Secretaresse

Ben jij een organisatietalent met een proactieve houding? En wil jij het verschil maken in een dynamische omgeving? Dan is deze tijdelijke functie als clustersecretaresse bij de Provincie Limburg iets voor jou! Voor een periode van zes maanden zoeken wij ter vervanging van zwangerschapsverlof een gedreven collega die de cluster- en programmamanagers volledig ontzorgt.

Jij bent de collega die we zoeken als je:

• Energie krijgt van het ondersteunen van anderen en blij wordt van het organiseren van complexe agenda’s.
• Handig bent met MS Office (Outlook, Word, Excel) en moeiteloos je weg vindt in digitale werkomgevingen zoals Teams, SharePoint en iBabs.
• Zowel zelfstandig kunt werken en beslissingen nemen, als een echte teamspeler bent.
• Proactief meedenkt, servicegericht bent en altijd een stap vooruit kijkt.
• Snel kunt schakelen en flexibel bent.
• Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding hebt.
• Aantoonbare werkervaring hebt als secretaresse.
• Sterk bent in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie in het Nederlands.

Als clustersecretaresse ben je de onmisbare schakel in de dagelijkse gang van zaken. Je beheert de complexe agenda’s van managers en zorgt ervoor dat alle afspraken en documenten tot in de puntjes zijn geregeld. Je plant, organiseert en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken. Jouw takenpakket is breed en afwisselend:

• Agendabeheer: Je beheert proactief de agenda’s van de managers en zorgt voor een efficiënte planning van afspraken en overleggen.
• Secretariële ondersteuning: Je ontzorgt de (cluster)managers op secretarieel gebied, van telefoonbeheer en het noteren van actiepunten tot het versturen van e-mails en het boeken van vergaderruimtes.
• Bestuurlijke overleggen: Wekelijks bereid je samen met je collega-clustersecretaresses de agenda’s voor van bestuurlijke overleggen en zorg je dat alle benodigde stukken op de juiste plek staan.
• Administratieve taken: Je houdt de personeelsadministratie op orde (ziek- en herstelmeldingen, jaargesprekken), regelt recepties bij jubilea, verwerkt post en bestelt benodigdheden voor de werkplekken.
• Ontvangen van bezoekers: Je bent het visitekaartje van de provincie en ontvangt bezoekers op gastvrije wijze.

Als clustersecretaresse word je onderdeel van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). S&A is dé ondersteunende kracht achter gedeputeerden, directie, managers en clusters.
In jouw rol werk je binnen een hecht team van 9 clustersecretaresses. Samen zijn jullie
de onmisbare schakel voor de (cluster)managers van de Provincie Limburg – jullie
houden de boel soepel draaiend, elke dag opnieuw.

Interesse? Solliciteer dan snel! Stuur een motivatie mee en we nemen contact met je op.

Nienke, Lianne en Lonneke

Intercedent

Wil je meer weten? Dan kan je ons altijd bellen. Maar heb je je keuze al gemaakt? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via onderstaande button.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.