Opdracht tbv: Organisatie managementassistentie en -ondersteuning
De hiërarchische aansturing en organisatie managementassistentie en -ondersteuning is niet consequent georganiseerd binnen de organisatie. De behoefte aan helderheid over de organisatie van deze functies is groot, er zijn nu tijdelijke uitvoeringsafspraken. De diversiteit aan functienamen, organisatievormen en takenpakketten wordt, ook door medewerkers zelf, niet langer wenselijk geacht. Bovendien is er wens om horizontaal en eventueel tijdelijk verticaal te kunnen vervangen. Het is wenselijk dat er meer kan worden samengewerkt om zo minder kwetsbaar te zijn en de werklast te verdelen. Deze opdracht is belegd bij het hoofd stafafdeling bedrijfsvoering als opdrachtgever. De leden van het directieteam, andere hoofd en managers verstrekken benodigde informatie en fungeren als sparringpartner voor de opdrachtgever en ambassadeur voor deze opdracht.
Opdracht
De bedoeling van deze opdracht is om tot komen tot een organisatiemodel voor managementassistentie- en ondersteuning. Dat betekent dat bij afronding van dit project helderheid is ontstaan over de organisatievorm van deze functionaliteit met een helder sturingsmodel, met een beperkt aantal functiebeschrijvingen en gestandaardiseerd takenpakket (buiten eventuele toe te wijzen specifieke deeltaken behorend bij een bedrijfsonderdeel).
Beoogd effect
De taken die door deze medewerkers worden uitgevoerd zijn kwalitatief en kwantitatief op orde. Iedere medewerker managementassistentie- en ondersteuning heeft een direct leidinggevende, welke verantwoordelijk is voor de aansturing van de betreffende functionaris en waarin eenheid van sturing ontstaat binnen het concern waar het de managementassistentie en -ondersteuning betreft. De medewerker en leidinggevende kent de (brede) opdracht, werkzaamheden en mogelijkheden voor vervanging. Er is sprake van eenduidigheid en herkenbaarheid van taken en werkzaamheden tussen de medewerkers, zodat vervanging en overnemen van taken haalbaar is. Daarnaast is er aandacht voor vak- en teamontwikkeling om te leren (van elkaar) en de eventuele sentimenten binnen de merken op dit onderwerp.
Eindresultaat
Een definitief besluit, afgestemd met de OR, over:
• Het organisatiemodel voor managementondersteuning- en assistentie voorstel voor implementatie;
• Een beperkt aantal functiebeschrijvingen en voorstel voor implementatieproces hoe daartoe te komen;
• Een gestandaardiseerd takenpakket als onderdeel van de functiebeschrijvingen (met ruimte voor eventuele toe te wijzen specifieke deeltaken behorend bij een bedrijfsonderdeel);
• Als specifiek aandachtspunt helderheid over hoe de taken rondom het werkproces van facturatie en verplichtingen; het codeerproces, al dan niet centraal of decentraal te organiseren bij de functiegroep managementassistentie- en ondersteuning.
Timing en inzet
De looptijd van deze opdracht is juli tot oktober 2025 en met een inzet van 8-16 uur per week.
Functie-eisen
Voor deze opdracht breng je het volgende mee:
- Afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in de richting van (bedrijfs)organisatiekunde, HRM, bestuurskunde of bedrijfskunde;
- Minimaal 5 jaar ervaring met organisatieontwikkeling en/of veranderopgaven in een (publieke of semi-publieke) organisatie;
- Ervaring met het (her)inrichten van ondersteunende functies, bij voorkeur in de context van managementassistentie, secretariaat of bedrijfsvoering;
- Aantoonbare ervaring met het opstellen van functiebeschrijvingen, taakanalyses en implementatievoorstellen;
- Ervaring met het begeleiden van participatieve processen en het werken met diverse stakeholders (o.a. directie, OR, medewerkers).
- Kennis van organisatiemodellen en sturingsvraagstukken en in staat om helderheid te creëren in taakverdeling, aansturing en rolduidelijkheid
- Je hebt ervaring met het opstellen van projectdocumentatie zoals implementatieplannen, voorstellen en notities voor besluitvorming.
- Verbindend, toegankelijk en communicatief vaardig resultaatgericht en zelfstandig;
- Praktisch ingesteld, weet theorie te vertalen naar haalbare oplossingen;
- Flexibel inzetbaar tussen 8 en 16 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht.
Arbeidsvoorwaarden
Start: in overleg
Opdracht: van juli tot oktober
Aantal uren p/w: gemiddeld 8 tot 16 uur per week
Schaal 11, salaris tussen € 4.349,- en € 6.193,- (afhankelijk van ervaring)
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.
contact
Chris Knibbe
chris.knibbe@yacht.nl
06-83105815
Zo verloopt het solliciteren via Randstad Professional | Yacht. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.
Je sollicitatie en cv worden doorgenomen door Chris Knibbe
Binnen 5 werkdagen ontvang je een reactie
Is er een match, dan plannen we een persoonlijke kennismaking
We onderzoeken samen jouw ambitie en mogelijkheden
Daarna word je (eventueel) voorgesteld bij onze opdrachtgever
Wanneer de klik er is, ga je starten bij je nieuwe uitdaging!
Afhankelijk van het soort dienstverband (interim, zzp of vast), ontvang je van ons een aanbod
