wat staat er op de jaaropgave?

Op de jaaropgave moet de werkgever in ieder geval de volgende gegevens vermelden:

Voor iedere medewerker moet je een loonstaat bijhouden. De gegevens op de jaaropgave zijn gebaseerd op deze loonstaat.

> kijk op belastingdienst.nl voor een voorbeeld van een loonstaat

vorm van de jaaropgave

De jaaropgave is vormvrij. Dat betekent dat je als werkgever je eigen formulier mag gebruiken. Ook een jaaropgave die door je salaris- of administratiesoftware wordt samengesteld is toegestaan.

Cumulatieve loongegevens op de laatste loonstrook van het jaar mogen ook als jaaropgave dienen, zolang voor je medewerker duidelijk is dat dit de officiële jaaropgave is.
> lees hier meer over de loonstrook

wanneer moet je als werkgever de jaaropgave verstrekken?

Je moet als werkgever de jaaropgave binnen een redelijke termijn na afloop van het kalenderjaar verstrekken. In de praktijk gebeurt dit meestal in januari of februari.

Gaat een medewerker in de loop van het jaar uit dienst? Dan kun je de jaaropgave eerder verstrekken, bijvoorbeeld bij de eindafrekening.

> lees hier meer over uitdiensttreding en eindafrekening

bewaartermijn van de jaaropgave door de werkgever

De bewaartermijn van een jaaropgave is minimaal zeven jaar. Dit sluit aan bij de fiscale bewaarplicht voor de loonadministratie.

De Belastingdienst kan binnen deze periode gegevens opvragen of controles uitvoeren.

> lees hier meer over de bewaartermijnen van de loonadministratie

veelgestelde vragen

  • wanneer moet een werkgever een jaaropgave verstrekken?

    Een werkgever moet de jaaropgave binnen een redelijke termijn na afloop van het kalenderjaar verstrekken. Meestal gebeurt dit in januari of februari.

  • moet ik een jaaropgave geven aan een oude medewerker?

    Ja. Ook een oud-medewerker heeft recht op een jaaropgave over de periode dat hij bij jou in dienst was. Dit geldt ook als iemand halverwege het jaar uit dienst gaat.

    > lees meer over uitdiensttreding en eindafrekening

  • mag een werkgever een jaaropgave digitaal verstrekken?

    Ja. De jaaropgave is vormvrij en mag digitaal worden verstrekt, bijvoorbeeld via een HR-systeem of salarisspecificatie. Het moet wel duidelijk zijn dat het om de officiële jaaropgave gaat.

  • wat als een medewerker zijn jaaropgave kwijt is?

    Als werkgever kun je een kopie verstrekken, zolang deze binnen de wettelijke bewaartermijn valt. Je bent verplicht de loonadministratie en jaaropgaven minimaal zeven jaar te bewaren.

  • kan een medewerker een jaaropgave opvragen bij een werkgever?