personeels administratie.

administratieve verplichtingen voor de werkgever

Neem je een nieuwe medewerker in dienst, dan moet je voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen voldoen. Zo ben je verplicht om:

• een personeelsdossier aan te leggen

• een loonadministratie op te zetten

• de identiteit van de medewerker vast te stellen, uiterlijk op de dag voordat hij begint

• het burgerservicenummer (BSN) en een verklaring met gegevens voor de loonheffingen op te vragen

• de medewerker, indien van toepassing, aan te melden bij een pensioenfonds of een verzekeringsmaatschappij.

Krijg je de benodigde gegevens niet, dan moet je het anoniementarief van 52% toepassen.

Meer praktische uitleg over het in dienst nemen van personeel vind je op Ondernemersplein.nl. In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst staat uitgebreide informatie over administratieve verplichtingen en loonheffingen.

> lees hier meer over loon en je werkgeversverplichtingen

administratie van loon en loonheffingen

Voor iedere medewerker moet je een loonadministratie bijhouden. Daarin leg je vast welk loon je betaalt en welke loonheffingen en premies je inhoudt en afdraagt. In het Handboek Loonheffingen staat hoe je een loonadministratie kunt aanleggen.

loonstaat

Een belangrijk onderdeel van de loonadministratie is de loonstaat, die je volgens een voorgeschreven model moet bijhouden. Een loonstaat is een gedetailleerd overzicht voor de werkgever (en Belastingdienst) van alle loongegevens van een werknemer per loontijdvak. De loonstaat dient als basis voor de loonstrook. 

> lees hier meer over de loonstrook

bewaartermijnen

De Belastingdienst stelt eisen aan de loonadministratie. Zo moeten de gegevens toegankelijk zijn voor controle en gelden er wettelijke bewaartermijnen. De loonadministratie moet je minimaal zeven jaar bewaren. Voor de gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen en het identiteitsbewijs geldt een bewaartermijn van minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan.

loonstrook en jaaropgaaf

Als onderdeel van de personeelsadministratie ben je verplicht om medewerkers te informeren over hun loon. Dat doe je via de loonstrook en, jaarlijks, via de jaaropgaaf.

loonstrook

Bij de eerste loonbetaling en bij iedere wijziging in loon of inhoudingen moet je een loonstrook verstrekken. 

> lees hier meer over de loonstrook

jaaropgaaf

De jaaropgaaf geeft een totaaloverzicht van het loon en de inhoudingen over het afgelopen kalenderjaar en is nodig voor de aangifte inkomstenbelasting van je medewerker.

> lees hier meer over de jaaropgaaf

Voldoe je niet aan je administratieve verplichtingen, dan kan dat gevolgen hebben. De Belastingdienst kan een verzuimboete opleggen als je bijvoorbeeld je administratie niet op orde hebt of gegevens niet correct vastlegt.

> lees meer over verzuimboetes op belastingdienst.nl

verplichtingen medewerker

Ook medewerkers hebben verplichtingen, zoals het correct verstrekken van gegevens en het laten vaststellen van hun identiteit. Als zij hier niet aan voldoen, kan ook aan hen een verzuimboete worden opgelegd.

> lees hier verder over de identificatieplicht