vaste vergoeding: 128-dagenregeling
Wil je als werkgever een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding en/of reiskostenvergoeding geven, dan moet je rekening houden met de 128-dagenregeling. De wettelijke regeling zegt dat een medewerker die in een kalenderjaar op ten minste 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vergoeding mag ontvangen op basis van 214 dagen. Dit geldt voor vijf reisdagen. Reist je medewerker minder dagen, dan moet je de vergoeding naar rato berekenen. De 128-dagenregeling geldt ook ten aanzien van de thuiswerkvergoeding. In dat geval moet wel schriftelijk worden vastgelegd voor welke dagen op jaarbasis de thuiswerkvergoeding wordt verstrekt.
Met deze methode heb je als werkgever minder administratieve lasten en hoef je geen correctie te doen als je medewerker incidenteel thuis werkt, ziek is of met verlof gaat.
voorbeeld
Je medewerker gaat drie dagen per week naar kantoor. Om de 128-dagenregeling toe te passen moet je medewerker ten minste 77 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar deze vaste werkplek reizen. Je mag de vergoeding dan berekenen alsof hij of zij op maximaal 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar kantoor reist.
reiskosten- vergoeding
Per 1 januari 2023 gaat de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer omhoog van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer.
Voor de vaste reiskostenvergoeding kun je de 128-dagenregeling toepassen. Dat betekent dat je je medewerkers die voltijds werken een vaste reiskostenvergoeding mag geven die gebaseerd is op 214 dagen, als zij in dat jaar op minimaal 128 dagen daadwerkelijk naar kantoor reizen. Voor parttime medewerkers bereken je de maximale vaste reiskostenvergoeding pro rata.
voorbeeld 1
Je medewerker werkt fulltime: vier dagen op kantoor en één dag vanuit huis. Hij heeft geen auto van de zaak. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 kilometer. Om de 128-dagenregeling toe te kunnen passen moet je medewerker op ten minste 103 dagen (128 x ⅘) naar kantoor reizen.
Je mag de medewerker dan in 2023 een maximale vaste reiskostenvergoeding van (4/5) * 214 dagen * € 0,21 * 50 kilometer = € 1.797,60 per jaar betalen. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 149,80.
►Let op: de mogelijkheid voor een onbelaste reiskostenvergoeding geldt niet op de dagen dat je medewerker de auto (of fiets) van de zaak of een door jou betaald OV-abonnement gebruikt om te reizen naar de vaste werkplek.
thuiswerk- vergoeding
De thuiswerkvergoeding bestaat sinds 1 januari 2022. Per 1 januari 2023 gaat de onbelaste thuiswerkvergoeding omhoog van € 2 naar € 2,15 per thuisgewerkte dag. Van deze vergoeding kan je personeel de extra kosten betalen, die het thuiswerken met zich meebrengt. Denk aan water, elektriciteit, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Jij hoeft als werkgever geen loonheffingen te betalen over deze thuiswerkvergoeding.
De onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,15 per dag valt onder de werkkostenregeling. Door deze regeling kunnen werkgevers bepaalde kosten voor hun medewerkers zonder inhouding van loonheffingen uitbetalen.
Je kunt aan medewerkers die regelmatig thuiswerken een vaste thuiswerkvergoeding betalen (zie de 128-dagenregeling). De berekening van de vaste thuiswerkvergoeding gebeurt op dezelfde manier als voor vaste reiskostenvergoedingen.
voorbeeld 2
Je medewerker werkt vier dagen op kantoor en één dag vanuit huis. Voor de thuiswerkdag kan hij een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen. Om de 128-dagenregeling toe te kunnen passen, moet je medewerker op ten minste 26 dagen (128 * 1/5) thuis werken. De maximale thuiswerkvergoeding komt in dat geval neer op (1/5) * 214 * € 2,15 = € 92,02. Per maand is dit een vaste vergoeding van € 7,67.
Voor het inrichten van een thuiswerkplek mag je ook een onbelaste vergoeding geven. Via de andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling kun je de kosten voor bijvoorbeeld een computer of bureaustoel vergoeden.