De Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) is een snel groeiende organisatie. Dit betekent een steeds grotere informatiebehoefte. Om deze vraag bij te benen, zijn wij op zoek naar een informatiebeheerder. Als informatiebeheerder ondersteun je de informatiespecialist bij het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding.

Als informatiebeheerder zorg je ervoor dat onze informatie betrouwbaar, vindbaar en bruikbaar is, ook wel duurzaam toegankelijk genoemd. Daarnaast ondersteun je bij het opstellen van de benodigde beleidsstukken en de uitvoering hiervan. Het betreft een servicegerichte rol, waarin je de organisatie actief ondersteunt, Onderdeel hiervan is het trainen en instrueren van collega’s en het inrichten en beheren van een DMS/RMA. Ook ondersteun je de Woo-specialist bij het vinden, anonimiseren en publiceren van documenten voor Woo-verzoeken, en voor het proces van actieve openbaarmaking volgens de Wet open overheid.

In je dagelijkse werk kun je rekenen op je naaste collega’s binnen het team informatievoorziening (IV), dat onder meer bestaat uit informatiebeveiligings-, ICT- en integriteitsexperts.

Achtergrond opdracht

De NEa groeit snel en zit op dit moment in een digitale overgang van systemen. Dit brengt extra druk met zich mee voor een goed geordende informatiehuishouding. Het is belangrijk de druk op collega’s te verlichten en te voldoen aan wet- en regelgeving.

De nieuwe Archiefwet staat gepland voor 2026 en brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Hiermee kunnen we pas echt goed aan de slag als de huidige informatiestromen op orde zijn.

De Wet open overheid vraagt van de NEa om naast passieve openbaarmaking ook actief openbaar te maken. De volgende ronde van actieve openbaarmaking staat gepland voor 1 januari 2026, maar voor die tijd moet alle informatie verzameld en gereed zijn. Daarnaast wil de NEa graag beginnen met proactieve openbaarmaking om zo haar transparantie nog verder te vergroten.

Organisatorische context en cultuur

De NEa bestaat uit drie domeinen: Emissiehandel, Hernieuwbare Energie en Serviceverlening & Organisatie. Binnen het domein Serviceverlening & Organisatie maak je deel uit van het team Informatievoorziening. Samen met een klein, betrokken team ondersteun je de organisatie bij het beheren en verbeteren van informatievoorzieningsprocessen en informatiehuishouding. Het team Bedrijfsvoering, waar je onderdeel van bent, bestaat uit circa 16 professionals met uiteenlopende specialisaties. Naast het team informatievoorziening heb je collega’s die werken op gebieden zoals financiën, inkoop, kwaliteitsmanagement en facilitaire ondersteuning. Samen vormen jullie een energiek, professioneel en open team dat de NEa als organisatie ondersteunt.

Toelichting

De verregaande digitalisering van de werkprocessen biedt mogelijkheden om binnen de organisatie efficiënter en effectiever te werken en daarmee zowel de interne als de externe omgeving beter te bedienen. Deze transitie bij de overheid naar digitaal werken levert de uitdaging op hoe we digitale overheidsinformatie zo kunnen bewaren en beheren dat deze in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Binnen de algehele informatievoorziening van de organisatie zien we in werkprocessen informatieverwerking en -bewerking, gericht op inhoud en het wijzigen van inhoud, met daar tegenover informatiebeheer (recordbeheer). Recordbeheer dient, binnen dit brede aandachtsgebied, een aantal deelaspecten zoals gebruikersondersteuning, ontsluiting, archivering, vernietiging, overbrenging en een overkoepelende integrale kwaliteitszorg gericht op de bedrijfsinformatie. Onder bedrijfsinformatie verstaan we alle informatie die wordt gebruikt of beschikbaar komt in werkprocessen die overheidsorganisaties in het kader van hun taakstelling uitvoeren en dient verantwoording en bedrijfsvoering, de burgers in het kader van

dienstverlening en het publiek in het kader van openbaarmaking van overheidsinformatie. De aandachtsgebieden vullen elkaar aan en hebben elkaar nodig. Recordbeheer vervult een belangrijke ondersteunende en stimulerende rol waarbij continuïteit van dienstverlening van groot belang is. Draagt zorg voor kwalitatieve intake, formele ontsluiting, distributie en archivering van de gekanaliseerde inkomende poststromen. Monitort de eenduidigheid en juistheid van de metagegevenssets op zaak, proces en documentniveau en signaleert tijdig de afwijkingen en de noodzakelijk herstelbewerkingen hierop. Recordbeheer onderhoudt hiertoe veelvuldig contact met zaakhouders/(mede)behandelaren teneinde de informatiebehoeften zo goed mogelijk

af te stemmen en informatieprocessen bij het organisatieonderdeel beter te laten verlopen.

Functie-eisen

Harde eisen (must haves)

Archief- en informatiewetgeving; ordenings- en ontsluitingsmethodieken; zoek- technieken -Het op hoofdlijnen kennen en kunnen toepassen en toetsen van Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, zoals de Archiefwet en Wet open overheid.
Archief- en informatiewetgeving; ordenings- en ontsluitingsmethodieken; zoek- technieken - Het kunnen overdragen van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer aan interne klanten.
Minimaal een afgeronde mbo-opleiding.
Uitsluitend Nederlandstalige cv’s indienen met een max van 3 pagina’s.
Informatiebeleid - Het kunnen onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken, zoals classificatieschema’s en documentaire structuurplannen.
Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van informatie in een document management systeem (DMS) of record management applicatie (RMA) - 2jr
Ervaring in het gebruik van office-producten, met name Excel.

Wensen (nice to haves)

Kennis van of ervaring bij het gebruik van Content Manager (CM)
Kennis van of ervaring met het publiceren van stukken conform de Wet Open Overheid.
Nieuwsgierig, innovatief, en denkt graag mee bij uitdagingen op het gebied van informatiehuishouding.

Competenties

Klantgerichtheid
Analyseren
Accuraat werken
Initiatief
Integriteit
Zelfontwikkeling

Bedrijfsinformatie

De Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) is een agentschap met een zelfstandig bestuursorgaan en valt onder het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK). De ministeries van EZK en Infrastructuur en Waterstaat zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en wetgeving op het gebied van klimaat – met gevraagd en ongevraagd advies van de NEa. Beide ministeries zijn opdrachtgever van de NEa.
De NEa houdt toezicht op de CO2-uitstoot van de grote industrie en de inzet van hernieuwbare energie in vervoer. Het gaat hierbij om bedrijven die deelnemen aan het Europese emissiehandelssysteem (EU ETS) en het systeem Energie voor Vervoer (REV). De NEa wijst emissierechten toe aan bedrijven, verleent vergunningen en zorgt ervoor dat bedrijven emissierechten en duurzame brandstoffen kunnen verhandelen. Daarnaast houdt de NEa toezicht op de naleving van de regels. Zij zet zich ook in voor internationale samenwerking. Emissiehandel en hernieuwbare energie en brandstoffen zijn immers onderwerpen die voorbij de landsgrenzen gaan en een groot deel van de regelgeving is internationaal. De NEa zoekt daarom ook de samenwerking met partnerorganisaties in de EU. De NEa is een kleine organisatie van 75 medewerkers in het centrum van Den Haag.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.