Gemeente Dordrecht - Projectsecretaris (deta-vast)

Ben jij analytisch sterk en krijg je energie van het inhoudelijk begeleiden van complexe projecten? Wil jij jouw organisatietalent en adviesvaardigheden inzetten om impact te maken in een stad die volop in ontwikkeling is? Dan maken wij graag kennis met jou!

Waar kom je te werken als Projectsecretaris?

Bij iPM, het intergemeentelijk programma- & projectmanagementbureau van de gemeente Dordrecht. Hier werken ongeveer 150 enthousiaste professionals, waaronder project- en programmamanagers, project-/programmasecretarissen en -adviseurs en project-/programmamedewerkers aan complexe, multidisciplinaire en integrale programma's en projecten in het fysieke, economische en sociale domein binnen Dordrecht en de Drechtsteden.

Samen zijn we verantwoordelijk voor het leiden en ondersteunen van uitdagende programma’s en projecten binnen de Gemeente Dordrecht en de Drechtsteden, die diverse disciplines omvatten. Je gaat aan de slag vanuit een dynamisch team van 25 project- en programmasecretarissen en -adviseurs. Hoewel je zelfstandig aan projecten en/of programma's werkt, staan we altijd klaar om elkaar te helpen, kennis te delen en ons vak verder te professionaliseren.

Het cluster Management en Ondersteuning is gericht op realiseren, adviseren en secretarieel ondersteunen. Het cluster richt zich op 2 hoofdactiviteiten: Intergemeentelijk Projectmanagement (binnen Dordrecht en de regio Drechtsteden) en Bestuur- en Managementondersteuning (binnen Dordrecht).

Wat ga je doen als Projectsecretaris?

Als projectsecretaris bij de gemeente Dordrecht ben jij een strategische denker én doener. Je vervult een inhoudelijk sturende en adviserende rol binnen bestuurlijk complexe projecten en programma’s.

Jouw taken omvatten:

Je bent sparringpartner van de projectmanager, je bewaakt de voortgang van het programma en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van bestuurlijke overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken stakeholders initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaakt deadlines;
Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie van diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
Je signaleert risico's tijdig en betrekt de juiste mensen bij beslissingen;
Procesbewaking en meeschrijven aan project- en projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante projectdocumenten;
Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project en programma-organisatie;
Je levert tevens een bijdrage aan de verdere professionalisering van programma- en projectmanagement binnen IPM.

Functie-eisen

Wat neem je mee als Projectsecretaris?

Werken in projecten en programma’s is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht.

Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn.

Je bent proactief en denkt mee om het programma te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.

Verder:

Beschik je over een afgeronde Hbo opleiding, bij voorkeur richting bestuurskunde en/of projectmanagement
Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in eenzelfde functie, ervaring binnen de gemeente heeft een pré;
Heb je ruime ervaring met verslaglegging en ziet de meerwaarde hiervan in jouw rol/functie;
Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Het vermogen om complexe informatie helder te formuleren in diverse stukken zijn van essentieel belang;
Een sterke persoonlijkheid en overtuigingskracht om effectief te kunnen communiceren met diverse belanghebbenden binnen het bestuurlijk domein;
Je bent een projectgerichte professional die gedreven is door resultaten en verbinding;
Als communicatief sterke verbinder heb je een uitstekend organisatorisch talent, waarbij je ervoor zorgt dat alle documentatie tijdig en compleet is;
Proactief denken en zelfstandig werken zijn voor jou vanzelfsprekend. Je signaleert wat er binnen én buiten de organisatie speelt en weet hier adequaat op in te spelen;
Analytisch en adviserend ben je sterk.

Arbeidsvoorwaarden

Functietitel: Projectsecretaris
Soort dienstverband: Detachering (in loondienst via Yacht) en na één jaar in dienst bij de gemeente
Aantal uren per week: 32 of 36 uur
Startdatum: z.s.m.
Duur van de opdracht: 12 maanden
Inschaling: CAO Gemeenten, schaal 9

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.