gesprekken niet op als er privacygevoelige informatie besproken wordt
• verstuur (bestanden met) privacygevoelige informatie niet via e-mail, WhatsApp, Chat etc naar anderen. Gebruik hiervoor een beveiligde manier. Overleg met je leidinggevende op welke wijze je hiermee om gaat

Zorg dat de instructies voor je medewerkers en flexwerkers goed vastgelegd worden zodat ze deze altijd kunnen nalezen.

Geef je medewerkers en flexwerkers instructies hoe ze hun werkplek ergonomisch inrichten. Wellicht heeft je arbodienst het nodige voorlichtingsmateriaal maar er is ook veel te vinden op internet. Onderstaande informatie kan je hier ook voor gebruiken:

om de medewerkers gezond en vitaal thuis te laten werken zijn de volgende tips van belang

• stel je werkplek goed in
  • bekijk deze video over het instellen van je werkplek
• zorg voor afwisseling in werk en houding
• neem je pauzes
• doe rug, nek, schouder en arm oefeningen achter je bureau
• neem (beginnende) klachten serieus
• sport regelmatig
• zorg voor ontspanning op zijn tijd

lees ook

• tips: zo kun je gezond thuiswerken
• tips voor de werkplekinrichting
• thuiswerken en Arbo

Thuiswerken brengt veel voordelen voor de medewerkers mee, zoals bijvoorbeeld het wegvallen van reistijd en een betere werk-privébalans. Een nadeel is echter dat er minder (informeel) contact is met de leidinggevende maar ook tussen de collega’s onderling. Organiseer daarom voldoende (online) overlegmomenten met het team én 1-op-1 overlegmomenten. Zorg ervoor dat de medewerkers je weten te vinden als ze je nodig hebben. In teamoverleggen zou je ook tijd kunnen inruimen voor informele momenten, zoals stilstaan bij verjaardagen, quizzen, digitale borrels etc. 

voor meer informatie kijk je op deze pagina

• 9 tips om het beste uit je thuiswerkteam te halen 

• spreek af welke werkzaamheden (soort, hoeveelheid en tijd of tijdstip) de medewerkers op kantoor en welke ze thuis kunnen doen
• organiseer regelmatig overleg. Teamoverleg maar ook 1-op-1 en zorg dat iemand weet bij wie hij/zij terecht kan voor welke vragen
• maak afspraken over werk- en rusttijden. Dat geldt ook voor het opnemen van vrije dagen
• spreek verwachtingen uit om onduidelijkheid later te voorkomen, bijvoorbeeld in welke gevallen ze contact moeten opnemen als er bepaalde situaties spelen zodat je medewerkers je direct op de hoogte houden van belangrijke zaken
• voor meer informatie kijk je op onze pagina: 5 tips voor het managen van een team op afstand 

Het behoort tot het instructierecht van de werkgever om te bepalen waar de werkzaamheden verricht worden. Dus ja, je mag medewerkers verplichten om op kantoor te werken, zeker als het gaat om werk dat niet thuis gedaan kan worden. In het kader van welzijn kan de mogelijkheid van thuiswerken ook een bijdrage leveren aan het werkplezier van medewerkers. Er is overigens een wetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ ingediend op grond waarvan medewerkers, onder voorwaarden, een verzoek tot thuiswerken kunnen indienen. Het wetsvoorstel is nog in behandeling. Het is aan te raden om met medewerkers in gesprek te gaan (blijven) die de wens tot thuiswerken hebben. 

Nee, er bestaat geen wettelijk recht op thuiswerken. Maar er is wel een wetsvoorstel ingediend (Wet werken waar je wilt) dat het mogelijk maakt dat je medewerkers een verzoek tot thuiswerken (of juist op de werklocatie) indienen. Als werkgever mag je dit verzoek, met een motivatie, afwijzen.

Gedurende de afgesproken werktijden kan dat wel. Het is belangrijk om hierover met elkaar het gesprek aan te gaan om vervelende situaties achteraf te voorkomen.

Er is geen wettelijke verplichting om medewerkers een thuiswerkkostenvergoeding uit te betalen. Maar vanuit goed werkgeverschap is het wel aan te raden omdat medewerkers nou eenmaal meer kosten maken. We zien steeds meer cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen waarin een thuiswerkkostenvergoeding en/of internetvergoeding is afgesproken. Deze is bovendien per 1 januari 2022 fiscaal gefaciliteerd: je kunt maximaal € 2 per thuisgewerkte dag (of deel daarvan) onbelast vergoeden. Overigens: als je medewerkers recht hebben op een thuiswerkkostenvergoeding (netto/bruto), hebben de flexwerkers binnen jouw organisatie daar ook recht op. 

Als een medewerker thuis werkt én dus geen reiskosten maakt, hoeven deze kosten ook niet vergoed te worden. Het zou wel kunnen dat je op grond van je cao of arbeidsvoorwaardenregeling nog wel (tijdelijk) verplicht bent om de vaste reiskostenvergoeding uit te betalen. 

lees ook

de thuiswerkkostenvergoeding: alles op een rij

Indien je jouw medewerkers de mogelijkheid wilt bieden (of verplichten) om thuis te werken, dan ben je op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk voor het inrichten van een veilige thuiswerkplek. Dit geldt ook voor je flexwerkers die thuiswerken. 

Er zijn werkgevers die bureau’s en stoelen (tijdelijk) beschikbaar stellen maar er zijn bijvoorbeeld ook werkgevers die werknemers een budget beschikbaar stellen om zelf een werkplek in te richten (vaak middels een webshop van een kantoorinrichter).
 

In het buitenland werken kan fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke consequenties met zich meebrengen. Dit is vooral als het werken vaker dan enkele weken per jaar is en/of als er buiten Europa vanuit huis wordt gewerkt. We raden je aan om altijd eerst advies in te winnen bij een fiscaal specialist. 

Randstad kan maar in beperkte mate toestaan dat een flexwerker in het buitenland thuiswerkt. Er gelden in het buitenland vaak restricties met betrekking tot het ter beschikking stellen van arbeid (bijvoorbeeld een vergunningplicht voor uitzendbureaus).