Ben jij iemand die zich graag concern breed inzet, dwars door alle clusters heen? Werk jij graag aan complexe en integrale opgaven, samen met interne en externe partners? Weet jij een passende en professionele methodiek in te zetten en tegelijkertijd vanuit een flexibele houding en vernieuwende blik aan opgaven te werken? Dan is deze functie voor jou!

Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma. Je zorgt ervoor dat de project- of programmamanager een sparringpartner heeft waar hij op kan steunen. Naast dat je breed inzetbaar bent, neem jij je eigen kennisaccent en kwaliteiten mee in de opgaven. Je bent inhoudelijk betrokken, kan daarin adviseren en weet taken zelfstandig op te pakken. Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:

Produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.

Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.

Aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet daarmee regie te voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces

Bewaakt de voortgang van het project of programma op het gebied van de GOTRICK-aspecten, rapporteert daarover en adviseert de project- of programmamanager over de beheersing daarvan

Vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma

Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.

Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project of programma en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.

Jouw profiel

Om te beginnen heb je affiniteit met het werken op korte opdrachten in wisselende contexten en blink je uit in flexibiliteit/aanpassingsvermogen. Je maakt snel de inhoud eigen, weet van aanpakken en je beweegt makkelijk in een politiek- bestuurlijke omgeving. Je weet zelfstandig de regie te voeren en de voortgang en planning te bewaken. Je hebt een breed netwerk en weet makkelijk contacten te leggen waarmee je jouw netwerk verrijkt. Je toont lef in de uitvoering van opdrachten. Waar nodig geef je gevraagd en ongevraagd advies. Je bent communicatief vaardig, analytisch sterk en je denkt in oplossingen. Verder beschik je over:

Functie-eisen

Meerdere jaren aantoonbare ervaring als projectsecretaris op tactisch/operationeel niveau (dit is geen instapfunctie);

Minimaal HBO/WO werk- en denkniveau;

Gedegen kennis van project- en programmamanagement;

De motivatie om jezelf te blijven ontwikkelen.

Arbeidsvoorwaarden

Een bruto maandsalaris marktconform CAR-UWO

Je krijgt dus:

12 x je maandsalaris
Een 13e maand die periodiek naar rato wordt uitgekeerd
8,33% vakantiegeld berekend over 12 maandsalarissen

Contractvorm

Minimaal een jaarcontract, waar we graag toewerken naar een onbepaalde tijdscontract

Je krijgt altijd 100% van jouw salaris betaald gedurende jouw arbeidsovereenkomst

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Pensioen Plus regeling (opbouw vanaf dag 1)
Jaarlijks netto €3500,- opleidingsbudget
Netto €750,- om jouw thuiswerkplek in te richten
Mogelijkheid tot bonussen
25 vakantiedagen per jaar o.b.v. 40 uur
Reiskostenvergoeding
Thuiswerkvergoeding

Bedrijfsinformatie

De organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.