Om ons bestel- en factuurverwerkingsproces te optimaliseren, is Randstad Groep Nederland (waaronder Randstad Nederland bv, Tempo-Team Group bv en Yacht bv) en Randstad N.V. medio oktober 2017 de software van Esize gaan gebruiken. Dit is een “Purchase to Pay” systeem waarmee bestellingen en facturen worden gecombineerd met de contracten met de leveranciers. Dit zorgt ervoor dat Randstad meer controle kan hebben over haar uitgaven en contractuele afspraken met de leveranciers.
Medewerkers van Randstad plaatsen bestellingen voor producten en diensten in dit nieuwe systeem. Deze bestelling gaat vervolgens door het goedkeuringsproces en wanneer de bestelling is goedgekeurd wordt deze vervolgens bij de desbetreffende leverancier geplaatst.
Door het systeem wordt een ordernummer gecreëerd wat de leveranciers op hun factuur dienen te vermelden. Met de gegevens wordt deze factuur gematcht met de order. Wanneer deze twee overeenkomen zal de betaling plaatsvinden binnen de 30 dagen betalingstermijn. Als er geen match is zal de factuur opgehouden worden en contact worden gezocht met de desbetreffende leverancier. Dit proces zorgt ervoor dat Randstad en haar leveranciers veel tijd en kosten kunnen besparen.
e-mailadres
- je facturen stuur je per e-mail. Je stuurt ze dus niet naar je contactpersoon
- vragen over (de betaling van) je facturen? Stuur dan een e-mail naar de crediteurenadministratie.
ordernummer
Je krijgt per mail een order inclusief ordernummer van ons. Bekijk hier ons voorbeeld. Het ordernummer vermeld je op de factuur en je vervangt de kostenplaats en kostensoort. Het is niet mogelijk verzamelfacturen te sturen welke betrekking hebben op meerdere ordernummers. Facturen gaan - voor een snellere verwerking - per order.
Let op: als je nog openstaande facturen hebt zonder ordernummer, dienen deze wel voorzien te zijn van kostenplaats en kostensoort.
factuur als xml-bestand
Naast pdf, kun je de facturen ook als XML-bestand opsturen. Een factuur als XML-bestand zorgt voor een snellere en foutloze verwerking. Wij vragen je bij de XML facturering, gebruik te maken van XML format UBL 2.1 of SI-UBL. Wil jij je facturen via XML facturatie naar Randstad sturen? Mail ons dan en vervolgens zullen wij de benodigde informatie toesturen.