officemanager

De functie van Office manager valt binnen het Programma Defensie Open op Orde (DOO). Het programma heeft een looptijd van 2021-2026 en heeft als doel om invulling te geven aan projecten en activiteiten waarmee het ministerie van Defensie invulling geeft aan de maatregelen uit de kabinetsreactie Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) (en additionele moties). De functie valt binnen het programmabureau DOO. Dit is het team dat zich bezighoudt met programma-overkoepelende zaken en integratie. Hiertoe behoren aspecten als (financiële) planning, verantwoording/rapportage, personeelszaken,
facilitair, parlementaria en advisering en ondersteuning van de (plaatsvervangend)
directeur

Als ervaren officemanager weet je goed hoe je overzicht houdt, wat je doet en hoe je keuzes maakt. Je hebt 5 jaar ervaring als officemanager, als management assistent of een andere vergelijkbare functie. Daarbij is het van belang dat je hebt gewerkt in een bestuurlijke/beleidsomgeving: binnen een politiek sensitieve context.

• MBO werk- en denkniveau niveau 4 in de richting Secretariële opleiding (Schoevers);
•  Aantoonbare goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint;
•  Aantoonbare kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
•  Aantoonbare algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
•  Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
•  Aantoonbare vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties);
•  Aantoonbare vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;

Met het programma DOO wordt ook uitvoer gegeven aan inrichtingsprincipes in de Defensievisie 2035 door als Defensieorganisatie 'Transparant en zichtbaar in een betrokken samenleving te zijn' en door 'het Verbeteren en bereiken van een gezaghebbende informatiepositie'. Dit laatste wordt bereikt door een goede informatiehuishouding, als backbone van de Defensieorganisatie en daarmee een randvoorwaarde voor Informatie Gestuurd Werken (IGW) en Informatie Gestuurd Optreden (IGO).

• Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden;
•  (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
•  (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken
•  Coördineert complexe informatiestromen;
•  Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;

De functie valt binnen het programmabureau DOO. Dit is het team dat zich bezighoudt met programma-overkoepelende zaken en integratie. Hiertoe behoren aspecten als (financiële) planning, verantwoording/rapportage, personeelszaken, facilitair, parlementaria en advisering en ondersteuning van de (plaatsvervangend) directeur

Klinkt dit als jouw droombaan? Solliciteer dan nu! Let op: Een positieve uitslag van een veiligheidsscreening is vereist voordat je kunt starten.

Defensie team Randstad

Defensie team Randstad

Vragen over deze vacature of functie? Neem gerust contact op.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.