Binnen het programma 1/Samenleven (sociaal domein en burgerzaken) binnen de werkorganisatie HLTsamen (voor de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen) zijn we op zoek naar een ervaren Portfoliomanager om het bestaande portfoliomanagement (PFM) binnen het programma en in de gehele organisatie verder uit te bouwen en door te ontwikkelen.

Programma Samenleven bestaat uit het sociaal domein en burgerzaken. Het sociaal domein is de laatste jaren enorm in ontwikkeling, mede door de verschillende crises en de tijdelijke nieuwe taken die daaruit voortvloeien. Het domein speelt in deze taken veelal een centrale of coördinerende rol. De maatschappelijke opgaven worden bovendien steeds complexer en meer divers, terwijl de (sub-) regionale oriëntatie en samenwerking ook steeds relevanter wordt. Dit vereist een flexibele en wendbare werkorganisatie, waarin continu een goede afweging wordt gemaakt tussen doelen en de inzet van de beschikbare middelen (tijd, geld, menskracht). Daarnaast is ook het werkveld van burgerzaken constant in ontwikkeling en vergt nadere doorontwikkeling, waarbij grip op werk essentieel is.

In de afgelopen 1-2 jaar is een start gemaakt met de opzet en uitrol van portfoliomanagement in het programma. De basis is daarmee gelegd, maar voor een stevige verankering en uitwerking/toepassing in de brede organisatie is een verdere doorontwikkeling nodig. Hetgeen bij programma Samenleven is ontwikkeld, dient daarbij als basis/input waarop binnen de werkorganisatie wordt voortgeborduurd om te komen tot een organisatie breed portfoliomanagement, inclusief formats en tools. In deze opdracht verwachten we de uitwerking en doorontwikkeling van PFM binnen de gehele werkorganisatie en in het bijzonder binnen Programma Samenleven, inclusief de dagdagelijkse taken die PFM vraagt om grip op werk te houden en gedegen te kunnen sturen en rapporteren over het portfolio. Aan het einde van de opdracht staat PFM en kan het verder worden gedragen door de lijn.

Jouw werk

Het programma Samenleven heeft een grote hoeveelheid primaire processen, projecten en programma’s. In elke gemeente is een Maatschappelijke Agenda vastgesteld die voor de lange termijn het beleidskader vormt voor het sociaal domein. Veel opdrachten vloeien voort uit wetgeving en de werkprogramma’s van de colleges/raadsprogramma’s. Dit portfolio willen we graag goed overzien. Daarnaast wordt er binnen de organisatie PFM ontwikkeld en verder uitgerold voor alle programma’s (1-5). De HLT werkorganisatie is in ontwikkeling en PFM is een van de thema’s die nadere uitwerking vergen. Samen met de reeds aangestelde portfoliomanager van programma 2/3 Leefbaarheid en Bedrijvigheid ga je werken aan PFM voor de gehele organisatie (inclusief programma 4-5 bedrijfsvoering).

Functie-eisen

Wat verwachten we concreet van jou als Portfoliomanager?

Jij:

Draagt bij aan verdere doorontwikkeling van portfoliomanagement binnen het programma en de organisatie als geheel met een visie, plan van aanpak, uitgewerkte processen, tools (waaronder de keuze voor een portfoliomanagementsysteem) en formats (waaronder voor werkplannen), voortbordurend op wat er ligt en in nauwe samenwerking met de andere portfoliomanager (van programma 2/3) die hier reeds mee gestart is. Beoogd resultaat een PFM kader en praktijk dat geborgd is in de lijn.
Biedt inzicht in en overzicht op de verschillende processen, projecten & programma’s van programma 1 (samenleven) en bent verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud daarvan;
Speelt een actieve rol in de planning & control cyclus van onze organisatie/gemeenten en denkt mee over verdere verankering van PFM in de P&C cyclus;
Draagt in dat kader ook zorg voor periodieke voortgangsrapportages en het genereren van goede managementinformatie;
Levert een bijdrage aan het afwegingskader/toetsingskader voor nieuwe projecten en programma’s (selectieproces en uitvoeringsproces);
Bent voor directie en management een stevige en initiatiefrijke adviseur & sparringpartner als het gaat om de afweging van belangen en inzet van middelen en menskracht;
Levert input voor en participeert in de verschillende overlegstructuren tussen bestuur, directie en management (voor de lijn- en opgavesturing);
Bent verantwoordelijk voor de integrale sturing op het geheel van projecten, programma’s en andere relevante activiteiten en werkt hierin nauw samen met directe collega’s.

Dit breng jij mee:

Je bent als Portfoliomanager goed bekend met portfoliomanagement, projectmatig- en programmatisch werken. Je bent daarnaast een oplossingsgerichte verbinder die over kan gaan tot snelle en concrete acties. Je communicatieve en zakelijke vaardigheden zijn sterk. Mede daardoor slaag je erin je gesprekspartners te verbinden, tot actie aan te zetten en tot concrete afspraken te komen. Jij beschikt bij voorkeur ook over een veranderkundige bril. Je hebt gemeente brede ervaring met of overzicht van maatschappelijke vraagstukken, waar de lokale overheid mee geconfronteerd wordt.

Verder beschik je als Portfoliomanager over:

Hbo+- werk- en denkniveau;
Kennis van/ervaring met lijn- en opgavesturing;
Ervaring met de planning & control cyclus van gemeenten;
Een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen.

Arbeidsvoorwaarden

Startdatum: 26-05 (z.s.m.)

Duur opdracht: 1 jaar, met optie op verlenging

Uren: 32-36 uur per week

Salaris: Schaal 12 CAR UWO (€ 5070,- en € 6862,-) o.b.v. kennis en ervaring

Locatie: Lisse

Gesprekken zijn op 13 mei in de middag op locatie Lisse

Bedrijfsinformatie

Over het programma Samenleven

Het programma samenleven bestaat uit het sociaal domein en Burgerzaken van de werkorganisatie HLTsamen. Deze werkorganisatie werkt voor de drie gemeenten (Hillegom, Lisse en Teylingen) en bevindt zich in een organisatieontwikkelproces. Ook de verdere doorontwikkeling van portfoliomanagement maakt onderdeel uit van dit ontwikkelproces. Binnen het programma samenleven werken we binnen het sociaal domein met elkaar aan integraal beleid op het gebied van preventief jeugdbeleid, jeugdhulp, onderwijs, volksgezondheid, sport, cultuur, WMO en participatie. Dit integraal beleid staat verwoord in onze Maatschappelijke Agenda (MAG). Daarnaast is burgerzaken, met een front en backoffice onderdeel van het programma.

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.