uitdiensttreding en afronding einde dienstverband.

administratieve afronding dienstverband

Bij de afronding van het einde van het dienstverband spreek je met je medewerker af wat de laatste werkdag is en hoe het werk wordt overgedragen. Ook maak je afspraken over het inleveren van bedrijfseigendommen, zoals een laptop, telefoon of auto van de zaak.

Daarnaast moet je het einde van het dienstverband administratief verwerken:

• je meldt het einde van de arbeidsovereenkomst bij de Belastingdienst

• je geeft het einde van het dienstverband door aan het pensioenfonds, als dat van toepassing is

• is je medewerker ziek op het moment dat het dienstverband eindigt, dan doe je een ziek-uit-dienstmelding bij UWV.

> lees hier meer over ziek uit dienst melden bij UWV

Bij het einde van het dienstverband ben je verplicht een eindafrekening te maken. In de eindafrekening staat wat je medewerker nog van je krijgt of eventueel moet terugbetalen. De eindafrekening bestaat meestal uit meerdere onderdelen en wordt na inhouding van loonheffing en premies uitbetaald.

De eindafrekening kan onder andere bestaan uit:

• (pro rata) loon over de laatste periode

• uitbetaling van openstaande vakantiedagen en vakantiebijslag

• (pro rata) dertiende maand of vaste eindejaarsuitkering

• bonus, provisie of andere variabele beloning

• transitievergoeding of andere ontslagvergoeding

• openstaande onkostendeclaraties

• verrekening van voorschotten en/of te veel betaalde vergoedingen

• afrekening van studiekosten, als hierover afspraken zijn gemaakt

• pensioenaanspraak of spaarregelingen

• vergoeding van juridische kosten (vaak bij vaststellingsovereenkomst).

Het is gebruikelijk om de eindafrekening uiterlijk binnen een maand na het einde van het dienstverband uit te betalen, vaak samen met de laatste loonbetaling.

> lees hier meer over de transitievergoeding

Vraagt je medewerker bij het einde van het dienstverband om een getuigschrift, dan ben je wettelijk verplicht dit te verstrekken. Een getuigschrift kan je medewerker helpen bij het vinden van een nieuwe baan.

In het getuigschrift moet in ieder geval staan:

• welke werkzaamheden je medewerker heeft verricht

• de arbeidsduur per dag of week 

• de start- en einddatum van het dienstverband.

Zonder expliciet verzoek van je medewerker mag je géén informatie opnemen over:

• het functioneren van de medewerker

• de reden van het ontslag

• de manier waarop het dienstverband is geëindigd. 

Je ondertekent het getuigschrift als werkgever.

> lees hier meer over het beëindigen en opzeggen van de arbeidsovereenkomst

Na het einde van het dienstverband ben je verplicht bepaalde personeelsgegevens te bewaren. Hoe lang je gegevens moet bewaren, verschilt per type document. In sommige gevallen is een bewaartermijn wettelijk vastgelegd.  Het uitgangspunt is dat je gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is.

Voorbeelden:

• loon- en fiscale gegevens hebben vaak een bewaartermijn van zeven jaar

• kopieën van identiteitsbewijzen moet je bewaren tot minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan

• gegevens over ziekte en verzuim kennen eigen bewaartermijnen.