Wij zien informatie als een strategisch kapitaal voor onze dienstverlening. Informatie moet volledig, vindbaar, en veilig zijn; duurzaam toegankelijk blijven, ook over tientallen jaren; voldoen aan wettelijke kaders zoals de Archiefwet, AVG en Woo; en bijdragen aan transparantie, participatie en rechtszekerheid. Daarom streven we naar een informatiehuishouding die procesgericht is ingericht, metadaterend werkt vanaf het moment van creatie, en samenhang biedt tussen systemen, processen en archieven. In deze context zien wij dat een goed werkende PDCA cyclus bij afdelingen noodzakelijk is om informatie als asset te beheren en te benutten voor beleid, dienstverlening en verantwoording.

De PDCA cyclus begint bij een Informatiebeheerplan (Plan), het daadwerkelijk inzicht hebben op informatiestromen, en metadateren, vernietigen of overbrengen van informatie (Do), het auditeren van afdelingen (Check) en het op basis daarvan bijsturen door middel van een verbeterplan (Act).

Doelstelling

Het doel is dat alle afdelingen voor 31 december 2027 niet langer dan 5 jaar geleden geauditeerd zijn en dat voor de audits vanaf 2026 gebruik wordt gemaakt van de ISMS-tooling van Trustbound.

Aandachtspunten aanpak

Het auditeren van afdelingen is onderdeel van het Verbeterplan Informatiehuishouding op orde. Informatiehuishouding op orde is één van de opgaven onder de paraplu van het programma Betrouwbare overheid. Om de belasting van een afdeling zo beperkt mogelijk te houden, kiezen we ervoor om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het momentum vanuit programma Betrouwbare overheid bij de afdelingen.

Tegelijkertijd verwachten we ook dat programma Betrouwbare overheid in 2 jaar tijd niet alle afdelingen zal kunnen bedienen. Daarom zullen ook de tactisch i-adviseurs (afdeling DIT) via hun account overleggen concrete afspraken met de afdelingen proberen te maken wanneer er een audit kan plaatsvinden. In dat geval is het van belang om bij programma Betrouwbare overheid via het afstemmingsoverleg na te gaan of de audit met een minimale extra inspanning ook meerwaarde kan hebben voor de andere opgaven zoals Privacy en Open overheid (Woo).

Functie-eisen

Het team

Je gaat deel uitmaken van team Informatiebeheer en Control (IBC) van afdeling Data Informatie en Technologie (DIT). Dit team bedient de gehele informatiebeheerketen, van capture tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Bij dit team werken 4 adviseurs informatie- en archiefbeheer. Van hen vervult 1 persoon de rol van auditor. De 4 adviseurs hebben onderling het accounthouderschap voor de 19 afdelingen verdeeld. Voor deze afdelingen staan zij aan de lat om de PCDA-cyclus op gang te brengen, in samenwerking met de tactisch i-adviseurs van afdeling DIT.

Kennis en ervaring beoogde auditor

HBO / WO werk- en denkniveau op het gebied van informatiebeheer
Kennis van de wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer (o.a. Archiefwet, Wet open overheid)
Ervaring met auditeren, bij voorkeur op het gebied van informatiebeheer
Je weet hoe de plan-do-check-act-cyclus werkt. Je kunt goed uitleggen wat deze aanpak betekent, ook aan mensen die er niet in thuis zijn.
Je beschikt over brede interesse in hoe organisaties omgaan met informatie.
Je werkt gestructureerd en ziet snel waar dingen beter kunnen.
Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
Kennis van gemeentelijke werkprocessen.
Ervaring met het werken met ISMS-tooling is een pre, bij voorkeur de ISMS-tooling van Trustbound.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.