Gemeente Dordrecht - Senior programmasecretaris deta-vast

Senior programmasecretaris, met focus op projectbeheersing

Heb jij als Senior programmasecretaris een duidelijk organisatietalent en haal jij jouw energie uit zorgdragen dat alles op rolletjes loopt? Heb je ervaring binnen / affiniteit met gebiedsontwikkeling en heb je affiniteit met projectbeheersing? Dan maken we graag kennis met jou!

Je levert een bijdrage aan de realisatie van de doelen van het programma Stadsas Dordt. Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning aan met name de programmadirecteur en manager projectbeheersing. Je ondersteunt bijvoorbeeld bij bestuurlijke besluitvorming. Je behoudt het overzicht, verbindt, organiseert en bereidt zaken voor. Je zorgt ervoor dat zaken procesmatig doorlopen en afspraken en acties zijn geborgd. Zo lever je een belangrijke bijdrage om te komen tot een beheerst proces, maar ook aan de projectbeheersing in het overkoepelend programma en de verschillende deelprojecten.

Wat ga je doen Senior programmasecretaris?

Het fungeren als ‘sparringpartner’ (en rechterhand) van de programmadirecteur en de manager projectbeheersing;
Het opbouwen en actief onderhouden van je interne relatienetwerk (binnen de lijnorganisatie, projecten, programma en bestuur);
De inhoudelijke en organisatorische voorbereiding van, en de regie op, diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
Het uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die voortvloeien uit de overleggen en bijeenkomsten;
Het uitvoeren van allerlei operationele taken op de diverse GROTIK onderdelen in het kader van programma- en projectbeheersing;
Het vervullen van een ondersteunende rol in de financiële monitoring in het kader van programma- en projectbeheersing;
Het toezien op naleving aanbestedingsregels i.s.m. inkoop-jurist;
Samenwerken met de omgevingsmanager en de collega’s van communicatie a.d.h.v. inhoud en gevoeligheid project;
Meedenken en sparren met de communicatieadviseur;
Coördineren van het opstellen (en vervolgens monitoren) van de capaciteitsplanning;
Het verzorgen en actueel houden van de bestuurlijke planning en toezeggingen;
Het signaleren van kansen en risico's en evt. knelpunten in planning en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
De procesbewaking, voorbereiding en samenstellen (kwartaal- en bestuurs-)rapportages, projectplannen en besluitvormingsstukken.

Functie-eisen

Wat neem je mee als Senior programmasecretaris?

Je bent geboren voor project- en programmamatig werken en samenwerken. Je hebt een bestuurlijke antenne, bent omgevingssensitief, stressbestendig en resultaatgericht. Je bent communicatief sterk in woord en geschrift, verbindend en in staat snel tot overzicht te komen. Je hebt een sterk planmatig en organisatorisch vermogen en werkt proactief. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft en speelt hierop in.

Verder heb je:

HBO/WO werk- en denkniveau bij voorkeur in de richting Planologie of Bestuurskunde dan wel een technische achtergrond;
Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring bij complexe projecten en projectbeheersing;
Bestuurlijke sensitiviteit;
Je hebt ervaring met organiseren, verslaglegging, dossiervorming en monitoring;
Je schrijft gemakkelijk en kunt programmamanagers en strategische beleidsadviseurs hierbij ondersteunen;
Je hebt een gezond arbeidsethos en bent flexibel;
Je weet de juiste prioriteiten te stellen, bent efficiënt, gestructureerd en werkt nauwkeurig;
Ervaring met gemeentelijke ICT-systemen is voor ons een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Functietitel: Senior programmasecretaris
Soort dienstverband: Detachering (in loondienst via Yacht) en na één jaar in dienst bij de gemeente
Aantal uren per week: 32 uur
Startdatum: z.s.m.
Duur van de opdracht: 12 maanden
Inschaling: CAO Gemeenten, schaal 10
Deadline vacature: 27-6-2025 11:00

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.