personeelsdossier.

wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is het geheel aan gegevens dat je als werkgever over een medewerker vastlegt. Het gaat om gegevens die nodig zijn voor:

• de uitvoering van de arbeidsovereenkomst

• het voldoen aan fiscale verplichtingen

• het vastleggen van afspraken en beoordelingen

Het personeelsdossier mag uit meerdere systemen bestaan, zoals een HR-systeem, salarisadministratie of verzuimsysteem. Wel moet duidelijk zijn waar welke gegevens staan en wie toegang heeft.

> lees hier meer over de personeelsadministratie

Er is geen aparte wet waarin letterlijk staat dat je een personeelsdossier moet maken en bijhouden. Toch volgt die verplichting indirect uit:

• goed werkgeverschap

• fiscale wetgeving

• de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

• verplichtingen rond loonadministratie.

Zonder dossier kun je bijvoorbeeld niet aantonen welke afspraken zijn gemaakt of hoe een functioneringstraject is verlopen.

> lees hier meer over loon en je werkgeversverplichtingen

wat moet er in een personeelsdossier staan?

De inhoud van een personeelsdossier moet beperkt blijven tot gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

> kijk hier voor meer informatie over de arbeidsovereenkomst

persoonlijke gegevens

Bijvoorbeeld:

• naam, adres en woonplaats 

• burgerservicenummer (BSN)

• bankrekeningnummer

• datum van indiensttreding

• verklaring ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’

• kopie geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) 

• werk- en/of verblijfsvergunning indien van toepassing

• kopieën van diploma’s en getuigschriften

• Verklaring omtrent het Gedrag (indien vereist)

• sollicitatiebrief en cv

arbeidsvoorwaarden en positie

Bijvoorbeeld:

• getekende arbeidsovereenkomst en wijzigingen

• concurrentiebeding of andere bedingen

• salaris en andere beloningen

• werktijden

• pensioenregeling

• vakantie– en verlofregeling plus verlofsaldo

• afspraken over verstrekte bedrijfsmiddelen

functioneren en ontwikkeling

Bijvoorbeeld:

• functieomschrijving

• verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken

• afspraken over opleidingen of loopbaanontwikkeling

• correspondentie over promotie, wijziging of beëindiging

• eventuele waarschuwingen

verzuim en re-integratie

• verzuimadministratie

• informatie over functionele beperkingen

• re-integratieverslagen

Let op: alleen gegevens die noodzakelijk zijn, mogen worden vastgelegd.

wat mag niet in een personeelsdossier staan?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige gegevens. Daarom gelden strenge regels. De hoofdregel is: je mag alleen gegevens opnemen die noodzakelijk zijn.

Je mag geen informatie opnemen over:

• ras

• politieke voorkeur

• seksuele geaardheid

• religie

• vakbondslidmaatschap

• medische diagnoses

Medische gegevens horen in principe thuis bij de bedrijfsarts, niet in jouw personeelsdossier. Je mag alleen informatie vastleggen over functionele beperkingen die relevant zijn voor het werk.

> lees hier meer over privacy en persoonsgegevens (AVG)

De AVG geeft geen vaste bewaartermijnen voor het personeelsdossier. De hoofdregel is: niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Daarnaast moet je:

• vooraf vastleggen hoe lang je gegevens bewaart

• bewaartermijnen opnemen in je verwerkingsregister

• medewerkers informeren over deze termijnen

Als redelijke termijn wordt meestal maximaal twee jaar na uitdiensttreding aangehouden. Zijn gegevens eerder niet meer nodig, dan moet je ze verwijderen.

> lees hier meer over de AVG

wettelijke uitzonderingen

Sommige gegevens moet je langer bewaren op grond van andere wetgeving:

• kopie identiteitsbewijs: tot vijf jaar na het einde van het jaar waarin het dienstverband is beëindigd

• formulier ‘opgaaf gegevens voor de loonheffingen’: vijf jaar

• loonadministratie: zeven jaar.

Voor administratieve verzuimgegevens geldt geen vaste wettelijke termijn. Ook hier geldt: maximaal twee jaar na uitdiensttreding is gebruikelijk.

wie mag het personeelsdossier inzien?

Een medewerker heeft recht op inzage in zijn personeelsdossier. Ook mag hij:

• onjuiste gegevens laten corrigeren

• bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

• vragen om verwijdering als de bewaartermijn is verstreken

Binnen je organisatie mogen alleen medewerkers toegang hebben die de gegevens nodig hebben voor hun functie, zoals HR of salarisadministratie.

> lees hier meer over privacyrechten van medewerkers

online personeelsdossier

Een digitaal personeelsdossier is toegestaan, mits het goed beveiligd is. Denk aan:

• toegangsbeheer op basis van rollen

• sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie

• logging van inzage

• duidelijke afspraken met softwareleveranciers.

Werk je met een externe partij, dan moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten.

> lees hier meer over de AVG

personeelsdossier bij einde arbeidsovereenkomst

Bij ontslag is een zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier cruciaal. Zeker bij disfunctioneren moet je kunnen aantonen:

• dat de medewerker is aangesproken

• dat verbeterafspraken zijn gemaakt

• dat voldoende begeleiding is geboden.

Zonder goed dossier kan een ontslagprocedure stranden bij het UWV of de kantonrechter.

> lees meer over ontslag en reorganisatie