Gemeente Dordrecht - Projectsecretaris

Wat ga je doen als Projectsecretaris?

Als projectsecretaris bij de gemeente Dordrecht ben jij een strategische denker én doener. Je vervult een inhoudelijk sturende en adviserende rol binnen bestuurlijk complexe projecten en programma’s.

De projectmanager zoekt een rechterhand die pro-actief meedenkt, adviseert en uitvoert, daar waar het gaat om signaleren en plannen van het project en verschillende taken oppakt als projectsecretaris. Het gaat onder meer om:

Je bent sparringpartner van de projectmanager, je bewaakt de voortgang van het project en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van bestuurlijke overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken stakeholders initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaakt deadlines;
Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie van diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
Je signaleert risico's tijdig en betrekt de juiste mensen bij beslissingen;
Procesbewaking en meeschrijven aan project- en projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante projectdocumenten;
Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project en programma-organisatie.

Als Projectsecretaris speel je een centrale rol in onze meest impactvolle en actuele projecten. We verwachten daarin de flexibiliteit om mee te bewegen. Denk hierbij nu aan projecten op het gebied van de Energietransitie, de ontwikkeling van Amstelwijck en het belangrijke thema Preventie met Gezag.

Functie-eisen

Wat neem je mee als Projectsecretaris?

Werken in projecten en programma’s is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht.

Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn.

Je bent proactief en denkt mee om het project te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.

Verder:

Beschik je over een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur richting bestuurskunde en/of projectmanagement
Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in eenzelfde functie, ervaring binnen de gemeente heeft een pré;
Heb je ruime ervaring met verslaglegging en ziet de meerwaarde hiervan in jouw rol/functie;
Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Het vermogen om complexe informatie helder te formuleren in diverse stukken zijn van essentieel belang;
Een sterke persoonlijkheid en overtuigingskracht om effectief te kunnen communiceren met diverse belanghebbenden binnen het bestuurlijk domein;
Je bent een projectgerichte professional die gedreven is door resultaten en verbinding.

Arbeidsvoorwaarden

Functie: Projectsecretaris

Aantal uur: 32-36 uur per week

Start: z.s.m. in overleg

Duur: 12 maanden, overname mogelijk na 1400 gewerkte uren.

Tarief: conform schaal 9. afhankelijk van de ervaring

Deadline vacature: 21-10 09:30

Bedrijfsinformatie

Waar kom je te werken Projectsecretaris?

Bij iPM, het intergemeentelijk programma- & projectmanagementbureau van de gemeente Dordrecht. Hier werken ongeveer 150 enthousiaste professionals, waaronder project- en programmamanagers, project-/programmasecretarissen en -adviseurs en project-/programmamedewerkers aan complexe, multidisciplinaire en integrale programma's en projecten in het fysieke, economische en sociale domein binnen Dordrecht en de Drechtsteden.

Samen zijn we verantwoordelijk voor het leiden en ondersteunen van uitdagende programma’s en projecten binnen de Gemeente Dordrecht en de Drechtsteden, die diverse disciplines omvatten. Je gaat aan de slag vanuit een dynamisch team van 25 project- en programmasecretarissen en -adviseurs. Hoewel je zelfstandig aan projecten en/of programma's werkt, staan we altijd klaar om elkaar te helpen, kennis te delen en ons vak verder te professionaliseren.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.