vertrouwenspersoon.

Een vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag, zoals agressie, geweld, pesten, discriminatie, ongewenste intimiteiten of seksuele intimidatie, en daarover willen praten met iemand die onafhankelijk en objectief is. Deze medewerkers kunnen bij de vertrouwenspersoon veilig hun verhaal kwijt en de vertrouwenspersoon kan hen informeren over en begeleiden bij eventuele vervolgstappen. Dit geldt niet alleen voor je vaste medewerkers. Ook uitzendkrachten, stagiairs en zzp’ers moeten bij een vertrouwenspersoon terechtkunnen.

wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon heeft volgens de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) drie hoofdtaken:

• ondersteuning bieden aan medewerkers die zich melden met een klacht over ongewenst gedrag door ze op te vangen, te begeleiden, met hen mee te denken, ze te informeren over (in)formele oplossingen en ze, als het nodig is, door te verwijzen en nazorg te bieden

• voorlichting geven over de rol en de taken van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie

• jou als werkgever advies geven over trends in de meldingen en eventuele knelpunten in de aanpak van ongewenste omgangsvormen

Met een vertrouwenspersoon verlaag je de drempel voor je medewerkers om hun ervaringen met ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken. Daarmee voorkom je dat ze kiezen voor oplossingen zoals zich ziekmelden of op zoek gaan naar een andere baan. Zo werk je aan een prettigere, gezondere en veiligere werksfeer.

> bekijk de animatie over de rol van de vertrouwenspersoon op Arboportaal

Je bent als werkgever verplicht om je personeel te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, maar het aanstellen van een vertrouwenspersoon staat niet specifiek in de wet genoemd.

Verwaarloos je je zorgplicht tegen psychosociale arbeidsbelasting? Dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie ingrijpen en een boete opleggen.

Werk je met een RI&E? Leg de aanstelling van een vertrouwenspersoon en de meldroutes dan vast in je plan van aanpak.

wetsvoorstel verplichte vertrouwenspersoon

Er is een voorstel tot wijziging van de Arbowet in behandeling bij de Eerste Kamer. Dat voorstel zegt dat iedere medewerker een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon zou moeten krijgen. Dat zou betekenen dat elk bedrijf verplicht een vertrouwenspersoon moet regelen, hoe klein dat bedrijf ook is. Daarnaast wil het wetsvoorstel de positie van de vertrouwenspersoon in de organisatie versterken door hem meer taken en bescherming te geven. Zo mag een vertrouwenspersoon niet worden ontslagen vanwege zijn positie binnen het bedrijf.

De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel aangenomen, de Eerste Kamer moet het nog goedkeuren. De concrete ingangsdatum is nog niet bekend.

het verschil

Je kunt iemand van binnen je organisatie benoemen (interne vertrouwenspersoon), maar je kunt ook kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, of een combinatie van beide, waarbij de interne vertrouwenspersoon wordt bijgestaan door een externe.

interne vertrouwenspersoon

Het voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat hij de organisatie en bedrijfscultuur goed kent, waardoor het bespreken van grensoverschrijdend gedrag laagdrempelig is. Dit kan ook andersom werken: sommige mensen voelen geen klik met de vertrouwenspersoon of durven er niet op te vertrouwen dat hij volledig onafhankelijk is en alles geheim zal houden. Een oplossing kan zijn om meerdere interne vertrouwenspersonen of een extra externe vertrouwenspersoon aan te stellen, zodat er altijd iemand is bij wie mensen zich op hun gemak voelen.

externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon werkt niet bij je organisatie en vervult alleen de rol van vertrouwenspersoon. Het voordeel is dat hij onafhankelijk is en daardoor makkelijker een objectieve houding kan aannemen. Er is meer afstand tot de organisatie, wat het voor medewerkers gemakkelijker kan maken om naar de vertrouwenspersoon te gaan. Tegelijkertijd kan die afstand ook een nadeel zijn, omdat het meer moeite kost om de vertrouwenspersoon bekend en vindbaar te maken binnen je organisatie.

Voor mkb'ers met weinig medewerkers is een externe vertrouwenspersoon meestal een goede oplossing, omdat iemand al snel een directe collega is.

Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, dan kun je hiervoor intern een vacature uitzetten. Kies iemand die van nature al een aanspreekpunt is voor collega's met vragen en problemen, die goed kan luisteren en integer, onafhankelijk en empathisch is. Sommige functies maken iemand minder geschikt als vertrouwenspersoon, omdat die persoon dan een 'dubbele pet' op kan hebben. Denk aan een HR-manager, OR-lid, leidinggevende of jurist. Zorg dat een interne vertrouwenspersoon een opleiding of training krijgt, zodat hij precies weet wat zijn rol inhoudt.

Een externe vertrouwenspersoon kun je via je arbodienstverlener of brancheorganisatie inhuren. In het beroepsregister van de LVV kun je ook zelf een externe vertrouwenspersoon uitzoeken op basis van locatie of expertise. Daar zie je ook of een externe vertrouwenspersoon gecertificeerd is.

Heb je een ondernemingsraad (OR)? Dan moet je die bij de keuze voor een vertrouwenspersoon betrekken. De OR heeft instemmingsrecht op het arbobeleid en dus ook op de werkwijze, het profiel en de functiebeschrijving bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Zorg dat medewerkers weten hoe ze de vertrouwenspersoon kunnen bereiken, bijvoorbeeld via het intranet of personeelshandboek.

> bekijk in dit informatieblad van Arboportaal de belangrijkste aandachtspunten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon.

Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, dan is dat vaak een collega die de rol van vertrouwenspersoon naast zijn huidige functie uitvoert. Jij geeft hem als werkgever dan voldoende tijd, opleiding en budget om deze taken zo goed mogelijk uit te voeren.

De kosten van een externe vertrouwenspersoon lopen sterk uiteen. Veel vertrouwenspersonen werken met jaarabonnementen, waarvan de prijs onder andere afhangt van het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. De kosten variëren van een abonnementsvorm per medewerker tot een vast bedrag per jaar. Een gemiddeld jaarabonnement kost tussen € 300 en € 1.700. Je kunt ook kiezen voor betaling per ingezet uur; het uurtarief van een vertrouwenspersoon ligt gemiddeld tussen € 95 en € 140.