Nu de coronacrisis voortduurt, raadt het kabinet organisaties aan om voorlopig door te gaan met (zoveel als mogelijk) thuiswerken. Hoe minder mensen op de werkvloer, hoe kleiner het risico van besmettingen of een uitbraak. Het laatste halfjaar zijn we er al behoorlijk aan gewend geraakt. En nu ook uit onderzoek blijkt dat het merendeel van de medewerkers positief over thuiswerken is, ziet het ernaar uit dat thuiswerken een vast onderdeel wordt van de ‘normale werkweek’. Wij geven je 9 tips die je   helpen bij  het samenwerken (en managen) op afstand.

  1. help je team(s) hun eigen doelen te bepalen
  2. spreek regels af voor interrupties en ongepland overleg
  3. plan persoonlijke ontwikkelgesprekken in
  4. toon begrip voor de paradox
  5. maak van online vergaderen de standaard
  6. geef informele, sociale interactie een vaste plek
  7. organiseer interne en externe evenementen online
  8. geef zelf het goede voorbeeld
  9. stop met praten over thuiswerken

1. help je team(s) hun eigen doelen te bepalen

Dit is hét moment om vertrouwen te geven aan het inzicht en de inzet van de mensen in je team(s). Voor een optimale productiviteit en motivatie is het belangrijk dat jij - als werkgever - je medewerkers helpt bij het vertalen van de organisatiedoelen naar teamdoelstellingen en vervolgens naar de persoonlijke doelen. Maak deze doelen inzichtelijk, bijvoorbeeld door een dashboard te maken in Google Data Studio. Zo kan iedereen in de organisatie zien wat de stand van zaken is en waar elk team/teamlid zich voor inzet. Vergeet niet de successen (online) met elkaar te vieren!

2. spreek regels af voor interrupties en ongepland overleg

De meeste medewerkers geven aan dat thuiswerken tijdwinst oplevert. Geen ochtend- en avondspits, geklets van collega’s, impulsieve meetings en andere onverwachte onderbrekingen van de ‘workflow’. De les: als je deze interrupties en afleidingen goed weet te managen, levert dat blijvende winst op. Coach je team dus het respecteren van elkaars behoefte om te kunnen doorwerken en laat ze vaste momenten en manieren afspreken voor ‘dringende’ telefoontjes, meetings en mailtjes.

3. plan persoonlijke ontwikkelgesprekken in

In een thuiswerksituatie is het lastiger in te schatten of iemand lekker in zijn vel zit dan op kantoor. Juist nu je ze minder vaak ‘in levende lijve’ ziet, is het belangrijk om je medewerkers te helpen bij hun ontwikkeling en groei. Plan daarom 1-op-1-gesprekken in, die puur gericht zijn op de persoonlijke groeiwensen van je teamleden. Stel vragen over hun privésituatie, de werkdruk en of zij het gevoel hebben dat ze (genoeg) nieuwe dingen leren. Ondersteun je medewerkers bij hun ontwikkeling door (online) training en cursussen aan te bieden.

4. toon begrip voor de paradox

Thuiswerken heeft voor- en nadelen voor je medewerkers, en dat voelt tegenstrijdig. Zo vinden de meeste thuiswerkers de vrijheid heerlijk: ‘niemand die me op mijn vingers kijkt’. Maar tegelijkertijd hebben ze er moeite mee dat niemand ziet wat ze de hele dag doen en dat ze daardoor erkenning en waardering missen. Bespreek met je team hoe je een goede balans kunt organiseren tussen vrijheid en verbondenheid.

5. maak van online vergaderen de standaard

Online vergaderingen verlopen effectiever en sneller dan fysieke samenkomsten - als ze goed worden geleid tenminste. Managers die een virtuele meeting strak kunnen managen, zorgen voor grote tevredenheid bij de deelnemers. Gebruik de sterke punten van online vergaderen als nieuwe standaard voor overleg: 

  • maak duidelijke en haalbare agenda’s
  • zorg voor het managen van spreektijd
  • schuif discussies die plenair niets opleveren door naar 1-op-1-overleg
  • sluit altijd af met het afspreken van concrete actiepunten. 

6. geef informele, sociale interactie een vaste plek

Samenwerken op afstand maakt het moeilijker om elkaars persoonlijke leven te delen- iets wat collega’s in de regel graag doen. Om daar ruimte voor te maken is het een goed idee om elk online overleg te beginnen met een persoonlijk vragenrondje waarin iedereen even kan melden hoe het (thuis) gaat. Of maak een WhatsAppgroep aan waar medewerkers persoonlijke, grappige en niet-zakelijke dingen kunnen delen. 

7. organiseer interne en externe evenementen online

Voorlopig zullen er geen grote live-bijeenkomsten zijn toegestaan en dus zijn we aangewezen op het organiseren van interne digitale events om ‘bij elkaar’ te komen. Bijvoorbeeld voor trainingen, het presenteren van bedrijfsresultaten, de onboarding van medewerkers en de digitale uitrol van nieuwe tools. Daarnaast is het belangrijk om te zorgen dat je team een goede band houdt met externe partijen. Werk samen met partners, leveranciers en klanten om kennis en nieuws te blijven delen via een digitaal event zoals een online borrel of presentatie. 

8. geef zelf het goede voorbeeld

Houd je aan de afspraken die je als team met elkaar hebt gemaakt. Stuur dus bijvoorbeeld geen ‘dringende’ mailtjes buiten de momenten die jullie daarvoor hebben afgesproken. Respecteer de radiostilte in het weekend maar ben actief en zichtbaar in de tools die je met je team(s) gebruikt om met elkaar in contact te blijven. 

9. stop met praten over thuiswerken

‘Thuiswerken’ klinkt als een surrogaat voor ‘het echte werk’ - alsof je op halve kracht maar een beetje aanmoddert. Maar nu het een vast onderdeel van onze werkweek is geworden, moeten we op zoek naar een beter woord. Team-op-afstand of remote team? Maak het een actiepunt om, samen met je team(s), een naam te bedenken die recht doet aan deze nieuwe manier om - op afstand maar niet minder met elkaar verbonden - samen te werken.