identificatieplicht op de werkplek.

Als werkgever moet je de identiteit van je medewerker vaststellen vóórdat hij start met werken. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat medewerkers zich tijdens het werk kunnen identificeren bij een controle. De identificatieplicht op de werkplek bestaat uit drie onderdelen: verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.

Bij de verificatieplicht controleer je of het identiteitsbewijs geldig en echt is en of het document bij de juiste persoon hoort. De bewaarplicht houdt in dat je een kopie van het identiteitsbewijs opneemt in de loonadministratie. Met de zorgplicht zorg je ervoor dat medewerkers tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als daar om wordt gevraagd.

> bekijk het stappenplan verificatieplicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) met daarin een overzicht van de verplichtingen die je hebt

Op de werkplek kan een identiteitscontrole plaatsvinden door de Belastingdienst of de Nederlandse Arbeidsinspectie. Zij mogen medewerkers vragen om een geldig identiteitsbewijs te tonen. Als werkgever moet je je medewerkers hierover vooraf informeren en hen in de gelegenheid stellen aan deze verplichting te voldoen.

De identiteitscontrole geldt niet alleen voor medewerkers die bij jou in dienst zijn, maar ook voor ingeleende arbeidskrachten. Voor medewerkers uit Nederland en de EU/EER mag een rijbewijs gebruikt worden voor identificatie op de werkplek. Voor controle op verblijfsstatus of arbeidsrecht is een rijbewijs niet voldoende.

> lees hier meer over buitenlandse werknemers aannemen

wat is een geldig identiteitsbewijs?

Een geldig identiteitsbewijs kan een Nederlands of buitenlands paspoort of identiteitskaart of een Nederlands vreemdelingendocument zijn. Het rijbewijs is een algemeen erkend identificatiebewijs maar in situaties waarin gegevens over verblijfsstatus en nationaliteit belangrijk zijn, kan iemand zich er niet mee identificeren. Deze gegevens staan namelijk niet op het rijbewijs.

> kijk op rijksoverheid.nl of op identiteitsdocumenten.nl voor informatie over geldige identiteitsbewijzen

Neem je een medewerker in dienst, dan moet je een kopie maken van een geldig identiteitsbewijs en deze opnemen in de loonadministratie. 

> lees hier meer over de loonadministratie

kopie paspoort: voor- en achterkant

Het burgerservicenummer (BSN) staat op de achterkant van het Nederlandse paspoort. Gebruik je een paspoort voor de loonadministratie, dan moet je daarom een kopie maken van zowel de voor- als de achterkant.

Uit de kopie moeten in ieder geval de aard en het nummer van het document blijken. Deze gegevens heb je nodig voor een correcte loonadministratie en voor het uitwisselen van gegevens met de Belastingdienst.

gegevens afschermen op een kopie identiteitsbewijs

Maak je een kopie van een identiteitsbewijs, dan mag je bepaalde gegevens afschermen. Zo is het toegestaan om op de kopie het BSN af te schermen, mits dit nummer al apart is vastgelegd in je administratie. Ook kun je op de kopie aangeven dat deze uitsluitend bedoeld is voor loonadministratie.

Zorg ervoor dat de kopie veilig wordt opgeslagen en alleen toegankelijk is voor personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werk. Dit past bij je verplichtingen uit de AVG.

> lees hier meer over privacy en persoonsgegevens

uitzondering voor uitzendkrachten

Voor uitzendkrachten geldt een uitzondering. Ben je inlener en heeft de uitzendkracht geen arbeidsovereenkomst met jou, dan mag je geen kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Je moet de identiteit wel controleren en de persoonsgegevens vastleggen.

> lees hier meer over uitzendkrachten en inleners

De kopie van het identiteitsbewijs (en indien noodzakelijk, de kopie van de verblijfs- of tewerkstellingsvergunning) moet je bewaren tot minimaal vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd. Voor uitzendkrachten (voor zover het geen vreemdelingen in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) zijn) geldt dat de inlener geen kopie van het ID-bewijs in de administratie mag bewaren omdat zij geen dienstbetrekking hebben met de uitzendkracht. 

> lees hier meer over bewaartermijnen

anoniementarief en verzuimboete

Als je, als werkgever, de identiteit van je medewerker niet (op de juiste wijze) hebt vastgesteld en/of als je het BSN van de medewerker niet hebt vastgelegd in de personeelsadministratie, moet je bij de inhouding en afdracht van loonheffingen het hoge belastingtarief toepassen (52%). Dit wordt het anoniementarief genoemd.

Als je het anoniementarief niet toepast, kun je direct, zonder strafprocedure, een verzuimboete krijgen.

Ook je medewerker zelf is verplicht om zijn identiteit op de juiste manier te laten vaststellen door jou. Doet hij dat niet, dan kan hij ook een verzuimboete krijgen.

Iedereen die zich inschrijft bij een gemeente krijgt automatisch een burgerservicenummer (BSN). Het BSN staat op het paspoort, de identiteitskaart en het rijbewijs. Het is een uniek nummer dat wordt gebruikt voor alle contacten met overheid over zaken als belastingen/toeslagen, onderwijs en zorg.

Werkgevers moeten in hun personeelsadministratie het burgerservicenummer (BSN) van hun werknemers vastleggen om  informatie te kunnen uitwisselen met de Belastingdienst.

> lees hier meer over de personeelsadministratie