Management assistent

Houd je ervan zelfstandig secretariële en organisatorische werkzaamheden uit te voeren voor het facilitaire team en haar teamleider? Weet jij goede contacten te onderhouden en snel je weg te vinden in een organisatie? Kloppen mensen graag bij jou aan en weet jij afspraakaanvragen goed op waarde te schatten?
Lees dan snel verder wat wij jou te bieden hebben!

Herken jij jezelf hierin?
Je bent allround administratief onderlegd, betrouwbaar en accuraat, zelfstandig en je kan ook goed kunnen
samenwerken en hospitality zit in je DNA! Daarnaast ben je proactief en behulpzaam, zelf organiserend en nieuwsgierig en een doorbijter.

• Mbo 4 werk- en denkniveau
• Vaardigheid in het analyseren van gegevens
• Theoretische en praktische kennis van administratieve procedures en voorschriften
• Ervaring met het gebruik van de PC en MS Office programma’s

Hoe je werkdag eruit zal zien?
Na een kopje koffie, begin je de dag met dagstart van het facilitair team. Hospitality is het gespreksonderwerp, elke dag zetten we ons in om een fantastische dag aan de student te bezorgen. De onverwachte verschuivingen in de agenda van je teamleider heb je al verwerkt en je boekt nog even snel de parkeerplaats voor die externe afspraak. In de middag heb je een online meeting met een collega over het bestellen van bedrijfskleding; jij hebt er namelijk al even over na gedacht en dit kan veel slimmer! Ook start er een pilot voor de inzameling van statiegeldflesjes, jij hebt het tot in de details uitgeplozen en zorgt voor de inkoop van de inzameltonnen en hebt met MarCom afgestemd dat het juiste formaat logo bij de leverancier terecht komt. Collega’s staan regelmatig aan je bureau of weten je via Teams te vinden voor een vraag of verzoek.

• Je verzorgt op proactieve en zelfstandige wijze de volledige administratieve en organisatorische ondersteuning van het facilitaire team en portefeuilles.
• Je denkt mee over verbetervoorstellen en stroopt graag de mouwen op om deze door te voeren.
• Je ondersteund in (kleine) projecten en bent ook niet bang om hierin verantwoordelijkheid te nemen.
• Je houdt proactief de administratieve systemen bij op het gebied van inkopen, facturen en personeelsadministratie. (AFAS)
• Je beheert de agenda, beoordeelt de urgentie van aanvragen en plant afspraken in voor de teamleider.
• Stagnaties hierin los je zelfstandig op.
• Je verricht correspondentie en tekstverwerkingswerkzaamheden, je vindt het leuk om slim gebuik te maken van de (online) tools zoals sharepoint, forms, excel etc.
• Je bent een graag geziene collega, het team kan bij je terecht met hun vragen en jij bent degene die alert is op lief en leed acties.

Je komt terecht in een goed functionerende en bekende onderwijsinstelling met meerdere locaties. Jij zult werkzaam zijn op de locaties Woerden en met name Gouda.
Binnen de organisatie zijn zo'n 1.700 gedreven collega’s werkzaam met een schat aan kennis en ervaring. Verbinding staat daarbij centraal: tussen studenten, docenten, de regio en de samenleving als geheel.

Ben je enthousiast geworden? Wat leuk, laat dan direct je gegevens achter. Heb je nog vragen? Bel dan gerust!

Team onderwijs west

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.