Gemeente Hoorn - Projectsecretaris huisvesting bijzondere doelgroepen

De projectsecretaris ondersteunt de projectleider en beleidsmedewerkers bij de realisatie van huisvesting voor bijzondere doelgroepen zoals statushouders, asielzoekers, Oekraïners en andere kwetsbare groepen. De functie richt zich op het coördineren van processen, het verzorgen van administratieve ondersteuning en het faciliteren van samenwerking tussen interne en externe partijen.

De werkzaamheden als Projectsecretaris huisvesting bijzondere doelgroepen:

Administratieve en organisatorische ondersteuning

Beheren van vergaderingen: agenda opstellen, notuleren, actiepunten bewaken.
Opstellen van rapportages, memo’s en bestuurlijke stukken.
Documentbeheer en archivering van projectinformatie.

Planning en procesbewaking

Coördineren van afspraken en deadlines binnen het projectteam.
Signaleren van knelpunten en bewaken van voortgang.
Ondersteunen bij het opstellen en monitoren van projectplannen.

Stakeholdermanagement en communicatie

Onderhouden van contact met instanties, COA, maatschappelijke organisaties en gemeentelijke afdelingen.
Organiseren van bijeenkomsten en participatiemomenten.
Ondersteunen bij communicatie richting bewoners en belanghebbenden.
het organiseren en voorbereiden van overleggen en (commissie)vergaderingen en het verzorgen van de verslaglegging;
het logistiek en organisatorisch ondersteunen van programma-activiteiten zoals workshops, projectleidersbijeenkomsten, conferenties e.d.;
bijdragen aan communicatieactiviteiten

Inhoudelijke ondersteuning

Verzamelen en analyseren van beleidsinformatie en relevante wet- en regelgeving.
Ondersteunen bij vergunningstrajecten en planologische processen.
Vertalen van signalen uit de praktijk naar beleidsvoorstellen.

Functie-eisen

HBO/WO denkniveau
Je weet overzicht te houden in complexe projecten en kunt goed plannen en structureren.
Je werkt effectief samen met diverse interne en externe partijen en durft aan te spreken op resultaten
Communicatief vaardig: zowel mondeling als schriftelijk sterk, met oog voor verschillende doelgroepen.
Je kunt informatie goed interpreteren, samenvatten en vertalen naar praktische acties.
Je signaleert knelpunten en komt proactief met voorstellen voor verbetering.
Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en belangen van kwetsbare doelgroepen.
je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
je bent nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in drukke periodes;
je bent vaardig met de computer (o.a. met de programma’s Excel, Word, Zoom)

Arbeidsvoorwaarden

Functie: Projectsecretaris huisvesting bijzondere doelgroepen
Soort contract: In loondienst via Yacht
Startdatum inzet: 17-11-2025
Einddatum inzet: 15-05-2026
32 uur per week
Trainees zijn welkom maar moeten wel enige werkervaring (min. 2e jaars) hebben iin het sociaal domein
Graag motivatie en eventuele vakantieplannen opnemen in het CV
Graag ca. 75% aanwezig op kantoor aanwezig

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.