Gemeente Dordrecht - Managementassitent BMO - Dordrechts Museum

Managementassistent bij Dordrechts Museum

Heb jij als Managementassistent een dienstverlenende instelling en wil jij werken voor een inspirerende en levendige gemeente vol ambities? Jij bent op je best als je kunt organiseren, plannen en je hebt er plezier in om een (of meer) teamleider(s) over de volle breedte te ondersteunen! Enthousiast geworden? Dan hebben wij de vacature voor jou!

Waar kom je te werken? Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners. Werken voor Dordrecht is extra leuk, omdat de stad precies de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen en tegelijkertijd is de organisatie compact genoeg om slagkracht en korte lijnen te behouden. Dordrecht is daarmee de perfecte omgeving om jouw talent voor in te zetten.

Het cluster Management en Ondersteuning is gericht op realiseren, adviseren en secretarieel ondersteunen. Het cluster richt zich op 2 hoofdactiviteiten: Intergemeentelijk Projectmanagement (binnen Dordrecht en de regio Drechtsteden) en Bestuur- en Managementondersteuning (binnen Dordrecht).

Je komt te werken binnen het team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO). BMO verzorgt de secretariële ondersteuning van het College van Burgemeester & Wethouders en de clusters binnen de domeinen. Als managementassistent ben je met jouw collega's verbonden door jullie professionele manier van aanpak in de ondersteuning. Vanuit het kernteam BMO word je op verschillende organisatieonderdelen ingezet. Voor het Dordrechts Museum zoeken wij een tijdelijke managementassistent.

Wat ga je doen als Managementassitent?

Je ondersteunt als management assistent één of meerdere teamleiders of een clustermanager, zowel organisatorisch als procesinhoudelijk. In dit deze rol betreft het de directeur van het Dordrechts Museum.

Samen met jouw collega management assistententes vorm je een belangrijke verbinding tussen de teamleiders, teamleden én andere afdelingen. En met jouw expertise van Microsoft 365 ben je al snel onmisbaar in jouw team, omdat hier nog de nodige ontwikkelingen in gepland staan.

Daar ga je aan de slag met de volgende taken:

Je beheert de agenda van de teamleider en je prioriteert de dagelijkse werklast;
Je plant afspraken in en organiseert verschillende bijeenkomsten;
Je notuleert bij vergaderingen, legt deadlines en acties vast en bewaakt deze;
Je ontvangt gasten;
Je denkt op procesmatige wijze mee en doet verbetervoorstellen voor het optimaliseren van o.a. werkprocessen;

Functie-eisen

Wat neem je mee?

Met jouw proactieve en dienstverlenende aanpak weet je de juiste prioriteiten te stellen en ondersteun je op een efficiënte en gestructureerde manier. Daarnaast sta je als professional stevig in je schoenen en kun je goed je grenzen bewaken. Je bent bekend in Microsoft 365 en draagt kennis hierover ook met enthousiasme over aan jouw collega’s.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende profiel:

Je hebt minimaal een afgeronde secretariële opleiding, mbo werk- en denkniveau;
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent;
Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af, je signaleert wat er speelt en leeft je in in de teams;
Je voelt je thuis in een maatschappelijke omgeving waar klantgerichtheid, samenwerking en ontwikkeling hoog in het vaandel staan.

Aanvullende informatie mbt. deze positie:

Het betreft een functie voor 32/36uur, waarbij het goed is om te weten dat de agenda van de directeur dynamisch is.

Hybride werken is niet mogelijk. Voor deze rol is een stevige kandidaat nodig die in staat is om de agenda van de directeur goed in balans te houden, maar ook op een kritische positieve manier feedback kan geven op welke zaken prioriteit hebben.

Arbeidsvoorwaarden

Functietitel: Managementassitent BMO - Dordrechts Museum
Soort dienstverband: In loondienst via Yacht
Inschaling conform: CAO Gemeenten, schaal 7
Max. salaris (afhankelijk van kennis en ervaring): Max. € 4000 obv 36 uur
Start: per 5-1-2025
Duur: +- 3 maanden
Aantal uren: 32/36 uur bij voorkeur
Aantal posities: 1
Beschikbaar: Hybride werken is niet mogelijk. Het betreft een functie waarbij je alle dagen op kantoor bij het Museum aanwezig bent.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.