betere beoordelingsgesprekken voeren

Het einde van het jaar staat voor veel leidinggevenden in het teken van beoordelings- gesprekken. Tijdens deze gesprekken wordt het functioneren van uw werknemers besproken. Hoe voert u zo’n gesprek?

op deze pagina

doel van het beoordelingsgesprek
voorbereiding beoordelingsgesprek
beoordelingsgesprek voeren
afronden beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek worden vaak door elkaar gehaald. Waar er bij een beoordelingsgesprek sprake is van eenrichtingsverkeer, hoort een functioneringsgesprek meer een dialoog te zijn.

1. doel van het beoordelingsgesprek

Tijdens een beoordelingsgesprek geeft u als werkgever uw oordeel over het functioneren van de werknemer, dat als basis kan dienen voor een eventuele loonsverhoging. In een functionerings-gesprek dragen zowel de werkgever als werknemer onderwerpen aan. Veel werkgevers maken niet zo’n duidelijk onderscheid in gesprekken met hun medewerkers. Wees in ieder geval duidelijk naar de medewerker of u ook input van hem of haar verwacht in een beoordelingsgesprek. Als u iemand wilt stimuleren tot betere prestaties in het aankomende jaar, spreek dan van verbeter- en ontwikkel- punten in plaats van fouten. Ga dieper in op de positieve punten en spreek van een rooskleurige toekomst. Na zo’n gesprek is de kans het grootst dat de medewerker een stapje extra zet.

2. voorbereiding beoordelingsgesprek

Een goede voorbereiding is het halve werk. Verzamel in eerste instantie zoveel mogelijk informatie over uw medewerker. Zoek de functieomschrijving op, zodat u weer goed voor ogen heeft over welke competenties de medewerker moet beschikken en wat zijn taken zijn. Zoek ook verslagen van eerdere functionerings- of beoordelingsgesprekken op, zodat u kunt zien hoe de medewerker zich ontwikkelt. Vul vervolgens een beoordelingsformulier in, waarbij u het functioneren van de medewerker omschrijft. Zorg voor een goede onderbouwing van de conclusies die u trekt. Tot slot: plan voldoende tijd in voor het beoordelingsgesprek, zodat u zeker weet dat alles besproken kan worden.

3. beoordelingsgesprek voeren

U kunt het beoordelingsgesprek structureren door het doel van het gesprek nogmaals te herhalen en te vertellen welke punten u gaat bespreken. Draai niet om de eindbeoordeling heen; vermeld direct wat uw eindoordeel is en de daaraan verbonden consequenties, zoals loonsverhoging of contractverlenging. Geef de medewerker de mogelijkheid om te reageren op uw beoordeling. Blijf wel bij uw standpunt, want u heeft het oordeel zorgvuldig gemaakt. Maak concrete afspraken voor acties die de medewerker moet ondernemen. Bepaal samen hoe deze actiepunten behaald kunnen worden. Vat het beoordelingsgesprek samen in een bondige conclusie.

4. afronden beoordelingsgesprek

Spreek aan het einde van het beoordelingsgesprek uw vertrouwen uit naar de medewerker, door u op te stellen als coach of begeleider. Iemand zal daardoor net een stapje extra zetten. Vergeet tot slot niet om alle afspraken schriftelijk vast te leggen. Onderteken dit document allebei en neem het formulier op in het personeelsdossier. Let erop dat beide partijen de afspraken nakomen. Daarmee zorgt u ervoor dat het beoordelingsgesprek daadwerkelijk tot verbeteringen leidt.