Heeft u ooit sollicitanten gegoogled? Best kans dat u dingen te weten bent gekomen die uw beslissing makkelijker hebben gemaakt. Maar let op! Als werkgever mag u online alleen data van sollicitanten verzamelen die ‘noodzakelijk en relevant’ voor de functie zijn. 

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft werkgevers gewaarschuwd: zij mogen de profielen van sollicitanten op social media in principe niet controleren. Dit staat in het rapport over Dataprocessing at Work, die door de Europese privacytoezichthouders is opgesteld (verenigd in de zogeheten Artikel 29-werkgroep).

richtlijnen om sollicitant te checken op social media

Maar publieke gegevens en profielen op social media zijn toch openbaar? Velen denken dat mensen die vrijwillig online informatie delen het recht op privacy opgeven. Toch moeten werkgevers hier voorzichtig mee omgaan. De Artikel 29-werkgroep is van mening dat, alleen omdat het socialmediaprofiel van een persoon publiekelijk beschikbaar is, recruiters die gegevens niet zomaar voor hun eigen doelen kunnen gebruiken. Hiervoor is een juridische grondslag nodig. We geven enkele richtlijnen uit het rapport.

is het onderzoek noodzakelijk en relevant voor de functie?

De eerste vraag die u bij een vacature kunt stellen is de volgende: is het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk en relevant voor de uitvoering van de functie? Vaak is dit niet het geval. Een uitzondering is mogelijk als bijvoorbeeld specifieke risico’s voor specifieke functies in het geding zijn. Alleen dan kan de werkgever een juridische basis onder het zogeheten Article 7(f) hebben om toch op social media van kandidaten te kijken. 

begin op tijd: dus voordat de sollicitatie begint

Wilt u het gedrag van uw sollicitanten op social media toch checken? Meld het dan vooraf. Bijvoorbeeld door het in de vacaturetekst te vermelden. Kandidaten zijn dan gewaarschuwd voordat ze eventueel besluiten te solliciteren.

is het socialmediaprofiel zakelijk of persoonlijk?

U moet  zich - voordat u een socialmediaprofiel van de kandidaat bekijkt - ook afvragen dit profiel voor zakelijke of persoonlijke doelen wordt gebruikt. Dit kan namelijk een belangrijke indicatie zijn voor de wettelijke toelaatbaarheid van het onderzoek. 

ook als de sollicitant toestemming geeft, mag het niet

Zelfs als een sollicitant toestemming geeft hem online te onderzoeken, bijvoorbeeld door ‘vrienden’ op Facebook te worden, mag een werkgever dat niet zonder meer doen. Al lijkt dit op vrijwillige toestemming van de kandidaat, dat is het niet. Er hangt te veel voor hem vanaf en daarom is het geen vrije toestemming zoals de privacywetgeving eist.

geen succes? verwijder de gegevens

Is het duidelijk dat de kandidaat niet bij de organisatie in dienst komt? Dan moet u alle gegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld direct verwijderen conform de sollicitatiecode van de NVP.

een nieuwe wet: de avg

Per 25 mei 2018 vervangt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Vanaf die datum geldt in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving. De AVG zorgt onder meer voor:

  • versterking en uitbreiding van privacyrechten van mensen
  • meer verantwoordelijkheden voor organisaties
  • dezelfde bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes op te leggen.

De nadruk ligt op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden. Overtredingen van deze wet kunnen oplopen tot boetes van 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet.