Ben je een organisatorisch talent met een scherp oog voor detail en een passie voor vooruitgang? Lijkt het je leuk de rechterhand van een CEO te zijn, waar geen dag hetzelfde is en jouw inbreng direct impact heeft?
Wij zoeken een proactieve en daadkrachtige secretaresse die verder kijkt dan de klassieke PA-rol. Je wordt de spil in de directie: verantwoordelijk voor het creëren van overzicht, het bewaken van voortgang en het aansturen van acties. Verwacht een dynamische functie waarin je strategisch meedenkt, projecten managet en ervoor zorgt dat de CEO zich volledig kan richten op kerntaken.
Klaar om de dagelijkse dynamiek van deadlines, projecten en teamverantwoordelijkheden te beheren? Lees dan verder!
- Salaris op basis van ervaring
- 32 tot 40 uur per week
- Tijdelijk met uitzicht op vast contract
- Uitdagende functie met veel verantwoordelijkheden
- Groeiende organisatie in Hoogvliet
- Divers takenpakket
Voor de functie van secretaresse ben je een natuurlijke regisseur die gedijt bij het creëren van structuur en overzicht, altijd met het oog op voortgang. Je denkt graag mee op strategisch niveau, maar deinst er niet voor terug om je te verdiepen in de nodige operationele details. Je kunt op jou rekenen als een betrouwbare sparringpartner voor de CEO en een onmisbare schakel binnen het team.
Bovendien:
- Een aantal jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
- Aantoonbare ervaring met projectmanagement (Prince2, Agile, Lean of vergelijkbaar);
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren in complexe omgevingen;
- Sterke communicatieve vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling;
- Discreet, betrouwbaar en in staat om met vertrouwelijke informatie om te gaan;
- Proactieve werkhouding en oplossingsgericht denkvermogen;
- Ervaring met tools zoals MS Office, projectmanagementsoftware (bijv. Asana, MS Project, Planner), en dashboards (bijv. Power BI).
Als secretaresse ben je een essentiële schakel en bied je proactieve ondersteuning aan de CEO. Je belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:
- Je beheert de complexe agenda van de CEO, stelt prioriteiten en filtert belangrijke communicatie;
- Je coördineert lopende projecten binnen de directie. Dit omvat het bewaken van deadlines, deliverables en actiepunten om een soepele voortgang te garanderen;
- Je fungeert als de primaire schakel tussen de CEO en directe rapporten, volgt afspraken op, vraagt statusupdates op en escaleert waar nodig;
- Je bereidt vergaderingen grondig voor door relevante documenten, rapportages en actieoverzichten te verzamelen;
- Je signaleert proactief knelpunten en draagt passende oplossingen aan om efficiëntie te bevorderen;
- Je onderhoudt een duidelijk overzicht van strategische initiatieven en zorgt voor tijdige voortgangsrapportages;
- Je ondersteunt bij het opstellen van presentaties, rapportages en besluitvormingsdocumenten.
Je gaat werken bij een veelzijdig bedrijf dat gespecialiseerd is in service en technische ondersteuning.
- Hoogvliet Rotterdam;
- Reiskostenvergoeding;
- Pensioenregeling;
- Groeiende organisatie.
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!