Je bent als werkgever niet verplicht om een reiskosten en/of thuiswerkvergoeding aan je medewerkers te betalen. Doe je dat wel, dan kun je dat onder voorwaarden onbelast doen. Lees op deze pagina meer over:
►Tip: lees ook onze blog veelgestelde vragen rondom hybride werken.
Wil je als werkgever een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding en/of reiskostenvergoeding geven, dan moet je rekening houden met de 128-dagenregeling. De wettelijke regeling zegt dat een medewerker die in een kalenderjaar op ten minste 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vergoeding mag ontvangen op basis van 214 dagen. Dit geldt voor vijf reisdagen. Reist je medewerker minder dagen, dan moet je de vergoeding naar rato berekenen. De 128-dagenregeling geldt ook ten aanzien van de thuiswerkvergoeding. In dat geval moet wel schriftelijk worden vastgelegd voor welke dagen op jaarbasis de thuiswerkvergoeding wordt verstrekt.
Met deze methode heb je als werkgever minder administratieve lasten en hoef je geen correctie te doen als je medewerker incidenteel thuis werkt, ziek is of met verlof gaat.
voorbeeld
Je medewerker gaat drie dagen per week naar kantoor. Om de 128-dagenregeling toe te passen moet je medewerker ten minste 77 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar deze vaste werkplek reizen. Je mag de vergoeding dan berekenen alsof hij of zij op maximaal 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar kantoor reist.
Per 1 januari 2023 gaat de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer omhoog van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer.
Voor de vaste reiskostenvergoeding kun je de 128-dagenregeling toepassen. Dat betekent dat je je medewerkers die voltijds werken een vaste reiskostenvergoeding mag geven die gebaseerd is op 214 dagen, als zij in dat jaar op minimaal 128 dagen daadwerkelijk naar kantoor reizen. Voor parttime medewerkers bereken je de maximale vaste reiskostenvergoeding pro rata.
voorbeeld 1
Je medewerker werkt fulltime: vier dagen op kantoor en één dag vanuit huis. Hij heeft geen auto van de zaak. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 kilometer. Om de 128-dagenregeling toe te kunnen passen moet je medewerker op ten minste 103 dagen (128 x ⅘) naar kantoor reizen.
Je mag de medewerker dan in 2023 een maximale vaste reiskostenvergoeding van (4/5) * 214 dagen * € 0,21 * 50 kilometer = € 1.797,60 per jaar betalen. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 149,80.
►Let op: de mogelijkheid voor een onbelaste reiskostenvergoeding geldt niet op de dagen dat je medewerker de auto (of fiets) van de zaak of een door jou betaald OV-abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.
De thuiswerkvergoeding bestaat sinds 1 januari 2022. Per 1 januari 2023 gaat de onbelaste thuiswerkvergoeding omhoog van € 2 naar € 2,15 per thuisgewerkte dag. Van deze vergoeding kan je personeel de extra kosten betalen, die het thuiswerken met zich meebrengt. Denk aan water, elektriciteit, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Jij hoeft als werkgever geen loonheffingen te betalen over deze thuiswerkvergoeding.
De onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag valt onder de werkkostenregeling. Door deze regeling kunnen werkgevers bepaalde kosten voor hun medewerkers zonder inhouding van loonheffingen uitbetalen.
Je kunt aan medewerkers die regelmatig thuiswerken een vaste thuiswerkvergoeding betalen (zie de 128-dagenregeling). De berekening van de vaste thuiswerkvergoeding gebeurt op dezelfde manier als voor vaste reiskostenvergoedingen.
voorbeeld 2
Je medewerker werkt vier dagen op kantoor en één dag vanuit huis. Voor de thuiswerkdag kan hij een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen. Om de 128-dagenregeling toe te kunnen passen, moet je medewerker op ten minste 26 dagen (128 * 1/5) thuis werken. De maximale thuiswerkvergoeding komt in dat geval neer op (1/5) * 214 * € 2,15 = € 92,02. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 7,67.
Voor het inrichten van een thuiswerkplek mag je ook een onbelaste vergoeding geven. Via de andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling kun je de kosten voor bijvoorbeeld een computer of bureaustoel vergoeden.
Als werkgever kun je met je medewerker vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop hij thuiswerkt, zodat je een vaste vergoeding kan geven. Je geeft per dag ofwel de thuiswerkkostenvergoeding, ofwel de reiskostenvergoeding. Dus als een medewerker een dag thuis werkt en vier dagen op kantoor, kun je op basis van die verhouding een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding berekenen.
Omdat je de vergoedingen mag betalen op basis van die inschatting, hoeft je medewerker niet dagelijks bij te houden waar hij werkt. Ook als hij incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor werkt (of andersom), hoeft er niks aangepast te worden. Pas als sprake is van een structurele wijziging in de gemaakte afspraken (bijvoorbeeld bij langdurige ziekte), moet je de vergoeding aanpassen.
voorbeeld 3
We nemen weer de medewerker uit voorbeeld 1 en 2. Je medewerker werkt vier dagen op kantoor, en één dag thuis. Hij voldoet aan de voorwaarden voor de 128-dagenregeling.
De maximale vaste reiskostenvergoeding bedraagt (4/5) * 214 dagen * € 0,21 * 50 kilometer = € 1.797,60 per jaar. Per maand € 149,80.
De maximale thuiswerkvergoeding kwam neer op (1/5) * 214 * € 2,15 = € 92,02. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 7,67.
In totaal mag je aan deze medewerker dus een totale vaste vergoeding geven van (€ 149,80 + € 7,67 =) € 157,47 per maand.
Voor de dagen waarop je je medewerker een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaalt, kun je niet ook nog een thuiswerkvergoeding geven. Dus als je medewerker bijvoorbeeld de ochtend thuiswerkt en de middag op kantoor, kun je maar een van de onbelaste vergoedingen toepassen. Voor die dag moet je dus kiezen tussen de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding.
Maar gaat je medewerker na een ochtend thuiswerken ‘s middags naar een klant toe, dan mag je wel naast de thuiswerkvergoeding een onbelaste reiskostenvergoeding betalen. Ook hier weer een tenzij: bezoekt je medewerker de klant of het bezoekadres meer dan 40 keer per jaar, dan wordt dat adres aangemerkt als vaste werkplek. Je mag dan niet op dezelfde dag een thuiswerk- en een reiskostenvergoeding betalen.
►Tip: wil je je medewerker zoveel mogelijk onbelast betalen? Kies dan voor een reiskostenvergoeding als de reisafstand meer dan 10 kilometer retour is. Bij 11 kilometer reiskostenvergoeding betaal je namelijk netto € 2,31 (2023) terwijl de onbelaste thuiswerkvergoeding per dag maximaal € 2,15 (2023) bedraagt.
Wil je je medewerker(s) een vaste vergoeding geven voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer? Dan kun je de volgende stappen nemen:
