probleemoplossend denken hoe een goede probleemanalyse helpt.

1. bepaal wat het probleem is

Zie je iets wat niet goed loopt? Pak het zelf op en neem initiatief. Wees duidelijk en zelfstandig in wat je doet. Een handig hulpmiddel is het 5W2H-model. Dit model helpt je het probleem helder te maken door vragen te stellen over wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel.

2. zoom in op het probleem

Als je weet wat het probleem is, ga je dieper graven. Praat met de mensen die ermee te maken hebben. Gebruik de 5x waarom-methode om door te vragen. Met deze techniek vraag je vijf keer ‘waarom’ om zo steeds dieper door te dringen tot de echte oorzaak van het probleem.

3. zoek de oorzaken

Vind je het lastig om de oorzaken van het probleem te achterhalen? Gebruik dan het visgraatmodel. Bij het visgraatmodel zet je het probleem aan de rechterkant van een horizontale lijn. Van daaruit teken je ‘botjes’ als bij een visgraat, die staan voor mogelijke oorzaken. Je onderzoekt het probleem aan de hand van de 6 M’s: Mens, Machine, Materiaal, Methode, Milieu en Management. Zo breng je stap voor stap in kaart wat er allemaal meespeelt en waar het mis kan gaan. 

4. check je conclusie

Heb je de hoofdzaak gevonden? Vraag jezelf dan: ‘Als we deze oorzaak oplossen, is het probleem dan echt weg?’ 

• Is het antwoord ja: dan weet je dat je de kern te pakken hebt en kun je gericht naar oplossingen zoeken.

• Is het antwoord nee: dan moet je verder graven naar de echte oorzaak, of kijken of er meerdere oorzaken tegelijk spelen.

5. zorg dat iedereen meedoet

Voordat je begint met oplossingen bedenken, is het belangrijk dat je collega’s en andere teams achter je plan staan. Zo zorg je dat iedereen meewerkt en je samen écht impact maakt.

6. maak een actieplan

Met de probleemanalyse klaar, stel je een duidelijk en praktisch actieplan op. Zo zet je gerichte stappen om het probleem op te lossen.

Begin met een duidelijk doel. Zo weet iedereen waar jullie naartoe werken. In dit geval: zorgen voor een prettige werkdruk voor de magazijnmedewerkers.

Verzamel alle informatie die relevant is voor het actieplan. Denk aan:

• aantal leveringen;

• resultaten uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken;

• aantal collega’s;

• gewerkte uren;

• ruimte en indeling van het magazijn.

4. stel prioriteiten

Wat is nú belangrijk? In dit geval zijn de prioriteiten:

• werkdruk verlagen;

• leveringssnelheid behouden;

• magazijn efficiënter indelen;

• medewerkerstevredenheid bespreken.

5. verdeel de taken

Wijs voor elke actie een eindverantwoordelijke aan. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en blijft het plan in beweging.