Frontoffice coordinator onderwijs en zorg

Op deze school sta je niet ''alleen achter de balie''. Je bent het eerste gezicht, de eerste stem en vaak ook het eerste houvast voor ouders en leerlingen in een kwetsbare fase.

Dit is een rol voor iemand die kan schakelen tussen menselijkheid en professionaliteit, tussen rust en hectiek, en die voelt: dit werk doet ertoe. Je bent het kloppend hart van de schoolorganisatie, je werkzaamheden zijn wisselend, soms intens, maar altijd betekenisvol.

Ben jij minimaal 24 uur per week beschikbaar en op zoek naar een baan voor langere tijd? Lees dan gauw verder!

Wij zijn op zoek naar een receptioniste die zich kenmerkt door een representatieve uitstraling en een professionele houding. Je werkt accuraat en zorgt ervoor dat de receptieruimte er altijd verzorgd uitziet. Je hebt een klantgerichte, vriendelijke en servicegerichte instelling en weet op een empathische manier te luisteren naar de behoeften van bezoekers en collega's. Daarnaast ben je discreet en integer, en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke (privacygevoelige) informatie. Je hebt affiniteit met het onderwijs dat binnen de stichting wordt verzorgd en kunt je daarin goed vinden. Je werkt zelfstandig, maar kunt ook goed samenwerken wanneer dat nodig is. Je weet overzicht te houden, structuur aan te brengen en kunt goed multitasken en prioriteiten stellen, zelfs wanneer er verschillende taken tegelijk spelen.

Je bent proactief en neemt initiatief. Wanneer collega’s onverwacht extra ondersteuning nodig hebben, ben je bereid om hen te helpen en bij te staan.

• Je bent een representatieve en vriendelijke professional met MBO+ werk- en denkniveau;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Bij incidenten of onverwachte situaties blijf jij kalm en overzichtelijk;
• Je beschikt over kennis van en bent vaardig met geautomatiseerde systemen;
• Je hebt kennis van interne administratieve procedures en procedurele voorschriften;
• Je beschikt over softwarekennis met betrekking tot MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint en Outlook).

Je bent het eerste aanspreekpunt voor ouders, leerlingen en bezoekers. Je bent daarmee het visitekaartje van de school en oor en oog voor de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen en doorverwijzen van bezoekers en leveranciers, het aannemen van inkomend telefoonverkeer, het verrichten van lichte administratieve en huishoudelijke werkzaamheden en het verrichten van overige ondersteunende diensten rekening houdend met gestelde prioriteiten.

• Je staat ouders te woord in emotionele situaties, met aandacht en respect;
• Je schakelt soepel tussen telefoon, balie, administratie en ad-hoc situaties;
• Je actief bij aan een veilige, warme en professionele schoolomgeving.
• Je zorgt voor een representatieve receptieruimte en een gastvrije ontvangst van bezoekers, waarbij je hen begeleidt naar de juiste persoon of vergadering. Daarnaast behandel je inkomende telefoongesprekken en verstrekt inlichtingen;
• Je voert diverse administratieve taken uit, zoals het verwerken van post, registreren van e-mails, beheren van vergaderruimte-reserveringen en invoeren van gegevens in systemen;
• Daarnaast informeer je ouders over algemene schoolzaken, stem je gegevens af met externe instanties en ontvang je leveranciers voor post en goederen. Met de directeur en leidinggevenden wissel je informatie uit en maak je afspraken.

Je komt te werken in een dynamische onderwijsomgeving, waar collegialiteit en professionaliteit centraal staan. De school biedt een prettige werksfeer waarin jij het aanspreekpunt bent voor ouders, leerlingen, medewerkers en bezoekers. Samen met een multidisciplinair team draag je bij aan een positieve ervaring voor iedereen die de school betreedt.

• 24-32 uur per week: vaste werkdagen: maandag, woensdag en 1 of 2 andere dagen
• Vrij tijdens school vakanties: je volgt het vakantierooster van de school
• Een goede reiskostenregeling
• Vaste werktijden: van 7.45 tot 16.30 uur.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Karen & Shalina

Intercedent

Wil je meer weten? Dan kan je ons altijd bellen. Maar heb je je keuze al gemaakt? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via onderstaande button.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.