Wat moet je allemaal regelen als je een nieuwe medewerker in dienst neemt? Met onze checklist vergeet je niets!

op deze pagina

1. identiteit controleren
2. belastingdienst
3. loonadministratie
4. verklaring omtrent gedrag
5. arbeidsovereenkomst
6. verzekeringen
7. veiligheid

1. identiteit controleren

Volgens de wet ben je verplicht om vóór de eerste werkdag de identiteit van je werknemer vast te stellen, door middel van het controleren van een origineel en geldig legitimatiebewijs. Bewaar een kopie van het legitimatiebewijs in je loonadministratie.

2. Belastingdienst

Zodra je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Dat doe je met het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. Je krijgt van de Belastingdienst onder andere een loonheffingennummer en informatie over het doen van aangifte. Je hoeft de volgende medewerkers die je aanneemt niet apart aan te melden; neem hen op in de volgende aangifte.

3. loonadministratie

Als werkgever ben je verplicht een loonadministratie bij te houden. Dit werk kun je ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan Randstad Payroll Solutions.

4. verklaring omtrent gedrag

Als je zeker wilt weten of een nieuwe medewerker betrouwbaar is, kun je een Verklaring omtrent gedrag aanvragen bij ‘screeningsautoriteit’ Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Voor sommige beroepen is zo’n bewijs van goed gedrag zelfs verplicht.

5. arbeidsovereenkomst

Sommige afspraken moet je als werkgever volgens de wet of de cao schriftelijk vastleggen en aan je werknemer verstrekken: op een loonstrook, in een brief of e-mail of in de arbeidsovereenkomst. Je moet de gegevens in ieder geval binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden aan de werknemer verstrekken. Doe je dit digitaal, dan moet je werknemer hier uitdrukkelijk mee instemmen. Het gaat onder meer om de volgende gegevens:

  • de naam en woonplaats van werkgever en werknemer
  • de plaats(en) waar het werk wordt verricht
  • de functieomschrijving en werkzaamheden
  • de datum van indiensttreding
  • de duur van de overeenkomst, als deze voor een bepaalde tijd is gesloten
  • de gebruikelijke arbeidsduur per week of per dag
  • het loon en de termijn van uitbetaling
  • de aanspraak op vakantiedagen of de manier van berekening daarvan
  • de hoogte van de vakantietoeslag
  • de (eventuele) proeftijd
  • de (eventuele) deelname aan een pensioenregeling
  • de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), als die van toepassing is
  • de opzegtermijn of wijze van berekening daarvan
  • een (eventueel) concurrentiebeding.

6. verzekeringen

Breng je verzekeraars op de hoogte. Denk onder andere aan verzekeringen voor pensioen, ziekteverzuim, bedrijfsaansprakelijkheid, bedrijfsschade en collectieve ongevallen. Controleer ook of de werknemer een verplichte zorgverzekering heeft.

7. veiligheid

Zodra je personeel in dienst neemt, moet je voor een veilige omgeving zorgen. Dat betekent bijvoorbeeld goede arbeidsomstandigheden, een preventiemedewerker en voldoende bedrijfshulpverleners. Voor al deze zaken gelden aparte regels.

meer over in dienst nemen in de online werkpocket 

Waar moet je allemaal rekening mee houden als je iemand in dienst neemt? In de online Werkpocket van Randstad vind je belangrijke informatie en tips over het aannemen van personeel. Zo kom je meer te weten over personeelsadministratieloonflexibele arbeidsrelaties en de arbeidsovereenkomst. De Werkpocket biedt antwoord op deze en vele andere vragen.