Administratief medewerker publiekszaken

Voor de gemeente Hilversum zijn wij op zoek naar een ervaren administratief medewerker voor de afdeling Publiekszaken. Binnen de afdeling Publiekszaken wordt al het klantcontact inzake vergunningen en meldingen verzorgd van onze inwoners. Hier onder vallen alle vormen van toezicht en adequate, consequente (juridische) handhaving. Om de inwoners van de gemeente Hilversum snel en passend antwoord te kunnen geven, vergunningen te verlenen en tegemoet te komen in hun verzoeken is een goede administratieve ondersteuning van groot belang.

Dit is een functie voor 3 dagen per week, waarbij de gewenste startdatum 17 november is. De positie is vrijgekomen wegens zwangerschapsverlof en is voor 3-6 maanden. De werktijden zijn 08.30 - 17.00 en thuiswerken is mogelijk

Als administratief medewerker bewaak en monitor je diverse processen en systemen. Je zorgt bijvoorbeeld dat de aanvragen voor omgevingsvergunningen worden gecheckt op volledigheid en de verleende vergunningen ‘verzendklaar’ worden gemaakt. Verder zorg je voor het registeren van ingekomen aanvragen en meldingen. Je wijst meldingen in het zaaksysteem toe aan de juiste collega en je maakt nieuwe zaken aan. Verder werk je uit de algemene inbox.

Ook draag je zorg voor het beheer en bewerken van diverse bestanden en systemen. Pleio, Bluebeam, Octobox, Cetrix, Teams en Koop zijn systemen waar je mee werkt. Tevens bied je administratieve ondersteuning op het brede werkterrein van de afdeling Publiekszaken. Dit is onder andere door het maken van aantekeningen bij vergaderingen, het kopiëren en verzenden van stukken en het afhandelen van inkomende telefonie.

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfsadministratie, managementassistent of secretariële vaardigheden;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van administratieve ondersteuning;
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Je kunt goed omgaan met geautomatiseerde administratie- en beheersystemen;
• Je hebt brede kennis van Microsoft Office;
• Ben je stressbestendig en werk je nauwkeurig;
• Heb je een dienstverlenende en leergierige houding;
• Kun je opdrachten snel scherp krijgen en denk je mee over een effectieve aanpak.

Hier ga je mee aan de slag:

• Het bewaken van processen en systemen;
• Aanvragen voor omgevingsvergunningen checken op volledigheid;
• Verleende vergunningen verzendklaar maken;
• Registeren van ingekomen aanvragen en meldingen;
• Bijhouden van het zaaksysteem;
• Notuleren bij vergaderingen;
• Afhandelen van binnenkomende telefonie;

Je komt terecht in team Toezicht, cluster administratief & secretarieel. Dit team is onderdeel van de afdeling Publiekzaken. De afdeling is de brug van en naar onze inwoners en het gezicht van de gemeente. Binnen team Toezicht houden we toezicht op bouw- en milieuvergunningen en leveren we administratieve ondersteuning aan de teams binnen de afdeling publiekzaken. Binnen het team heerst een informele sfeer met korte lijnen. We zorgen met elkaar voor een goede afstemming en reflectie.

• Volledige OV-reiskostenvergoeding;
• Salaris volgens CAO gemeenten;
• Gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Herken jij jezelf in bovenstaand profiel? Solliciteer dan snel via de knop, dan nemen wij contact met je op!

Loïs Eikens

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.