Afdelingssecretaresse Ruimtelijk Beheer

Ben jij een echte aanpakker die snel schakelt, overzicht bewaart en energie haalt uit het ondersteunen van een leidinggevende en zijn team? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor het team Ruimtelijk Beheer van de gemeente Altena zoeken wij een tijdelijke afdelingssecretaresse, ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof.

Je bent gestructureerd, initiatiefrijk en weet goed prioriteiten te stellen. Je communiceert helder, werkt zelfstandig en schakelt makkelijk tussen verschillende taken. Je bent een kei in organiseren en haalt voldoening uit het ondersteunen van anderen. En je haalt plezier uit het werken voor een team binnen het Ruimtelijk Domein.

• Afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur in secretariële richting;
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Uitstekende beheersing van MS Office en Microsoft Teams;
• Ervaring met notuleren, agendabeheer en het organiseren van overleggen/ bijeenkomsten;
• Ervaring met gemeentelijke systemen zoals iBabs is een pré;
• Beschikbaarheid op maandag, dinsdag en donderdag (fysiek op kantoor) is een harde eis.

Als afdelingssecretaresse kom je terecht in het team Ruimtelijk Beheer (43 fte), dat bestaat uit professionals op het gebied van onder andere wegen, riolering, groen, afval, bodem en mobiliteit. De sfeer in het team is open, informeel en collegiaal. Jij bent de rechterhand van de teammanager. Je ondersteunt in de volle breedte: van agendabeheer tot het uitwerken van bestuurlijke overleggen, en van het bewaken van actiepunten tot het organiseren van bijeenkomsten. Je hebt dagelijks contact met de teammanager en speelt een centrale rol in de voorbereiding, afstemming en opvolging van o.a. de portefeuillehoudersoverleggen (PoHo’s), teambijeenkomsten en andere overleggen.
Je ontzorgt door zowel proactief als op verzoek uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve taken op te pakken. Jij brengt structuur, overzicht en rust in de werkdag. Zie je ruimte in je planning? Dan ondersteun je ook collega’s uit het team bij praktische of administratieve werkzaamheden.

• Beheren van de agenda van de teammanager
• Coördineren, voorbereiden en notuleren van (interne en bestuurlijke) overleggen.
• Wekelijks overleg met de teammanager om lopende actiepunten en toezeggingen vanuit bestuurlijke overleggen te bespreken.
• Organiseren van bijeenkomsten (planning, communicatie, uitnodigingen, locatie)
• Ondersteuning bij teamzaken zoals verjaardagen en lief & leed
• Secretariële ondersteuning van het verkeersoverleg (1x per twee weken)
• Archivering en uitvoeren van algemene administratieve werkzaamheden

Werken bij Altena betekent altijd wat te doen en veel ruimte om te leren en je te ontwikkelen. Bij Altena is de groei en ontwikkeling van medewerkers van essentieel belang. Zij streven er voortdurend naar om ruimte te bieden voor persoonlijke en professionele groei, waardoor de organisatie dynamisch blijft. Op deze manier bouwen zij aan een flexibele organisatie die zich volledig inzet voor de behoeften van de inwoners en ondernemers binnen onze gemeente.

• 25 vakantiedagen per jaar, o.b.v. een fulltime werkweek en 8% vakantiegeld;
• Een 13e maand;
• Pensioenopbouw via Randstad

Herken je jezelf in dit profiel en ben je enthousiast geworden? Reageer dan via de website met een up-to-date CV en motivatiebrief. We zien je sollicitatie graag tegemoet en nemen zo snel mogelijk contact op met je.

Carlein, Jacqueline en Natasja

Intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.