Werkgevers kunnen hun werknemers vergoedingen of verstrekkingen geven. De werkkostenregeling (WKR) bepaalt dat dit onbelast mag; als het totaalbedrag maar niet hoger is dan de vrije ruimte. Sommige vergoedingen mag de werkgever geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte, zoals voor reiskosten, een telefoon of opleidingskosten. Dit zijn zogenoemde gerichte vrijstellingen.

Op deze pagina

Werkgevers kunnen hun werknemers vergoedingen of verstrekkingen geven. Dit mag onbelast als het totaalbedrag niet hoger is dan een bepaald percentage van de fiscale loonsom (van alle medewerkers samen). Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Sommige vergoedingen mag de werkgever geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dit zijn zogenoemde gerichte vrijstellingen.

vrije ruimte

Werkgevers mogen in 2020 tot 3% voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon onbelast vergoeden of verstrekken. Boven de € 400.000 geldt een maximum van 1,2% van de loonsom. Dit is de vrije ruimte. Over de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, zijn geen loonheffingen verschuldigd. De werkgever moet in de gaten houden of hij de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Hij is over dit bedrag geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw verschuldigd.

coronacrisis: verhoging vrije ruimte in 2020

In verband met de coronacrisis is de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% voor het jaar 2020. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt een percentage van 1,2.
Deze verhoging geeft werkgevers die daar de ruimte voor hebben mogelijkheden om hun werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld met een bloemetje of een cadeaubon. De extra verruiming kan ook worden gebruikt om thuiswerkfaciliteiten aan te brengen op de werkplek van de werknemer thuis.

Vanaf 2020 was het percentage 1,7% voor de eerste € 400.000 van de loonsom.

gerichte vrijstellingen

Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld door gebruik te maken van de zogenoemde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. De werkgever mag deze dus onbelast vergoeden of verstrekken, zolang ze de normbedragen niet te boven gaan. Het gaat bijvoorbeeld om de volgende kosten:

  • abonnementen voor openbaar vervoer
  • reiskosten tot maximaal € 0,19 per kilometer
  • kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking
  • maaltijden als gevolg van bijvoorbeeld overwerk, koopavonden en dienstreizen
  • kosten van cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke
  • kosten van outplacement
  • studie- en opleidingskosten
  • verhuiskosten tot maximaal € 7.750
  • extraterritoriale kosten (30%-regeling)
  • gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke
  • korting op producten uit het eigen bedrijf (20%, met een maximum van € 500 per werknemer)

  • bepaalde (arbo)voorzieningen

  • de vergoeding voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Voor de gerichte vrijstelling van branche-eigen producten (producten uit eigen bedrijf) geldt vanaf 2020 een nieuw waarderingsvoorschrift. De waarde van branche-eigen producten is steeds de waarde die daaraan in het economische verkeer kan worden toegekend (meestal de gebruikelijke consumentenprijs inclusief btw).

Bij de Belastingdienst vind je een overzicht van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en normbedragen zoals deze in de werkkostenregeling gelden.

vaste (kosten)vergoeding

De werkgever mag voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten ook een vaste vergoeding geven die niet ten laste komt van de vrije ruimte. Gaat het om een nieuwe vaste (kosten)vergoeding, dan moet de werkgever een kostenonderzoek uitvoeren naar de werkelijke kosten.

Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn (onbelaste) vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht van de werkgever en voor zijn rekening voorschiet. In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst staat een aantal voorbeelden van intermediaire kosten.

gebruikelijkheidstoets

De WKR kent een zogeheten gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever in zijn administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. De Belastingdienst voert tot op heden het beleid dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk zijn.

Het gaat erom dat het gebruikelijk moet zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever de loonbelasting/premie volksverzekeringen via eindheffing voor zijn rekening neemt. Het is bijvoorbeeld niet gebruikelijk dat het maandloon van een werknemer wordt aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor vakantiegeld, hoge bonussen of vergoeding van vermogensschade bij indiensttreding.

nihilwaarderingen

Binnen de WKR is alles loon wat de werkgever zijn werknemer verstrekt of vergoedt in het kader van de dienstbetrekking. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihilwaarderingen gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.

Het gaat om de volgende voorzieningen:

  • voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
  • de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis  
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan de voorwaarden   
  • het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt (ook binnen cafetariaregelingen)
  • een ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt
  • de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking.