Secretaresse Burgermeester

Wij zoeken een secretaresse voor de burgemeester voor 32 uur per week die het organiseren en plannen van bijeenkomsten tot in de puntjes verzorgt voor de burgemeester

Als secretaresse van de burgemeester ben je niet alleen verantwoordelijk voor secretariële en administratieve werkzaamheden. Naast het agendabeheer behoort namelijk ook de organisatie van de kabinetstaken tot jouw taken. Ook ondersteun je de burgemeester bij de bewaking van planningen, actiepunten en termijnen en voorbereiding van besluitvorming. Je onderkent hierbij het belang, de vertrouwelijkheid van de te maken afspraken en het vervullen van een bufferfunctie/vertrouwensfunctie. Er wordt van je verwacht dat je vergaderingen organiseert en documenten archiveert. Je denkt kritisch mee, zet gemaakte afspraken uit en bewaakt deze. Je kunt goed omgaan met de politieke gevoeligheid.

Je hebt je zaken op orde, je bent gestructureerd en niemand hoeft jou te vragen of je hier of daar al aan hebt gedacht. Je bent ons altijd een stap voor. Je vergeet geen enkel detail en alles is al geregeld voordat er vragen ontstaan. Je raakt niet in paniek als afspraken meerdere keren verschoven moeten worden. Je pakt alle agenda’s erbij en je stemt met iedereen af welk moment het beste past. Last minute wijziging? Je doet het gewoon en je vindt weer een perfect moment voor iedereen. Je draait er je hand niet (meer) voor om, je krijgt er juist energie van!

• Je begrijpt politieke- en organisatorische verhoudingen en je voelt aan wat wel en niet kan;
• Microsoft Office programma’s (Outlook, Word, PowerPoint, Excel en Teams) kennen geen geheimen voor jou;
• Ervaring met iBabs is gewenst;
• Het is handig als je eerder bij een gemeentelijke organisatie hebt gewerkt, bijvoorbeeld in een vergelijkbare rol; Je werkt graag samen en je gaat voor gezamenlijk resultaat.

Samen met 8 collega’s binnen het secretariaat ondersteun je de teamleiders, het MT en de colleges van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Jouw focus ligt vooral op het ondersteunen van de burgemeester. Daarnaast zorg je samen met de andere collega’s voor de organisatie van de staf overleggen.

• Je verzorgt complexe agendabeheer voor de burgemeester;
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen; § Je bereidt diverse overleggen voor in het programma iBabs. Je zorgt ervoor dat collega’s op de juiste tijd, de juiste stukken aanleveren in ibabs;
• Je ondersteunt het bestuurlijke besluitvormingsproces van het college, d.w.z. de staf overleggen; Je organiseert diverse evenementen (bijvoorbeeld: jubilea en het aanvragen en uitreiken van lintjes).

Wij zijn OVER: de werkorganisatie van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Twee gemeenten die bestuurlijk zelfstandig zijn. OVER is een kleine maar fijne organisatie. Maar we zijn tegelijkertijd groot in onderwerpen. Dit komt door onze ligging, dicht bij de grotere steden Zaanstad en Amsterdam kennen we veel van de uitdagingen van een grotere stad. Die tackelen we met een hecht team. Bij OVER vertrouwen we elkaar, collega’s helpen elkaar.

Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een CV en motivatiebrief. We zien je sollicitatie graag tegemoet!

Team Recruitment

Vragen over deze vacature? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.