Als Projectsecretaris ondersteun je de projectleider en projectteams bij de uitvoering van een omvangrijk traject om de financiële organisatie efficiënter in te richten. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en dat alle betrokken stakeholders tijdig over de juiste informatie beschikken. Jouw werkzaamheden kunnen onder andere bestaan uit:

Het voorbereiden, bijhouden en bewaken van planningen en actiepunten;
Het organiseren van overleggen, inclusief verslaglegging en opvolging van actiepunten;
Het beheren en structureren van projectdocumentatie;
Het ondersteunen bij rapportages en voortgangsrapportages;
Het coördineren van communicatiestromen binnen het projectteam;
Het signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen

De organisatie

De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt, ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat ertoe doet: elke minuut van de dag. We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.

Extra informatie/ bijzonderheden

Wij vragen je om met niemand te spreken over jouw reactie op deze opdracht bij de AIVD, dit kan je eventuele opdracht bij de dienst in de weg zitten;
Om op een opdracht te starten bij de AIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen 10 jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld;
De definitieve gunning van de opdracht vindt plaats na dat de kandidaat het veiligheidsonderzoek positief heeft doorlopen en de VGB (verklaring geen bezwaar) is afgegeven. Na de afgifte zullen de opdracht bon en nadere overeenkomst worden verzonden.
Door deel te nemen aan deze opdracht gaat de kandidaat (bij gunning) akkoord aan deelname aan het veiligheidsonderzoek ca. 8 – 10 weken.
Bij meerdere geschikte kandidaten behoud de opdrachtnemer zich het recht om meer dan het bovenstaande aantal kandidaten te gunnen.
Werken bij de AIVD brengt extra regels en procedures met zich mee, de leverancier en de kandidaat hebben hier kennis van genomen en gaan dan ook akkoord met de navolging van deze regelgeving zoals in bijgevoegde brief “Samenwerken met BZK-II” is omschreven.

Optie tot verlenging: max 4 x 3 maanden

Gesprekken worden in week 47 ingepland

Functie-eisen

Eisen:

Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau, dit blijkt uit opgedane werkervaring of behaalde opleiding;
Je hebt 3 jaar ervaring in een projectorganisatie binnen de overheid, opgedaan in de afgelopen 6 jaar;
Je bent bekend met projectmanagementmethodieken en -tools

Wensen:

Je beschikt over minimaal een hbo-bachelor diploma;
Je hebt aantoonbare werkervaring met veranderopgaven;
Je hebt kennis en ervaring met financiële vraagstukken en processen bij de overheid;
Je hebt kennis van en ervaring met ERP systemen;
Je kan per week 24 uur werken

Competenties:

Als projectsecretaris ben je in staat proactief te handelen en zelfstandig te werken. Verder kan je goed plannen, organiseren en overzicht houden. Ook ben je communicatief vaardig, initiatiefrijk en nauwkeurig. Werken bij de AIVD is als bij geen andere organisatie, je handelt integer en kunt goed omgaan met gevoelige informatie. Jij bent omgevingsbewust, je weet waar je werkt en wat hierbij komt kijken, je bent van nature nieuwsgierig en vindingrijk. Tot slot kan jij jezelf goed herkennen in onze kernwaarden: Wendbaar, gewetensvol, verbindend en moedig.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.