bestuurssecretaresse gemeente Weert

Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van bestuurders en directie? Dan hebben wij een mooie opdracht voor jou bij de gemeente Weert.

We willen je graag leren kennen als jij:
Het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden. Je werkt secuur, stelt prioriteiten en zorgt voor rust in de agenda's van de bestuurders. Met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda's en acties, verloopt alles soepel. Je bent proactief en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden. Je weet goed aan te voelen wat een bestuurder of directielid nodig heeft. Daarnaast communiceer je representatief en assertief, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Je weet hoe je moet functioneren in een omgeving met veel vertrouwelijke informatie. Systemen kun je snel eigen maken.
Het is helemaal fijn als jij:

• Aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een bestuurssecretariaat.
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst.
• Zelfstandig kunt werken, snel schakelt en goed prioriteiten kunt stellen in een dynamische omgeving.
• Je flexibel bent in de uren en dagen die je kunt werken.
• Veel ervaring hebt met bestuurlijke besluitvormingsprocessen, zowel in de voorbereiding als in de afhandeling.

Hoe ziet een werkdag eruit?
“Je start je laptop op en in je mail staan een heleboel verzoeken van collega’s en externe partijen die een afspraak willen met de directieleden. Je gaat elke keer weer op zoek naar een gaatje in hun agenda’s. Je zorgt er ook voor dat een vergaderplek en andere faciliteiten zijn geregeld, zodat een directielid zich op de afspraak kan richten. Ondertussen komt een directielid even binnengelopen, die een aantal verzoeken heeft of gewoon even wil vragen hoe het met je gaat. Besef dat je veruit het meeste van je tijd bezig bent met het inplannen of wijzigen van afspraken.
Terwijl de verzoeken via de mail of bij je werkplek binnenkomen, moet je er ook voor zorgen dat de vergaderstukken voor de directie zijn aangeleverd, in het goede systeem zijn geplaatst en dat besluiten goed verwerkt worden. Met de directiesecretaris heb je een afspraak waarin je controleert of de agenda voor de vergadering van het college van burgemeester en wethouders compleet is en verstuurd mag worden.
Goed om te weten is dat je als secretarieel medewerker bestuur in Weert niet aansluit bij vergaderingen en dat je ook niet notuleert; je bent dus vooral bezig om elke dag een complexe puzzel op te lossen”.
Jij maakt het verschil door:

• Als secretariële rechterhand van directieleden deadlines en prioriteiten te bewaken.
• Het eerste aanspreekpunt te zijn voor interne en externe contacten van de directieleden.
• Complex agendabeheer uit te voeren en keuzes te maken in prioriteiten en planning.
• Inkomende post en e-mail te verwerken.
• Vergaderstukken (laten) voorbereiden, te coördineren en in de systemen te plaatsen.
• Administratief te ondersteunen in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in de voorbereiding als in de nazorg.

De gemeente Weert is groot genoeg voor voldoende uitdaging, klein genoeg om écht iets voor elkaar te kunnen krijgen. Ze werken hier samen aan een prettige en groene woonstad voor iedereen. En het begint allemaal bij jou: je kunt hier doen waar jij goed in bent.

• in verbinding
• van betekenis
• innovatief

Interesse? Solliciteer dan snel! Stuur een motivatie mee en we nemen contact met je op.

Lianne, Nienke en Lonneke

Intercedenten Secretarieel ZO

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.