Managementassistent, Gemeente Rotterdam

Ben jij het organisatietalent dat altijd het overzicht bewaart, zelfs als het even hectisch wordt? Voor het Cluster Maatschappelijk Ontwikkeling bij de Gemeente Rotterdam zoeken wij een proactieve duizendpoot die energie krijgt van structuur aanbrengen. Je gaat aan de slag in een dynamische omgeving waar je echt het verschil maakt voor nieuwkomers in de stad. Het betreft een tijdelijke opdracht van 6 maanden voor 32 tot 36 uur per week, met een startdatum in februari.

Jij bent een echte "ontzorger" die altijd drie stappen vooruitdenkt. Je vindt het prettig om in een team te werken, maar kunt ook uitstekend zelfstandig knopen doorhakken en prioriteiten stellen. Met jouw positieve instelling en een gezonde dosis humor weet jij elke situatie de baas te blijven. Daarnaast communiceer je helder en zorg je ervoor dat administratieve processen vlekkeloos verlopen.

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-3 opleiding (bij voorkeur secretarieel);
• Je hebt minstens 1 jaar ervaring met complex agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten;
• Je hebt minstens 1 jaar ervaring met het bijhouden van registraties en het verzorgen van bestellingen (zoals bloemen, catering etc);
• Je hebt minstens 1 jaar werkervaring binnen het sociaal domein;
• Je hebt werkervaring binnen een overheidsinstelling;
• Je bent handig met Microsoft Office en hebt ervaring met Oracle EBS/Cloud, Module Inkoop.

Als managementassistent ben jij de spil van de afdeling Nieuwkomers. Je ondersteunt de teammanager en vier teamleiders bij hun dagelijkse werkzaamheden, van agenda's tot complexe vergaderverzoeken. Geen dag is hetzelfde: het ene moment regel je de catering voor een grote bijeenkomst, het volgende moment filter je de mailbox en handel je actiepunten zelfstandig af. Jij bent het centrale aanspreekpunt voor zowel facilitaire vragen als organisatorische uitdagingen.

• Beheren van complexe agenda's en de bijbehorende e-mailstromen;
• Organiseren van (grote) bijeenkomsten, retraites en teamactiviteiten;
• Zelfstandig afhandelen van inkoopverzoeken en bestellingen via Oracle;
• Verzorgen van verslaglegging tijdens belangrijke overleggen;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen.

Je komt te werken bij het Programmateam Opvang Vluchtelingen binnen de Gemeente Rotterdam. Dit team is een "bont gezelschap" van bevlogen professionals die zich dagelijks inzetten voor een veilig thuis voor meer dan 5.000 mensen. De sfeer is informeel, de lijnen zijn kort en de maatschappelijke betrokkenheid is enorm groot. Je standplaats is het Timmerhuis, een inspirerende werkomgeving in het centrum van de stad.

• Volledige vergoeding van je reiskosten wanneer je reist met het openbaar vervoer;
• Een opbouw van 8% vakantiegeld bovenop je bruto salaris;
• Recht op een extra 13e maand als mooie eindejaarsbonus;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 1,5% voor extra flexibiliteit;
• Ruim verlof met 28 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• Een tegemoetkoming in je zorgverzekering en een uitstekende pensioenregeling;
• Toeslagen voor avond- en weekendwerk die oplopen van 20% tot 40%;
• Volop doorgroeimogelijkheden en toegang tot trainingen via Randstad.

Ben jij klaar voor deze uitdaging? Solliciteer dan snel!

Franka

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel dan niet om ze aan mij te stellen. Heb je een sterke motivatie? Stuur jou motivatiebrief per e-mail!

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.