Ambtelijk secretaris

Ben je een integere en ervaren secretaris die zowel coördinerende, organisatorische en administratieve ondersteuning biedt? Wil jij een actieve rol in het geven van onafhankelijke adviezen aan de schoolmedezeggenschapsraden en tegelijkertijd de uitdaging aangaan om snel te schakelen in een dynamische omgeving? Dan hebben wij een interessante vacature voor je als ambtelijk secretaris bij de Hanze.

De functie vraagt om zelfstandigheid en initiatief, maar je bent tegelijkertijd een teamspeler die gemakkelijk schakelt met collega's. Je hebt het vermogen om autonoom te werken, maar weet ook wanneer samenwerking en bemiddeling nodig zijn. Wat breng je verder mee?

• HBO werk- en denkniveau en relevante ervaring als ambtelijk secretaris of management assistent, waarbij ervaring binnen het onderwijs een waardevolle aanvulling is
• uitstekende vaardigheden op het gebied van adviseren en coachen
• uitstekende communicatieve vaardigheden, met name in het helder overbrengen van informatie naar diverse doelgroepen, zowel in het Nederlands als bij voorkeur het Engels
• een groot aanpassingsvermogen en goed ontwikkeld organisatietalent
• flexibele beschikbaarheid, afgestemd op de diverse vergadermomenten; met name op dinsdag en woensdag en nog een moment flexibel in te zetten

Je zou kunnen zeggen dat je als ondersteuner van de Schoolmedezeggenschap (DMR) maakt dat de raadsleden (medewerkers en studenten) hun werk zorgelozer kunnen doen. Doordat ze geen omkijken hebben naar ondersteunende taken, kunnen ze zich concentreren op datgene waar het werkelijk om gaat: invloed uitoefenen. Je verzorgt de ondersteuning voor twee raden en vanaf dag één ben jij hun steunpilaar. Verslagen maken, brieven schrijven, opstellen agenda's en roosters, notuleren van vergaderingen, voorbereiden van besluiten, bewaken van afspraken en procedures, maken van dossiers, bijhouden van het digitale archief en verstrekken van informatie aan interne en externe belanghebbenden over de DMR: jouw raadsleden hebben er geen omkijken meer naar.
In deze rol ben je niet alleen ondersteuner, maar ook een adviseur en coach voor zowel het dagelijks bestuur als de raadsleden. Jij zorgt ervoor dat zij optimaal kunnen presteren in hun functies. Bovendien ga je, samen met de andere ambtelijk secretarissen, verder dan alleen de ondersteuning van de raden. Je speelt een actieve rol bij het organiseren van medezeggenschapsverkiezingen en het verzorgen van scholing.
Kortom, als ambtelijk secretaris DMR ben jij de spil van de medezeggenschap, waarmee je een cruciale rol speelt in het vormgeven van de besluitvorming en het succes van de hele medezeggenschap.

Je valt onder het Stafbureau Facilitair Studentzaken van de Hanzehogeschool. Functioneel rapporteer je aan de voorzitter(s) van de DMR, terwijl je hiërarchisch onder de Manager Studentzaken valt. De medezeggenschap binnen de Hanze is in beweging. Het optimaal invulling geven aan en positionering ervan is onderwerp van gesprek. Je krijgt alle ruimte om je expertise in te zetten en te handelen naar eigen inzicht. Verder kun je rekenen op fijne collega's. Het gaat om een aanstelling voor 0,5 fte voor de duur van zwangerschapsverlof van 1 december tot half april 2026. Hierin zitten in december 2 weken overlap met de huidige ambtelijk secretaris om in te werken en zaken over te dragen.

Wil je graag in contact komen met ons om jouw wensen te bespreken? Solliciteer dan snel en vergeet niet jouw cv mee te sturen!

Jolanda van de Graaf

senior intercedent

Nog vragen? Neem gerust contact met me op. Mijn werkdagen zijn maandag t/m donderdag.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.