Managementassistent Stedelijk Water

Ben jij die enthousiaste en proactieve managementassistent die ons team komt versterken? De gemeente Utrecht zoekt jou! Als managementassistent ben je de onmisbare schakel voor het team Water, Riolering, Gemalen (WRG). Je zorgt dat alles soepel verloopt.

We zijn benieuwd naar wie jij bent! Voor deze functie is het belangrijk dat je goed kunt verbinden tussen het management, medewerkers en externe contacten.

• MBO werk- en denkniveau heeft, bijvoorbeeld door een secretariële opleiding.
• Ervaring heeft met financiële systemen en processen.
• Handig is met computers: Je kent de MS-Officepakketten goed en leert snel nieuwe systemen.
• Nauwkeurig is en overzicht creëert: Je houdt het hoofd koel, ook als het druk is.
• Discreet is: Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Openstaat voor feedback en verbeteringen.
• Uitstekend Nederlands spreekt en schrijft, en communicatief vaardig is.

Jouw werk is afwisselend en belangrijk. Samen met een collega-managementassistent zijn jullie het eerste aanspreekpunt voor het team. Je ondersteunt het groepshoofd, twee teamleiders en de medewerkers. Geen dag is hetzelfde!

• Agenda's beheren en afspraken plannen: zowel binnen de gemeente als met externe contacten.
• Administratieve taken: Denk aan mail beantwoorden, brieven opstellen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Financiële ondersteuning: Je maakt inkoopopdrachten aan in SAP (het inkoopsysteem van de gemeente) en behandelt facturen. Ook help je mee met subsidieaanvragen en financiële overzichten.
• Voortgang bewaken: Je zorgt dat deadlines worden gehaald en actiepunten worden opgevolgd.
• Bijeenkomsten organiseren: Je regelt de ruimtes en zorgt dat alles klaarstaat.
• Daarnaast wordt het gewaardeerd als je meedenkt over hoe we processen kunnen verbeteren.

Je gaat werken bij de afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR) van de gemeente Utrecht. Deze afdeling groeit en bestaat uit ruim 190 medewerkers. Je komt specifiek terecht in het team Water, Riolering en Gemalen (WRG), dat bestaat uit ongeveer 45 betrokken collega's. Het team is een fijne mix van jongere en ervaren medewerkers en de samenwerking is erg goed.

Je werkt nauw samen met een andere managementassistent. Samen vormen jullie één team! Jullie kunnen elkaar helpen en taken overnemen bij afwezigheid.

• Je werkt voornamelijk op locatie aan de Tractieweg 2 in Utrecht. We zien je graag op maandag, dinsdag en donderdag. Vrijdagen werk je niet op kantoor.
• Reis- en parkeerkosten zijn voor eigen rekening. Vanaf station Utrecht Zuilen is het 10 minuten lopen.

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Aïsha Luberti

Junior Recruiter

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.