geschreven door sven rickli

Opstaan, klaarmaken voor werk, forensen, werken op kantoor en weer (voldaan) van het werk naar huis. Tot voor kort zag de werkdag van de gemiddelde Nederlander er zo uit, maar tegenwoordig is de term ‘hybride’ niet meer uit het woordenboek van de hedendaagse medewerker weg te denken. We kunnen dus wel zeggen dat hybride werken de nieuwe realiteit is geworden: uit onderzoek van de FNV (2021) blijkt dat 70% van de Nederlanders thuiswerken wil blijven afwisselen met kantoor, waarvan 1 tot 3 dagen thuis en de rest op kantoor. Ook organisaties zijn enthousiast over deze nieuwe manier van werken, waardoor organisaties niet terugkeren naar hoe het ‘vroeger’ was. Het is trouwens naïef om te denken dat het überhaupt mogelijk is om terug te gaan naar vroeger. We hebben het immers over de toekomst, die zal er altijd anders uitzien. Het is dus zaak om leidinggevenden en medewerkers mee te nemen in de transitie naar een nieuwe realiteit!

Download het whitepaper ‘Focus op Groeikracht’ om nog verder mee in de toekomst van de arbeidsmarkt te duiken.

"de behoefte om elkaar te zien zal altijd blijven."

reboarding

Net zoals bij andere grote veranderingen, moet er echter wel rekening gehouden worden met de verandercapaciteit van de mens. Mensen hebben namelijk tijd nodig om afscheid te nemen van de oude situatie en te wennen aan de nieuwe realiteit. Daarnaast, als we kijken naar gedrag, is de kans vele malen groter dat we in de toekomst gedrag vertonen dat we al duizenden jaren gedaan hebben, dan dat we nieuw gedrag zullen vertonen. Ofwel, de behoeften om elkaar in het echt te zien zal er altijd zijn en blijven. Als organisatie kun je allerlei activiteiten en initiatieven inzetten om medewerkers actief te begeleiden in de transitie van a naar b. Dit proces heet reboarding en helpt om verwachtingen te alignen en zorgt ervoor dat mensen tijdens en na de verandering succesvol kunnen blijven werken. Het fundament voor een succesvolle reboarding is een structuur (werkomgeving) en een cultuur (identiteit) waarin mensen kunnen dealen met veranderingen en zich thuis voelen. Hoe zorg je hiervoor? In dit artikel zullen we praktische tips met je delen voor een succesvolle reboarding van de mensen in jouw organisatie!

succesvolle reboarding

advies 1: mensgericht leiderschap is de basis van mensenkennis en mensenkunde

Succesvolle verandering begint bij mensgericht leiderschap. De top en leiders van een organisatie spelen een belangrijke rol in tijden van verandering, omdat ze een voorbeeldfunctie hebben en altijd een aantal stappen vooruit lopen op de medewerkers. Het is dus hun taak om mensen vanuit psychologische kennis en vaardigheden door de verschillende fasen van de verandercurve te loodsen. Van Overveld (2020) beaamt dit in haar artikel over mensgericht leiderschap in crisistijd en schrijft dat het uitermate belangrijk is dat een leidinggevende psychologische kennis opdoet en dit ook kan toepassen in de praktijk. Sterker nog, ze schrijft dat iedere leidinggevende eigenlijk een goede psycholoog zou moeten zijn.

Een ander belangrijk uitgangspunt in de begeleiding van een leidinggevende is aandacht voor de mens: aandacht voor diens gevoelens, behoeften en wensen. Vanuit deze aandacht voor de mens en de behoeftepeiling die eruit voortkomt, kunnen leidinggevenden vraaggestuurde interventies en initiatieven bieden en de medewerker zo bevlogen en duurzaam inzetbaar houden. De juiste inzichten en interventies zijn dus essentieel om het gedrag van de mens te begrijpen en te beïnvloeden. Daarnaast is het belangrijk om leiderschap niet te standaardiseren, maar te personaliseren. De individuele context van ieder mens is verschillend en de verschillen tussen mensen worden steeds groter. Als leider kun je mensen niet meer allemaal op dezelfde manier aansturen. Ieder mens is uniek en heeft unieke behoeften, zeker vandaag de dag. Het is niet meer zoals vroeger, bijvoorbeeld dat alle fabrieksmedewerkers dezelfde werkoutfit, dezelfde tijden, dezelfde werkomgeving en dezelfde beloning kregen. Het werk is minder functioneel en meer emotioneel geworden. Het is dus de taak van de leidinggevende om meer op het emotionele te focussen: de relatie i.p.v. de inhoud. De inhoud hebben de medewerkers meestal wel onder de knie, het is de vraag hoe je er als leidinggevende voor kunt zorgen dat de medewerker kan excelleren en verbonden blijft met de organisatie (vanuit welke locatie dan ook).

"mensen kunnen succesvol, bevlogen en zelfstandig blijven werken, vanuit welke locatie dan ook."

advies 2: leid medewerkers op in persoonlijk leiderschap

De nieuwe manier van werken is vluchtiger en complexer. Als organisatie en mens moet je je continu kunnen blijven aanpassen - en ook nog eens op een hoog tempo. Er wordt dus een hogere mate van wendbaarheid van de hedendaagse medewerker verwacht en deze dient dus over andere vaardigheden te beschikken dan voorheen. Het is de taak van de organisatie om de mens zo op te leiden dat deze kan functioneren in het hybride landschap. De focus van deze scholing moet liggen op persoonlijk leiderschap, zodat mensen de autonomie kunnen nemen om hun eigen werk en leven zo goed mogelijk in te richten.

Mensen moeten bijvoorbeeld (opnieuw) leren om proactiever en zelfstandiger te werken, omdat ze niet meer elke dag naast hun collega’s op kantoor zitten. Ze zullen hun collega’s dus proactief moeten benaderen bij vragen. Daarnaast is het belangrijk om mensen te trainen en de juiste tools te bieden om actief te blijven verbinden met hun collega’s. Als organisatie kun je mensen bijvoorbeeld stimuleren om een virtuele koffie-afspraak in te plannen en zo informeel te verbinden tijdens thuiswerkdagen. Verder is het van vitaal belang dat mensen de regie over hun eigen leven en agenda nemen, zodat ze hun tijd (zelf) zo efficiënt mogelijk indelen. Tenslotte zijn thema’s als vitaliteit, werk-privébalans, grenzen en focus ook erg waardevol om mensen in op te leiden. Het effect? Mensen kunnen succesvol, bevlogen en zelfstandig blijven werken, vanuit welke locatie dan ook.

virtuele koffie-afspraak

advies 3: investeer in een reboardingprogramma met de focus op leef- en werkstijl

Met de veranderende dynamiek tussen thuiswerken en werken op kantoor, ontstaat er een nieuwe organisatiecultuur waarin thuis een belangrijke factor is. De ultieme balans tussen thuis en kantoor biedt namelijk veel kansen. Denk aan de kinderen naar school brengen voor de werkdag, thuis lunchen met je partner/gezin, een ochtendwandeling maken, de was even ophangen of bij een collega thuis gaan werken. Allerlei voorbeelden die een positieve impact hebben op iemands professionele en persoonlijke leven, maar deze nieuwe cultuur brengt wel veel verandering met zich mee. Deze verandering zorgt ervoor dat mensen opnieuw kennis dienen te maken met de organisatie. Je kunt mensen in feite zien als nieuwe medewerkers.

Een reboardingprogramma, waarin je mensen ondersteunt in de verschillende fasen van de verandercurve, is een ideale manier om mensen bevlogen te houden en ze te helpen ombuigen naar een andere leef- en werkstijl. Dit programma kan ingericht worden aan de hand van een behoeftepeiling onder de medewerkers, zodat iedereen in de organisatie de mogelijkheid heeft zijn/haar behoeften, wensen en ambities kenbaar te maken: een nieuwe organisatie bouw je immers samen. Daarnaast, dragen de juiste communicatie en hr-activiteiten significant bij aan een snelle acceptatie van de nieuwe realiteit en zijn mensen sneller geneigd om actief bij te dragen aan de nieuwe ambities.

"je moet van contact naar connectie."

advies 4: ga aan de slag met thema’s als diversiteit, inclusie, geborgenheid en verbinding

In afwachting van de resultaten (en implementatie) van het behoefteonderzoek, kun je als organisatie alvast aan de slag gaan met thema’s als diversiteit, inclusiviteit, geborgenheid en verbinding. Één van de primaire behoeften van de mens is immers verbinding en men gaat graag een aantal dagen per week naar kantoor om daar functioneel en emotioneel te verbinden. Kwantitatief is er echter minder tijd om (fysiek) met elkaar te verbinden, waardoor de kwaliteit van het samenwerken automatisch een belangrijkere factor wordt.

Om de kwaliteit van relaties te verhogen, moet je van contact naar connectie. Contact is onderlinge communicatie en connectie gaat over op een diepere laag verbinden met een ander. Als organisatie dien je je dus te focussen op de kwaliteit van relaties en de juiste omgeving te creëren waarin mensen zich thuis voelen en zo kunnen verbinden op een diepere laag.

Diversiteit, inclusie en geborgenheid zijn belangrijke factoren om mensen zich op alle vlakken thuis te laten voelen in de organisatie. Een organisatiecultuur waarin mensen sociaal en loyaal zijn naar elkaar, staat voor een organisatie waar mensen willen werken. Op een feest waar niemand staat te dansen, wil je immers niet zijn, dus dan zoek je verder naar een plek waar het wel gezellig is. Als hr-afdeling wil je dus zorgen dat iedereen welkom is op het feestje (diversiteit), iedereen meedanst op het feestje (inclusie) en iedereen zich thuis voelt op het feestje (geborgenheid). Zo kun je het werk een plek maken waar je je echt thuis voelt. Want als het op het werk nog fijner is dan thuis, dan komt men ook vaker naar werk.

advies 5: meten is weten en weten is meten

Zodra medewerkers zijn meegenomen in de nieuwe organisatiecultuur en -structuur, is het belangrijk om data te verzamelen. Zo is het mogelijk om regelmatig te meten wat er goed gaat in de employee journey en waar de knelpunten liggen. Een goed datagedreven hr-beleid is gefundeerd op drie factoren: doorlopende metingen, doorlopende gesprekken en continue verbetering. Door dit beleid te volgen, kan data helpen om een datagedreven strategische visie op te stellen (voor zowel de korte als lange termijn). Indien je dus wilt weten hoe het met de mensen gaat, dan moet je dit meten en hier dan het echte gesprek over voeren met elkaar en dat vertalen naar acties. Die acties moet je vervolgens weer borgen door de effecten te meten.

Hr-managers moeten datagedreven hr-professionals toevoegen aan het team, zodat kwantitatieve kennis ingezet kan worden om de juiste mensgerichte beslissingen te maken. Nu kan ik me voorstellen dat dit een grote stap is, voornamelijk omdat minder dan de helft van de hr-managers nog maar bezig is met Analytics, toch zorgen kleine aanpassingen voor grote veranderingen. Klop dus eens aan bij andere afdelingen in de organisatie, die al bezig zijn met data, denk bijvoorbeeld aan marketing of finance.

Geïnteresseerd in een verdere verdieping? Download het whitepaper ‘Focus op Groeikracht’.

bronnen

  • kager, j. (2021, 29 juni). Thuiswerken blijft, slechts één op tien werknemers wil helemaal terug naar kantoor. FNV. 

  • van overveld, s. (2020, 28 oktober). Mensgericht leiderschap maakt hét verschil in crisistijd. Nolost.

download het whitepaper Groeikracht