de werkkostenregeling (wkr).

De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers kunt geven zonder dat zij daar loonbelasting over betalen. Het gaat om voordelen naast het loon, zoals vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Binnen de WKR wijs je deze kosten aan als eindheffingsloon. Dat betekent dat ze voor de medewerker onbelast zijn. Voor jou als werkgever tellen ze mee binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daarnaast kent de WKR uitzonderingen, zoals gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, waarvoor de vrije ruimte niet wordt gebruikt.

De werkkostenregeling geeft je zo ruimte om medewerkers extra te belonen, zolang je voldoet aan de fiscale voorwaarden die bij de WKR horen.

> lees hier meer over de werkkostenregeling

Binnen de werkkostenregeling mag je als werkgever een deel van de fiscale loonsom gebruiken om vergoedingen en verstrekkingen onbelast te geven. Dit deel heet de vrije ruimte. Zolang het totaalbedrag aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen die vrije ruimte blijft, hoef je daar geen 80% belasting (ook wel ‘eindheffing’ genoemd) over te betalen.

De vrije ruimte wordt berekend als een percentage van de totale fiscale loonsom van al je medewerkers samen. Ga je in 2026 over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever over het meerdere een eindheffing. Het is daarom belangrijk om gedurende het jaar bij te houden hoeveel vrije ruimte je gebruikt.

vrije ruimte in 2026 en 2027

Per 1 januari 2026 is de vrije ruimte in de werkkostenregeling 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt in 2026 een percentage van 1,18. 

Per 1 januari 2027 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

voorbeeld: vrije ruimte berekenen in 2026

Stel: je totale fiscale loonsom bedraagt € 1.600.000.

De vrije ruimte is dan:

€ 400.000 × 2% + € 1.200.000 × 1,18% = € 22.160.

Blijf je met je vergoedingen en verstrekkingen binnen dit bedrag, dan zijn deze onbelast. Over het bedrag dat boven de vrije ruimte grens komt betaal je de 80%-eindheffing. Je bent over dit bedrag geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) verschuldigd.

Als werkgever kun je bepaalde kosten die je medewerkers voor hun werk maken vergoeden. Ook kun je hulpmiddelen of voorzieningen verstrekken of ter beschikking stellen die nodig zijn om het werk goed uit te voeren, zoals een laptop of werkkleding . 

Binnen de WKR zijn er twee mogelijkheden om deze vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij te geven. Een deel valt binnen de vrije ruimte van de WKR. Zolang het totaalbedrag aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijft, betaal je hierover geen 80%-eindheffing. 

Daarnaast zijn er vergoedingen en verstrekkingen die buiten de vrije ruimte vallen. Hiervoor gelden zogenoemde gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen. Deze mag je belastingvrij geven zonder dat ze ten koste gaan van de vrije ruimte.

Voor alle vergoedingen en verstrekkingen die je aanwijst binnen de werkkostenregeling geldt dat ze moeten voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. 

De werkkostenregeling kent een gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoedingen en verstrekkingen die je aanwijst als eindheffingsloon niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. 

doelmatigheidsgrens wkr

De Belastingdienst hanteert hierbij een zogenoemde doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar. Deze grens geldt als een veilige haven: als het totaalbedrag van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen onder die grens blijft, wordt dit in de praktijk als gebruikelijk beschouwd en onderneemt de Belastingdienst geen actie. 

Ga je boven deze grens, dan betekent dat niet automatisch dat de vergoeding niet is toegestaan. Je moet dan wel kunnen onderbouwen dat de aanwijzing past binnen wat in soortgelijke situaties gebruikelijk is. Bij een eventuele discussie ligt de bewijslast bij de Belastingdienst.

De doelmatigheidsgrens geldt niet voor loonbestanddelen die al aan de gebruikelijkheidstoets voldoen of  onder een gerichte vrijstelling vallen.

> lees meer over de gebruikelijkheidstoets in het handboek loonheffingen

eindheffing wkr

Ga je met de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan betaal je als werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%. Deze eindheffing is volledig voor jouw rekening en mag je niet doorbelasten aan je medewerker.

Over het bedrag waarover je eindheffing betaalt, zijn geen premies werknemersverzekeringen en geen inkomensafhankelijke bijdrage zvw verschuldigd. Het is daarom belangrijk om gedurende het jaar bij te houden hoeveel vrije ruimte je gebruikt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

> lees meer over de eindheffing in hoofdstuk 10 van het handboek loonheffingen

uitzonderingen wkr

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Binnen de WKR bestaan uitzonderingen voor kosten die je onbelast kunt vergoeden of verstrekken, zolang je aan de voorwaarden voldoet.

gerichte vrijstellingen

Sommige vergoedingen zijn gericht vrijgesteld. Dat betekent dat je ze onbelast mag vergoeden of verstrekken zonder dat ze meetellen voor de vrije ruimte. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• reiskosten voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen tot maximaal € 0,25 per kilometer (2026)

• kosten voor thuiswerken € 2,45 per dag (2026)

• studie- en opleidingskosten die relevant zijn voor het werk.

Let op: de gerichte vrijstelling voor korting op branche-eigen producten wordt per 1 januari 2027 afgeschaft. Je kunt deze korting daarna wel nog onbelast faciliteren via de vrije ruimte.

nihilwaarderingen

Daarnaast zijn er nihilwaarderingen. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt in de vrije ruimte vallen, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Denk aan voorzieningen zoals koffie op de werkplek, werkkleding of arbovoorzieningen.
> lees meer over nihilwaarderingen in het handboek loonheffingen

veelgebruikte vergoedingen

Binnen de werkkostenregeling wordt een aantal vergoedingen in de praktijk veel gebruikt. Je hoeft als werkgever geen loonheffingen te betalen over deze vergoedingen nu hiervoor een gerichte vrijstelling geldt.

reiskostenvergoeding

Je mag je medewerker een onbelaste vergoeding geven voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer, tot het wettelijk vastgestelde maximum per kilometer. De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2026 € 0,25 per kilometer.

ns-business card en openbaar vervoer

Gebruik je medewerker een NS-Business Card voor zakelijke reizen of woon-werkverkeer, dan kan de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling daarvan gericht vrijgesteld zijn. Ook als de NS businesskaart(deels) privé wordt gebruikt, kan deze onder voorwaarden onbelast blijven.

> lees meer over OV-kostenvergoeding in het handboek loonheffingen 

thuiswerkkostenvergoeding

Voor dagen waarop je medewerker thuiswerkt, mag je een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding geven. Deze vergoeding is bedoeld voor extra kosten zoals energie, koffie en water. De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt per 1 januari 2026 € 2,45 per dag. 

Je geeft per dag ofwel de thuiswerkkostenvergoeding, ofwel de reiskostenvergoeding.