Volkomen ontspannen van je vakantie genieten… wie wil dat nou niet? Maar als werkgever kan de vakantieperiode van je bedrijf nogal stressvol zijn. Want hoe laat je de zaak netjes en goed georganiseerd achter, zodat je zelf ook zorgeloos op vakantie kunt? En hoe voorkom je dat je in je vakantie last krijgt van de ‘vrijetijdsziekte’? Deze tips helpen je.

met deze 7 tips ga jij zorgeloos op vakantie

  1. zorg voor voldoende personeel
  2. maak heldere afspraken met je vervanger
  3. rond lopende acties en projecten af voor je op vakantie gaat
  4. schuif belangrijke afspraken door tot na je vakantie 
  5. informeer je relaties dat je met vakantie bent
  6. zet e-mailsynchronisatie uit en stel een out-of-office bericht in
  7. voor als je het écht niet kunt laten...

1. zorg voor voldoende personeel 

Of je nu een drukke of rustige periode verwacht, het is belangrijk om voldoende personele bezetting te hebben. Pas dan kun je zelf ook met een gerust hart op vakantie. Voorzie je tekorten? Dan kunnen vakantiekrachten of ander tijdelijk personeel uitkomst bieden. Hoe eerder je dat regelt, hoe beter.

2. maak heldere afspraken met je vervanger 

Bepaal door wie je tijdens jouw vakantie vervangen gaat worden en welke rol je vervanger moet gaan overnemen. Is dat bijvoorbeeld de dagelijkse leiding, het aanspreekpunt voor management of leidinggevenden, of onderhoudt hij ook de contacten met relaties/leveranciers? 
Maak een overdrachtsdocument waarin beschreven staat welke rol en de taken je vervanger overneemt, wat er speelt, wat je vervanger kan verwachten en wat daarmee moet gebeuren.  Zoals:

  • de grenzen aan de rol/taken: wat mag/kan de vervanger wel/niet beslissen/tekenen
  • met welke lopende projecten je nu bezig bent en wat de status is
  • welke klanten nog aandacht nodig hebben
  • welke zaken niet uitgesteld kunnen worden tot na jouw vakantie
  • uitstaande bestellingen, offertes en dergelijke
  • wat er met de e-mails en post moet gebeuren
  • urgente zaken waarvoor je gebeld of gemaild kunt worden (en waarvoor absoluut niet!).

3. rond lopende acties en projecten af voor je op vakantie gaat

Het is niet handig om in de laatste werkweken nieuwe dingen op te starten. Zorg ervoor dat je voor jouw eigen vakantie de tijd neemt om lopende acties en projecten goed af te ronden en over te dragen. En plan - als het mogelijk is - de laatste twee dagen vóór je vakantie geen afspraken meer in. Houd je alleen bezig met afronding van je werkzaamheden en de overdracht aan jouw vervanger.

4. schuif belangrijke afspraken door tot na je vakantie 

Plan nu alvast de afspraken in die na je vakantie zeker aan bod komen. Houd bij het noteren van een afspraak rekening met het voorwerk dat deze afspraak vraagt. En plan je agenda niet van 's ochtends tot 's avonds vol, maar houd ook tijd en ruimte vrij voor een eerste rondje door het bedrijf, bijpraten met medewerkers, onvoorziene afspraken en andere ongeplande zaken. 

5. informeer je relaties dat je met vakantie bent

Informeer vooraf en op tijd collega’s, klanten en leveranciers over je afwezigheid. Laat hen bijvoorbeeld per e-mail weten wanneer je afwezig bent, wanneer je weer terug bent, wie jou vervangt en - indien van toepassing - hoe lopende zaken geregeld zijn tijdens de vakantieperiode.

6. zet e-mailsynchronisatie uit en stel een out-of-office bericht in

Zet de e-mailsynchronisatie op je telefoon en tablet uit voordat je op vakantie gaat. Als het goed is, heb je alles nu netjes overgedragen en weet jouw vervanger wat te doen met eventuele urgente zaken. Stel uiteraard ook een out-of-office bericht in voor alle e-mails. Vermeld in het automatische antwoord wanneer je weer aanwezig bent (plus een dag, zodat je rustig kunt opstarten), wie jouw taken waarneemt en hoe diegene bereikbaar is. 

  • op de site van Microsoft Office staan tips voor het instellen van je mail in Outlook
  • gebruik je Apple Mail? Dan moet je de autoresponder instellen via de website van je e-mailprovider. 

7. voor als je het écht niet kunt laten...

Natuurlijk, het is lastig om de zaak achter te laten en niet te weten wat er speelt. En soms is het ook gewoon nodig om een lijntje met kantoor te houden. Spreek dan een vast tijdstip af waarop je bereikbaar kunt zijn en/of jouw e-mail checkt. Bijvoorbeeld op dinsdag en donderdag tussen 17 en 18 uur. Je hoeft dan niet steeds op je telefoon te kijken ‘voor het geval dat’ en kunt buiten die afgesproken momenten echt genieten van je vakantie. 

prettige vakantie!

Nu is het tijd voor rust en ontspanning. Probeer echt afstand te nemen van het werk. En leg jezelf niet te veel verplichtingen op. Plan bezoekjes aan bezienswaardigheden niet in op de eerste vakantiedagen, maar ruim tijd in om even lekker te niksen. Juist daardoor kan het misschien wel gebeuren dat je de zaken vanuit een ander perspectief ziet. En dat je ideeën krijgt voor nieuwe projecten en mogelijkheden om jouw onderneming te laten groeien. Zo kun je met frisse energie weer aan het werk - maar eerst: genieten!

Ben je nog voor de zomervakantie op zoek naar vakantiekrachten? Randstad verzorgt graag jouw vakantiekrachtenproject. Interesse in vakantiekrachten? Vraag nu vrijblijvend het uurtatief aan.