Managementassistent

Ben jij een ervaren managementassistent die het overzicht bewaart, snel schakelt en altijd drie stappen vooruit denkt? Voor Dienst Toeslagen in Utrecht zoeken we een betrouwbare en georganiseerde ondersteuning voor meerdere teamleiders. In deze afwisselende functie werk je hybride en bied je ondersteuning op organisatorisch, administratief én communicatief vlak. Het gaat om een tijdelijke opdracht met optie op verlenging. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder.

Je bent een ervaren managementassistent die overzicht weet te houden in een dynamische en leuke werkomgeving. In deze rol wordt van je gevraagd contole te houden op het gebied van plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je werkt nauw samen met teamleiders, denkt vooruit en houdt grip op de voortgang van afspraken en processen.

Verder beschik je over het volgende:

• je hebt een sterk organisatorisch vermogen en weet prioriteiten scherp te stellen;
• je houdt de voortgang van afspraken, taken en processen nauwgezet in de gaten;
• je hebt kennis en ervaring met M365, SAP en HCL Notes;
• je hebt werkervaring opgedaan in een publieke sector en/of bestuurlijke sector;
• je bent flexibel en kunt goed omgaan met veranderingen in agenda’s en werkzaamheden.

In deze functie ondersteun je dagelijks meerdere teamleiders binnen Dienst Toeslagen. Jij regelt alles rondom hun agenda’s, vergaderingen en communicatie. Je houdt overzicht, zorgt dat afspraken goed gepland zijn en dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft. Ook pak je verschillende administratieve taken op en ben je het aanspreekpunt voor collega’s en externe contacten. Je werkt deels thuis en deels op kantoor in Utrecht.

• je beheert agenda’s en mailboxen van teamleiders en stemt afspraken efficiënt af;
• je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, inclusief het regelen van locaties, catering en faciliteiten;
• je verzorgt administratieve taken zoals vakantieplanning, huisvestingsinventarisaties en autorisatieaanvragen;
• je notuleert vergaderingen op verzoek en zorgt voor een nette uitwerking en opvolging van acties;
• je springt bij op overstijgende taken of vervangt collega’s waar nodig, bijvoorbeeld bij afwezigheid.

Bij Dienst Toeslagen werk je in een dynamische en professionele omgeving met een informele en collegiale sfeer. Je krijgt volop ruimte om jezelf te ontwikkelen en neemt actief deel aan het verbeteren van de dienstverlening. Je werkt zowel thuis als op kantoor in Utrecht, afhankelijk van de situatie en je voorkeur. Vanwege de maatschappelijke impact van de organisatie voel je dagelijks dat jouw werk bijdraagt aan het grotere geheel.

• een organisatie met een duidelijke maatschappelijke missie;
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
• een teamgerichte cultuur waar samenwerking centraal staat.

Wees er snel bij en solliciteer direct!

Jasmijn

intercedent

Vragen over deze vacature of functie? Aarzel niet om ze aan mij te stellen.

Zo verloopt het solliciteren via Randstad. Ontdek hoe we jou kunnen helpen om een baan te vinden.