checklist medewerker in dienst nemen

Wat moet u allemaal regelen als u een nieuwe medewerker in dienst neemt? Met onze checklist vergeet u niets!

op deze pagina

1. identiteit controleren
2. Belastingdienst
3. loonadministratie
4. verklaring omtrent gedrag
5. arbeidsovereenkomst
6. verzekeringen
7. veiligheid

1. identiteit controleren

Volgens de wet bent u verplicht om vóór de eerste werkdag de identiteit van uw werknemer vast te stellen, door middel van het controleren van een origineel en geldig legitimatiebewijs. Bewaar een kopie van het legitimatiebewijs in uw loonadministratie.

2. Belastingdienst

Zodra u voor het eerst personeel in dienst neemt, moet u zich bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Dat doet u met het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. U krijgt van de Belastingdienst onder andere een loonheffingennummer en informatie over het doen van aangifte. U hoeft de volgende medewerkers die u aanneemt niet apart aan te melden; neem hen op in de volgende aangifte.

3. loonadministratie

Als werkgever bent u verplicht een loonadministratie bij te houden. Dit werk kunt u ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan Randstad Payroll Solutions.

4. verklaring omtrent gedrag

Als u zeker wilt weten of een nieuwe medewerker betrouwbaar is, kunt u een Verklaring omtrent gedrag aanvragen bij ‘screeningsautoriteit’ Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Voor sommige beroepen is zo’n bewijs van goed gedrag zelfs verplicht.

5. arbeidsovereenkomst

Sommige afspraken moet u als werkgever volgens de wet of de cao schriftelijk vastleggen en aan uw werknemer verstrekken: op een loonstrook, in een brief of e-mail of in de arbeidsovereenkomst. U moet de gegevens in ieder geval binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden aan de werknemer verstrekken. Doet u dit digitaal, dan moet uw werknemer hier uitdrukkelijk mee instemmen. Het gaat onder meer om de volgende gegevens:

  • de naam en woonplaats van werkgever en werknemer
  • de plaats(en) waar het werk wordt verricht
  • de functieomschrijving en werkzaamheden
  • de datum van indiensttreding
  • de duur van de overeenkomst, als deze voor een bepaalde tijd is gesloten
  • de gebruikelijke arbeidsduur per week of per dag
  • het loon en de termijn van uitbetaling
  • de aanspraak op vakantiedagen of de manier van berekening daarvan
  • de hoogte van de vakantietoeslag
  • de (eventuele) proeftijd
  • de (eventuele) deelname aan een pensioenregeling
  • de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), als die van toepassing is
  • de opzegtermijn of wijze van berekening daarvan
  • een (eventueel) concurrentiebeding.

6. verzekeringen

Breng uw verzekeraars op de hoogte. Denk onder andere aan verzekeringen voor pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade en collectieve ongevallen. Controleer ook of de werknemer een verplichte zorgverzekering heeft.

7. veiligheid

Zodra u personeel in dienst neemt, moet u voor een veilige omgeving zorgen. Dat betekent bijvoorbeeld goede arbeidsomstandigheden, een preventiemedewerker en voldoende bedrijfshulpverleners. Voor al deze zaken gelden aparte regels.

meer over in dienst nemen in de online Werkpocket 

Waar moet u allemaal rekening mee houden als u iemand in dienst neemt? In de online Werkpocket van Randstad vindt u belangrijke informatie en tips over het aannemen van personeel. Zo komt u meer te weten over personeelsadministratie, loon, flexibele arbeidsrelaties en de arbeidsovereenkomst. De Werkpocket biedt antwoord op deze en vele andere vragen. 

vind het in de online Werkpocket