wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag, zoals agressie, geweld, pesten, discriminatie, ongewenste intimiteiten of seksuele intimidatie en daarover willen praten met iemand die onafhankelijk en objectief is. Deze medewerkers kunnen bij de vertrouwenspersoon veilig hun verhaal kwijt en de vertrouwenspersoon kan hen informeren over en begeleiden bij eventuele vervolgstappen. 

Een vertrouwenspersoon heeft volgens de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) drie hoofdtaken:

  • ondersteuning bieden aan medewerkers die zich melden met een klacht  over ongewenst gedrag door ze op te vangen, te begeleiden, met hen mee te denken, ze te informeren over (in)formele oplossingen en ze, als het nodig is, door te verwijzen en nazorg te bieden
  • voorlichting geven over de rol en de taken van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie
  • jou als werkgever advies geven over trends in de meldingen en eventuele knelpunten in de aanpak van ongewenste omgangsvormen.

Met een vertrouwenspersoon verlaag je de drempel voor je medewerkers om hun ervaringen met ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken en zo hun hart te luchten. Daarmee voorkom je dat ze kiezen voor oplossingen zoals zich ziekmelden of nog erger: op zoek gaan naar een andere baan. Zo werk je aan een prettigere, gezondere en veiligere werksfeer.

► tip: bekijk de animatie over de rol van vertrouwenspersoon op Arboportaal.

is het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht?

Hoewel je als werkgever verplicht bent om je personeel te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, staat het aanstellen van een vertrouwenspersoon niet specifiek in de wet genoemd. Wel is er een wijziging van de Arbowet in behandeling bij de Tweede Kamer die zegt dat iedere werknemer een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon zou moeten krijgen. Dat zou betekenen dat ieder bedrijf verplicht een vertrouwenspersoon moet regelen, hoe klein dat bedrijf ook is. Daarnaast wil het wetsvoorstel de positie van de vertrouwenspersoon in de organisatie versterken.

wat is het verschil tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon?

Je kunt iemand van binnen je organisatie benoemen (interne vertrouwenspersoon), maar je kunt ook kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, of een combinatie van beiden, waarbij je de interne vertrouwenspersoon laat bijstaan door een externe.

Het voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat hij de organisatie en bedrijfscultuur goed kent en dat het bespreken van grensoverschrijdend gedrag daardoor laagdrempelig is. Dit kan ook andersom werken, bijvoorbeeld als mensen geen klik voelen met de vertrouwenspersoon of ze er niet op durven te vertrouwen dat hij volledig onafhankelijk is en alles geheim zal houden. Een oplossing kan zijn om meerdere interne vertrouwenspersonen of een extra externe vertrouwenspersoon aan te stellen, zodat er altijd iemand is bij wie mensen zich op hun gemak voelen.

Een externe vertrouwenspersoon werkt niet bij je organisatie en vervult enkel en alleen de rol van de vertrouwenspersoon. Het voordeel is dat hij onafhankelijk is en daardoor makkelijker een objectieve houding kan hebben. Er is meer afstand tot de organisatie, wat het gemakkelijker kan maken voor je medewerkers om naar de vertrouwenspersoon toe te gaan. Tegelijkertijd kan die afstand ook een nadeel zijn, omdat het meer moeite kost om de vertrouwenspersoon bekend en vindbaar te maken binnen je organisatie. 

Voor mkb’ers met weinig medewerkers is een externe vertrouwenspersoon meestal een goede oplossing omdat iemand al snel een directe collega is.

hoe stel je een vertrouwenspersoon aan?

Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, dan kun je hiervoor intern een vacature uitzetten. Kies iemand die van nature al een aanspreekpunt voor veel collega’s is bij vragen en problemen, die goed kan luisteren en integer, onafhankelijk en empathisch is. Maar sommige functies/rollen maken iemand minder geschikt als vertrouwenspersoon, omdat die persoon dan een ‘dubbele pet’ op kan hebben. Denk aan een HR-manager, OR-lid, leidinggevende of jurist. Zorg dat een interne vertrouwenspersoon een opleiding of training krijgt, zodat hij weet wat zijn rol precies inhoudt.

Een externe vertrouwenspersoon kun je via je arbodienstverlener of brancheorganisatie inhuren. In het beroepsregister van de LVV kun je eventueel ook zelf een een externe vertrouwenspersoon uitzoeken op basis van locatie of expertise. Ook vind je daar of een externe vertrouwenspersoon gecertificeerd is. 

Heb je een ondernemingsraad (OR), dan moet je deze bij de keuze voor een vertrouwenspersoon betrekken. De OR heeft namelijk instemmingsrecht op het arbobeleid en dus ook op de werkwijze, het profiel en de functiebeschrijving bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

► tip: bekijk in dit informatieblad van Arboportaal de belangrijkste aandachtspunten die helpen bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

wat kost een vertrouwenspersoon?

Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, dan is dat vaak een collega die de extra rol van vertrouwenspersoon naast zijn huidige functie uitvoert. Jij moet hem als werkgever dan voldoende tijd, opleiding en budget geven om deze taken zo goed mogelijk uit te voeren.

De kosten van een externe vertrouwenspersoon zijn vaak heel verschillend. Veel vertrouwenspersonen werken met jaarabonnementen, waarvan de prijs onder meer afhankelijk is van het aantal werknemers dat je in dienst hebt. De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker of vast bedrag per jaar. Een gemiddeld jaarabonnement kost tussen de € 300 en € 1.700. Je kunt ook kiezen voor betaling per ingezet uur. Gemiddeld genomen bedraagt het uurtarief van een vertrouwenspersoon tussen de € 90 en € 140.

meer informatie

Lees verder in de Werkpocket over psychosociale arbeidsbelasting en je verplichtingen als werkgever.