Managementondersteuner

Heb jij oog voor detail, een passie voor ontzorgen en ben jij ook nog eens een topper als het gaat om organiseren? Dan is dit wellicht de perfecte vacature voor jou! Voor de gemeente Meerssen zoeken wij een managementondersteuner die vanaf juli t/m december beschikbaar is voor een tijdelijke functie.

Als managementondersteuner ben jij de verbindende schakel binnen de afdeling Samenleving. Dankzij jouw inzet kunnen de manager en collega’s zich volledig richten op hun inhoudelijke werkzaamheden, omdat jij zorgt voor structuur en ondersteuning in de dagelijkse drukte. Jij neemt als eerste het initiatief om de afdeling te ontlasten, denkt proactief mee, regelt zaken vooruit en houdt alles soepel draaiende achter de schermen. Daarbij verlies je nooit de mens achter de taak uit het oog. Verder herken jij jezelf in de volgende punten:

• je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau, (een afgeronde opleiding tot managementassistente of in een secretariële richting is een pre);
• je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• je hebt affiniteit met het sociaal domein Samenleving;
• je beheerst over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• je hebt een gevoel voor verhoudingen en organisatie- en bestuurlijke sensitiviteit;
• je bent stressbestendig en kunt goed prioriteren en plannen;
• je kan goed overweg met nieuwe systemen en digitale omgevingen.

In de functie managementondersteuner ben jij de persoon die verantwoordelijk is voor de dagelijkse secretariële ondersteuning van de manager en medewerkers van de afdeling Samenleving. Binnen het managementsecretariaat werk je nauw samen met de managementondersteuners van de afdelingen Ruimte en Bedrijfsvoering. Daarnaast is er een bestuurssecretariaat, bestaande uit twee personen, dat verantwoordelijk is voor de secretariële ondersteuning van de bestuurders. Er is regelmatig contact met het bestuurssecretariaat, vooral voor het afstemmen van agenda’s. Bij afwezigheid van een collega nemen jullie elkaars taken over, waarbij duidelijke onderlinge afspraken worden gemaakt. Verder zien jouw werkzaamheden er in hoofdlijnen als volgt uit:

• ondersteunen van de medewerkers van de afdeling met de planning en organisatie van de werkzaamheden;
• assisteren bij diverse processen, bijvoorbeeld door het signaleren en organiseren van efficiëntere en effectievere werkprocessen;
• agendabeheer van de manager;
• organiseren, coördineren, bijwonen en notuleren van overleggen en bijeenkomsten;
• bieden van ondersteuning bij diverse projecten.

De gemeente Meerssen kent drie afdelingen: Bedrijfsvoering, Ruimte en Samenleving. In totaal werken er ongeveer 130 medewerkers.

• werken bij de Gemeente Meerssen;
• pensioenregeling via randstad;
• reiskosten vergoeding;
• flexibele werktijden;
• VOG verplicht.

Herken jij jezelf in deze vacature en wil je graag aan de slag als managementondersteuner? Solliciteer nu!

Team gemeente

intercedenten

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.